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Hauptkategorie Vertragsmanagement

Dauerschuldverhältnisse, Ereignisse und Risikokosten: Ein Interview mit KI

Management-Zusammenfassung

Kernaussage

Dauerschuldverhältnisse sind Stabilitätsanker im Unternehmen – sie sichern Leistungen, schaffen Planbarkeit und sind strategisch relevant. Gleichzeitig bergen sie systematische Risiken, die sich über lange Laufzeiten multiplikativ auswirken können.

Typische Risiken

Unklare Kündigungsregelungen → automatische Verlängerung
Fehlende Exit-Strategien → Lock-in, Datenverlust
Kostenfallen → Preissteigerungen ohne Deckelung
Leistungsverschlechterung → Qualität sinkt, Vertrag bindet weiter
Technische Bindung → hohe Migrationskosten

Risiken entstehen durch Ereignisse

Vertragsrisiken sind nicht abstrakt, sondern werden durch konkrete Ereignisse ausgelöst:

Vertragsende
Zahlungsverzug
Migration
Preisänderung
Leistungsstörung

LEGANTA® erkennt diese Ereignisse automatisch und verknüpft sie mit typisierten Risiken.

Ereignismengen in Dauerschuldverhältnissen

Ein typischer 4-jähriger Vertrag kann:

60–70 Basisereignisse
100–300 Buchungs- und Workflow-Ereignisse
6.000–10.000 leistungsbezogene Ereignisse
6.000–15.000 Kontierungsereignisse
8.000–20.000 Plan-/Ist-Abgleiche und Obligo-Management
1.000–4.000 Rollen- und Vertretungswechsel

➡️ Gesamt: bis zu 50.000+ Ereignisse pro Vertrag

In komplexen Fällen (z. B. Telekomverträge) wurden sogar über 2,5 Mio. Ereignisse gemessen.

LEGANTA®-Lösung

Vollautomatische Ereigniserkennung
Dynamische Risiko-Taxonomie
Ereignisbasierte Risikokostenberechnung
Revisionssichere, rollenbasierte Verwaltung
Grundlage für präventives Vertragsrisikomanagement

Fazit

LEGANTA® schafft Transparenz über die tatsächliche Komplexität von Dauerschuldverhältnissen und deren Risiken. Die Plattform ermöglicht ein frühzeitiges, automatisiertes und kostensensitives Risikomanagement, das manuell nicht mehr beherrschbar wäre.

Dauerschuldverhältnisse sind Stabilitätsanker im Unternehmen

Was sind Dauerschuldverhältnisse?

Ein Dauerschuldverhältnis ist ein Vertrag, bei dem sich die Leistungspflichten über einen längeren Zeitraum erstrecken und wiederholt oder fortlaufend erbracht werden. Typische Beispiele sind:

Mietverträge
Leasingverträge
Arbeitsverträge
Wartungs- und Supportverträge
SaaS- und Cloud-Service-Verträge
Energielieferverträge

Im Gegensatz zu einmaligen Leistungsaustauschen (z. B. Kaufvertrag) entsteht hier eine dauerhafte Bindung bei der die laufende Erfüllung der eingegangenen Verpflichtungen (Leistungen und Gegenleistungen) wesentlich ist. (Beispiel: Beschaffungsverträge mit Just-in-Time-Anlieferungen)

Dauerschuldverhältnisse sind Stabilitätsanker im Unternehmen

Dauerschuldverhältnisse bieten Verlässlichkeit, Kontinuität und Orientierung in der Unternehmenspraxis:

Vertragliche Stabilität

Sie sichern dauerhafte Leistungen (z. B. IT-Services, Miete, Personal, Energie).
Sie schaffen verlässliche Rahmenbedingungen für Planung und Betrieb.

Finanzielle Planbarkeit

Wiederkehrende Zahlungen und Leistungen ermöglichen Budgetierung und Forecasting.
Sie reduzieren Volatilität in der Kostenstruktur.

Verhandlungsmacht & Skaleneffekte

Langfristige Verträge ermöglichen bessere Konditionen.
Anbieter investieren eher in individuelle Lösungen bei längerer Bindung.

Rechtliche Absicherung

Kündigungsfristen, Übergaberegeln und Migrationspflichten können vertraglich geregelt werden.
Schutz vor willkürlicher Vertragsbeendigung oder Leistungsausfall.

Betriebliche Kontinuität

Viele Geschäftsprozesse hängen direkt an solchen Verträgen.
Ein stabiler Vertrag verhindert operative Unterbrechungen.

Strategische Bindung

Langfristige Verträge mit Schlüsselpartnern (z. B. SaaS, Logistik, Infrastruktur) sind oft Teil der Unternehmensstrategie.

Dauerschuldverhältnisse und Risiken

Typische Risiken bei Dauerschuldverhältnissen

Risiko	Beschreibung
Unklare Kündigungs- regelung	Kann zu automatischer Verlängerung oder Streit über Vertragsende führen.
Fehlende Exit-Strategie	Keine Regelung zur Datenrückgabe, Migration oder Übergabe bei Vertragsende.
Kostenfallen bei Verlängerung	Preise steigen automatisch, wenn keine Preisgleitklausel oder Deckelung vereinbart ist.
Leistungs- verschlech- terung	Anbieter liefert nicht mehr wie zu Beginn, aber Vertrag bindet weiter.
Abhängigkeit vom Anbieter (Lock-in)	Technische oder organisatorische Bindung ohne klare Ausstiegsmöglichkeiten.

Warum können Risiken in Dauerschuldverhältnissen teuer werden?

Durch die lange Laufzeit der Dauerschuldverhältnisse können Fehler, Mängel und Unklarheiten im Vertrag teuer werden.

1. Laufzeit = Kostenmultiplikator

Ein Fehler oder eine ungünstige Klausel wirkt sich nicht einmalig, sondern über Monate oder Jahre aus.

Beispiel: Ein zu hoher Mietzins oder ein ungeregelter Preisindex kann über 5 Jahre zu einem sechsstelligen Mehraufwand führen.

2. Eingeschränkte Änderungsmöglichkeiten

Dauerschuldverhältnisse sind oft nicht flexibel anpassbar:

Änderungen bedürfen der Zustimmung beider Parteien.
Nachverhandlungen sind schwierig, besonders bei asymmetrischer Machtverteilung.

Beispiel: Ein SaaS-Vertrag mit fixem Leistungsumfang, der nicht mehr zum Geschäftsmodell passt, aber nicht kündbar ist.

3. Kündigungsfristen & automatische Verlängerungen

Fehlende oder unklare Regelungen führen zu:

Verpassten Kündigungsfristen
Automatischen Vertragsverlängerungen
Verpflichtungen über den gewünschten Zeitraum hinaus

Beispiel: Ein Wartungsvertrag verlängert sich automatisch um 12 Monate, weil die Kündigung nicht fristgerecht erfolgte.

4. Lock-in-Effekte

Technische, organisatorische oder rechtliche Bindungen machen den Wechsel teuer:

Datenmigration
Schulung neuer Anbieter
Vertragsstrafen oder Exit-Kosten

Beispiel: Ein Hosting-Vertrag ohne Migrationsregelung verursacht hohe Kosten beim Anbieterwechsel.

5. Versteckte Folgekosten

Preisgleitklauseln ohne Deckelung
Zusatzleistungen, die nicht klar abgegrenzt sind
Supportkosten außerhalb des vereinbarten Rahmens

Beispiel: Ein „inkludierter Support“ wird plötzlich als „Projektleistung“ abgerechnet.

Auslöser von Risiken sind Ereignisse

Ein Ereignis ist ein beobachtbarer oder dokumentierter Vorgang im Vertragsverlauf – z. B.:

Zahlungsverzug
Vertragsende
Kündigung
Migration
Leistungsstörung

Diese Ereignisse lösen Risiken aus, wenn sie:

nicht geregelt sind,
unklar formuliert sind,
oder nicht wie vereinbart eintreten.

Beispiel: „Vertragsende“ ist ein Ereignis – das Risiko entsteht, wenn keine Datenrückgabe geregelt ist.

Risiken als potenzielle negative Folgen von ERignissen

Ein Risiko beschreibt die mögliche negative Auswirkung eines Ereignisses:

wirtschaftlich (z. B. Kosten, Umsatzverlust)
rechtlich (z. B. Haftung, Vertragsstrafen)
operativ (z. B. Systemausfall, Datenverlust)

Beispiel: Das Ereignis „Zahlungsverzug“ kann das Risiko „Liquiditätsengpass“ oder „Verzugszinsenverlust“ auslösen.

Risiken überwachen heißt Ereignisse überwachen

Risiken sind nicht abstrakt, sondern entstehen aus konkreten Ereignissen im Vertragsverlauf.

Wer Risiken früh erkennen will, muss die Ereignisse identifizieren, beobachten und bewerten, die sie auslösen können.

Beispielhafte Ereignisse → Risikoauslösung

Ereignis	Mögliche Risiken
Zahlungsverzug	Liquiditätsrisiko, Mahnkosten, Leistungsausfall
Vertrags- verlängerung	Kostensteigerung, Bindung über Bedarf hinaus
Vertragsende	Datenverlust, Migrationskosten, Lock-in
Kündigung	Betriebsunterbrechung, Vertragsstrafe
Preisänderung	Budgetüberschreitung, Nachverhandlungspflicht
Leistungsstörung	SLA-Verletzung, Reputationsrisiko, Schadensersatz

Was bedeutet das für LEGANTA®?

Ereignisse sind die Triggerpunkte für Risikoanalysen.
Die Plattform kann durch automatisierte Ereigniserkennung (z. B. Vertragsende, Mahnstatus, Kündigungsfristen) Risiken frühzeitig sichtbar machen.
Die Risiko-Taxonomie wird dynamisch, wenn sie mit einem Ereignis-Monitoring verknüpft ist.

Beispiel für LEGANTA®-Logik:

„Wenn ein Vertragsende innerhalb der nächsten 60 Tage erkannt wird und keine Migrationsregel vorhanden ist, dann wird das Risiko Datenverlust bei Vertragsende aktiviert.“

Ereignis-Risiko-Verknüpfung

Aus diesem Grund besitzt die LEGANTA® Contract Intelligence Platform ein Modul für Ereignis-Risiko-Verknüpfung, das systematisch beschreibt, wie Vertragsereignisse mit Risiken verbunden sind.

Zweck:

Dieses Modul verknüpft erkannte Vertragsereignisse mit typisierten Risiken aus der LEGANTA® Risiko-Taxonomie. Es dient der automatisierten Risikoerkennung, -bewertung und -überwachung im Vertragslebenszyklus.

Modulstruktur

1. Ereignisdefinition

JSON

{

„EreignisID“: „EV001“,

„Bezeichnung“: „Vertragsende in 30 Tagen“,

„Typ“: „Zeitbasiert“,

„Quelle“: „Vertragslaufzeit“,

„ErkanntAm“: „2025-09-12“

}

2. Verknüpfte Risiken

JSON

[

{

„RisikoID“: „R001“,

„Bezeichnung“: „Datenverlust bei Vertragsende“,

„Risikotyp“: „Technisch“,

„Auslöser“: „Keine Migrationsregel vorhanden“,

„Kostenpotenzial“: „Hoch“,

„Bewertung“: „Aktiv“

{

„RisikoID“: „R002“,

„Bezeichnung“: „Lock-in durch fehlende Übergabepflichten“,

„Risikotyp“: „Strategisch“,

„Auslöser“: „Keine Exit-Klausel“,

„Kostenpotenzial“: „Mittel“,

„Bewertung“: „Aktiv“

}

]

3. Regelwerk zur Verknüpfung

YAML

Regeln:

– Wenn Ereignis = „Vertragsende in <60 Tagen“

Und keine Klausel enthält „Datenrückgabe“ oder „Migration“

Dann Risiko = „Datenverlust bei Vertragsende“

– Wenn Ereignis = „Vertragsende“

Und keine Klausel enthält „Übergabepflichten“

Dann Risiko = „Lock-in durch fehlende Übergabepflichten“

Monitoring-Funktion

Ereignisse werden laufend aus Vertragsdaten extrahiert.
Verknüpfte Risiken werden automatisch aktiviert, bewertet und priorisiert.
Änderungen im Vertrag (z. B. Ergänzung einer Migrationsregel) deaktivieren das Risiko.

Anschlussmodule

Integration mit LEGANTA® Audit-Trail zur Nachverfolgung von Risikoänderungen
Verknüpfung mit Kostenmodul zur Simulation finanzieller Auswirkungen
Export als JSON für externe Risk Engines oder BI-Systeme

Ereignisse in Dauerschuldverhältnissen: Ein Interview mit der KI

Ereignisse sind die Auslöser von Risiken. Sie zu überwachen ist eine zentrale Aufgabe im Vertrags-Risiko-Management.

In der Regel wird diese Aufgabe dramatisch unterschätzt, da die Anzahl der Vertragsereignisse dramatisch unterschätzt wird.

Wir haben deshalb unseren neuen Kollegen „KI“ befragt, ob er uns bei der Ermittlung der Anzahl von Ereignissen unterstützen kann.

Hier ist das Interview im Wortlaut.

1. Frage an die KI: Wie viele Ereignisse sind in einem 4jährigen Dauerschuldverhältnis zu überwachen

Antwort:

Die Anzahl der zu überwachenden Ereignisse in einem 4-jährigen Dauerschuldverhältnis hängt stark von der Art des Vertrags und den spezifischen Anforderungen ab. Hier ist eine strukturierte Übersicht, wie man das einschätzen kann:

Typische Ereignisse in einem Dauerschuldverhältnis

Vertragsbeginn & -ende
Startdatum
Geplantes Enddatum (falls befristet)
Zahlungszyklen
Monatlich, vierteljährlich, jährlich etc.
Bei monatlicher Zahlung: 48 Ereignisse in 4 Jahren
Preisanpassungen
z. B. jährliche Indexierung oder vertraglich vereinbarte Erhöhungen
Kündigungsfristen
Erinnerung vor Ablauf der Kündigungsfrist (z. B. 3 Monate vorher)
Verlängerungsoptionen
Automatische Verlängerung oder aktive Verlängerung notwendig
Leistungsüberprüfungen / SLA-Kontrollen
z. B. jährliche Reviews, Wartungstermine, Serviceberichte
Dokumentenaktualisierungen
z. B. neue AGB, Datenschutzrichtlinien, Vertragsanhänge

Beispielhafte Ereignisanzahl (für einen typischen Vertrag)

Ereignisart	Häufigkeit	Anzahl in 4 Jahren
Zahlungstermine	monatlich	48
Preisanpassung	jährlich	4
Kündigungsfrist-Erinnerung	1× vor Ablauf	1
Vertragsverlängerung	1× (falls nötig)	1
Leistungsüberprüfung	jährlich	4
Dokumentenupdates	\| 1–2× jährlich	4–8
Gesamt (geschätzt)		60–66 Ereignisse

Fazit

In einem typischen 4-jährigen Dauerschuldverhältnis können 60 bis 70 relevante Ereignisse anfallen, die überwacht werden sollten. Eine manuelle Verwaltung ist dabei fehleranfällig und zeitaufwendig – Automatisierung lohnt sich also deutlich.

2. Frage an die KI: Hast Du auch alle Buchungen und Workflows berücksichtigt und die Berechtigungen von Mitarbeitern beachtet?

Antwort:

Sehr gute Ergänzung! Wenn man alle Buchungen, Workflows und Berechtigungen von Mitarbeitenden berücksichtigt, steigt die Anzahl der zu überwachenden Ereignisse in einem Dauerschuldverhältnis deutlich.

Hier ist eine erweiterte Betrachtung:

Zusätzliche Ereignisse durch Buchungen, Workflows und Berechtigungen

1. Buchungen & Zahlungsflüsse

Zahlungseingänge/-ausgänge: z. B. monatlich oder bei Sonderleistungen
Rechnungsprüfung & Freigabeprozesse
Skontofristen, Mahnläufe, Rücklastschriften
Buchungssätze in ERP-Systemen

➡️ +12–60 Ereignisse/Jahr, je nach Komplexität

2. Workflows & Genehmigungen

Vertragserstellung & -freigabe
Änderungsanträge (z. B. Laufzeit, Preis, Leistung)
Kündigungsfreigaben
Verlängerungsentscheidungen

➡️ +5–20 Ereignisse/Jahr, abhängig von der Organisation

3. Mitarbeiterberechtigungen

Zugriffsrechte auf Vertragsdaten
Änderungsprotokolle (Audit Trails)
On-/Offboarding-Prozesse (z. B. bei Rollenwechseln)

➡️ +2–10 Ereignisse/Jahr, je nach Fluktuation und Sicherheitsniveau

Gesamtschätzung über 4 Jahre (inkl. aller Faktoren)

Kategorie	Geschätzte Ereignisse
Basisvertragsereignisse	60–70
Buchungen & Zahlungsprozesse	50–240
Workflows & Genehmigungen	20–80
Berechtigungen & Zugriffsrechte	8–40
Gesamt (grobe Schätzung)	138–430 Ereignisse

Fazit

Ein einziges Dauerschuldverhältnis kann – unter Berücksichtigung aller operativen Prozesse – mehrere hundert Ereignisse in vier Jahren erzeugen. Das macht die automatisierte Verwaltung nicht nur sinnvoll, sondern nahezu unverzichtbar, insbesondere bei mehreren Verträgen.

3. Frage an die KI: Hast Du auch die einzelnen Leistungen im Vertrag beachtet?

In einem Dauerschuldverhältnis z.B. einem Telekom- oder Bloombergvertrag können auch leicht 500 Leistungen beinhaltet sein.

Antwort:

Sehr guter Punkt – wenn ein Dauerschuldverhältnis bis zu 500 Einzelleistungen umfasst, vervielfacht sich der Verwaltungsaufwand noch einmal deutlich. Das hat massive Auswirkungen auf die Anzahl der zu überwachenden Ereignisse und die Komplexität der Prozesse.

Was bedeutet das konkret?

Für jede der 500 Leistungen können potenziell folgende Ereignisse auftreten:

Leistungserbringung (z. B. monatlich, quartalsweise, nach Bedarf)
Leistungsnachweise / Dokumentation
Abrechnung / Buchung
Qualitätskontrolle / SLA-Überwachung
Rückfragen / Eskalationen
Vertragsänderungen (z. B. Mengen, Preise, Frequenz)

➡️ Selbst bei nur 3–5 Ereignissen pro Leistung pro Jahr ergibt das:

500 Leistungen × 4 Jahre × 3–5 Ereignisse
= 6.000–10.000 zusätzliche Ereignisse

Gesamtschätzung mit 500 Leistungen

Kategorie	Geschätzte Ereignisse
Basisvertragsereignisse \|	60–70
Buchungen & Workflows	100–300
Berechtigungen & Zugriffe	10–40
Leistungsbezogene Ereignisse	6.000–10.000
Gesamt (realistisch)	6.200–10.400

Fazit

Ein komplexes Dauerschuldverhältnis mit 500 Leistungen kann über 10.000 verwaltungsrelevante Ereignisse in 4 Jahren erzeugen. Das ist manuell kaum noch beherrschbar – hier ist ein automatisiertes System nicht nur sinnvoll, sondern geschäftskritisch.

4. Frage an die KI: Hast du auch berücksichtigt, dass alle Leistungen auch auf Objekte, Kostenstellen, Profitcentern und Projekten bzw. Kostenträgern zu buchen sind?

Antwort:

Ja – wenn alle Leistungen zusätzlich auf Objekte, Kostenstellen, Profitcenter, Projekte oder Kostenträger gebucht werden müssen, steigt die Komplexität und die Anzahl der zu überwachenden Ereignisse exponentiell. Das betrifft insbesondere Unternehmen mit mehrdimensionaler Kostenrechnung oder SAP-ähnlichen ERP-Systemen.

🧾 Was bedeutet das konkret?

Für jede einzelne Leistung (bis zu 500):

Zuweisung zu:
Kostenstelle (z. B. Abteilung)
Profitcenter (z. B. Geschäftsbereich)
Objekt (z. B. Maschine, Gebäude, Fahrzeug)
Projekt oder Kostenträger (z. B. Kundenauftrag, internes Projekt)

Für jede Buchung:

Kontierung prüfen
Genehmigungsworkflow durchlaufen
Buchungssatz erzeugen
Reporting & Controlling-Zuordnung
Audit-Trail & Nachvollziehbarkeit sicherstellen

➡️ Das kann 3–6 zusätzliche Ereignisse pro Leistung und Jahr bedeuten.

Erweiterte Ereignisschätzung mit Buchung auf Dimensionen

Kategorie	Geschätzte Ereignisse
Basisvertragsereignisse	60–70
Buchungen & Workflows	100–300
Berechtigungen & Zugriffe	10–40
Leistungsbezogene Ereignisse	6.000–10.000
Kontierungsereignisse	6.000–15.000
Gesamt (realistisch)	12.000–25.000+

Fazit

Ein komplexes Dauerschuldverhältnis mit 500 Leistungen und multidimensionaler Buchung kann über 25.000 verwaltungsrelevante Ereignisse in 4 Jahren erzeugen. Das ist ohne Automatisierung praktisch nicht mehr effizient oder fehlerfrei zu bewältigen.

5. Frage an die KI: Hast Du auch bedacht, dass in 4 Jahren die Bearbeiter oder Stellvertreter in verschiedenen Rollen wechseln und Urlaubs und Krankheitsvertretungen wechseln und das leistungsbezogen sein kann?

Antwort:

Ja – das ist ein entscheidender Aspekt, der die Komplexität in der Verwaltung von Dauerschuldverhältnissen noch einmal deutlich erhöht: die dynamische Personalstruktur über vier Jahre hinweg.

👥 Was muss zusätzlich berücksichtigt werden?

1. Rollen- und Zuständigkeitswechsel

Mitarbeitende wechseln Abteilungen oder Rollen (z. B. von Sachbearbeiter zu Teamleiter)
Neue Zuständigkeiten für bestimmte Verträge oder Leistungsbereiche
Historie und Nachvollziehbarkeit müssen erhalten bleiben (Audit-Trail)

2. Urlaubs- und Krankheitsvertretungen

Temporäre Vertretungen müssen Zugriff auf bestimmte Verträge/Leistungen erhalten
Vertretungsregelungen müssen leistungsbezogen sein (nicht pauschal)
Automatische Eskalationen bei Fristüberschreitungen durch Abwesenheit

3. Onboarding / Offboarding

Neue Mitarbeitende müssen korrekt eingewiesen und berechtigt werden
Zugriffsrechte müssen bei Austritt oder Rollenwechsel entzogen werden
Historische Bearbeitungen müssen nachvollziehbar bleiben

4. Genehmigungs- und Eskalationsketten

Wer darf was freigeben – und wer im Vertretungsfall?
Dynamische Workflows je nach Rolle, Projekt, Kostenstelle etc.

Was bedeutet das für die Ereignisanzahl?

Wenn man annimmt, dass:

10–20 Mitarbeitende über 4 Jahre beteiligt sind
Jeder Mitarbeitende im Schnitt 2–4 Rollenwechsel oder Vertretungsphasen durchläuft
Diese Änderungen leistungsbezogen dokumentiert und angepasst werden müssen

➡️ Dann entstehen zusätzlich 1.000–4.000 Ereignisse, allein durch Rollen- und Vertretungsmanagement.

Fazit

Mit der Berücksichtigung von Personalwechseln, Vertretungen und rollenbasierten Workflows kann ein einziges Dauerschuldverhältnis mit 500 Leistungen über 4 Jahre mehr als 25.000–30.000 verwaltungsrelevante Ereignisse erzeugen.

Das macht eine automatisierte, rollenbasierte, revisionssichere Verwaltungslösung absolut notwendig – insbesondere in regulierten oder komplexen Unternehmensumgebungen.

6. Frage an die KI: Jetzt musst Du noch die Planung, diee vereinbarten Mengen und Preise berücksichtigen. Hast Du das getan?

Antwort:

Perfekt – mit der Einbeziehung von Plan-Leistungen, Ist-Leistungen, variablen Mengen, unterschiedlichen Preisstrukturen und dem laufend zu aktualisierenden Obligo nach verschiedenen Sichten (z. B. Projekt, Vertrag, Geschäftspartner, Objekte, Kostenstelle, Leistung, Zeitraum) erreichen wir nun die höchste Komplexitätsstufe in der Verwaltung eines Dauerschuldverhältnisses.

Was kommt jetzt noch hinzu?

1. Plan- vs. Ist-Leistungen

Planleistungen: geplante Mengen, Termine, Budgets
Istleistungen: tatsächlich erbrachte Leistungen mit Abweichungen
Abgleich & Abweichungsanalyse: regelmäßig notwendig (monatlich, quartalsweise)

2. Variable Mengen & Preise

Mengen können schwanken (z. B. nach Verbrauch, Bedarf, Nutzung)
Preise können sich ändern (z. B. Staffelpreise, Indexierung, Rabatte)
Preis-Mengen-Kombinationen müssen korrekt abgerechnet und gebucht werden

3. Obligo-Management

Offene Verpflichtungen aus Planleistungen müssen laufend aktualisiert werden
Obligo muss aus verschiedenen Perspektiven auswertbar sein:
nach Projekt
nach Vertrag
nach Geschäftspartner,
nach Objekt bzw. Leistungsgegenstand
nach Kostenstelle
nach Leistung
nach Zeitraum
nach Lieferant oder Vertrag

4. Reporting & Forecasting

Obligo fließt in Budgetplanung, Liquiditätsplanung, Projektcontrolling
Muss laufend synchronisiert werden mit Ist-Daten und Plananpassungen

Erweiterte Ereignisschätzung (realistisch)

Kategorie	Geschätzte Ereignisse (4 Jahre)
Basisvertragsereignisse	60–70
Buchungen & Workflows	100–300
Berechtigungen & Rollenwechsel	1.000–4.000
Leistungsbezogene Ereignisse (500 L.)	6.000–10.000
Kontierungsereignisse	6.000–15.000
Plan-/Ist-Abgleiche & Obligo Management	8.000–20.000
Gesamt (realistisch)	21.000–49.000+

Fazit

Ein komplexes Dauerschuldverhältnis mit 500 Leistungen, variablen Mengen, Plan-/Ist-Abgleichen und multidimensionalem Obligo-Management kann bis zu 50.000 verwaltungsrelevante Ereignisse in 4 Jahren erzeugen.

Das ist nur mit einer automatisierten, rollenbasierten, revisionssicheren Plattform effizient und fehlerfrei zu bewältigen.

Wir danken für das aufschlussreiche Gespräch.

Was lernen wir daraus?

Auch die KI unterschätzt die Zahl der Ereignisse in einem Dauerschuldverhältnis zu Beginn dramatisch. Nach einigen Nachfragen und Hinweisen lernt sie aber sukzessive dazu und kommt dann von 60 Ereignissen auf 49.000 + Ereignisse.

Ein erstaunlicher Lerneffekt.

Allerdings waren die Hinweise noch nicht vollständig. Deshalb kann sich die Zahl der Ereignisse in der Vertragspraxis noch wesentlich steigern.

Mit der LEGANTA® Contract Intelligence Platform wird die Zahl der Ereignisse für jeden einzelnen Vertrag automatisch gemessen.

Zwei Beispiele zu Telekomverträgen zeigen knapp 500.000 und über 2,5 Mio. Ereignisse:

LEGANTA® berechnet für jeden Vertrag alle Ereignisse, Risiken und deren Kosten

Das Überwachen der Ereignisse und das frühzeitige Erkennen von Störungen und damit von verbundenen Risiken liefert die Basisdaten für ein erfolgreiches Management von potentiellen Vertragsrisiken.

Durch 100% Automatisierung dieser Verfahren legt LEGANTA® den Grundstein für die Vermeidung von potentiellen Vertragsrisiken. Und sie berechnet die Risikokosten, wenn diese Überwachung unterbleibt.

Das Betriebssystem der Wirtschaft

Von der Ontologie zum Betriebssystem der Wirtschaft: Wie LEGANTA® Verträge in Steuerungslogik verwandelt

Einleitung
In einer zunehmend vernetzten und datengetriebenen Wirtschaft reicht es nicht mehr aus, Prozesse zu dokumentieren – sie müssen verstanden, vernetzt und gesteuert werden. Ontologien liefern die semantische Grundlage dafür. Doch erst wenn diese Ontologien ausführbar werden, entsteht ein neues Paradigma: das Betriebssystem der Wirtschaft. LEGANTA® steht an der Spitze dieser Transformation.

Ontologie: Die semantische Landkarte der Wirtschaft

Ontologien definieren die Begriffe, Beziehungen und Regeln, die wirtschaftliche Zusammenhänge strukturieren. Sie schaffen Klarheit in einer Welt voller Komplexität: Was ist ein Vertrag? Was bedeutet Risiko? Welche Rollen existieren in einem Geschäftsprozess?

LEGANTA® nutzt Ontologien, um Verträge nicht nur als Dokumente, sondern als semantische Modelle zu verstehen. Diese Modelle sind die Grundlage für Corporate Intelligence – sie erklären, wie das Unternehmen funktioniert.

Verträge als ausführbare Geschäftslogik

Traditionell sind Verträge statisch. LEGANTA® macht sie dynamisch: Durch Fragmentierung, Klassifikation und semantische Verknüpfung werden Verträge zu ausführbaren Steuerungsinstrumenten. Sie definieren Rollen, Pflichten, Fristen, Risiken – und damit die operative Realität eines Unternehmens.

„Form follows Contract“ wird zur Leitidee: Die Struktur des Unternehmens ergibt sich aus seinen Verträgen.

Vom semantischen Modell zur operativen Steuerung

Ein Betriebssystem steuert Abläufe, verwaltet Ressourcen und sorgt für Konsistenz. LEGANTA® übernimmt diese Rolle für die Wirtschaft:

Vertragsdatenbank als Speicher
Ontologie als semantisches Betriebssystem
KI-Module als Entscheidungslogik
Audit-Trail & Reporting als Kontrollinstanzen

Die Ontologie wird zur Steuerungslogik – ausführbar, nachvollziehbar, skalierbar.

Corporate Intelligence als Betriebssystem-Komponente

LEGANTA® Corporate Intelligence zeigt, wie Verträge das Unternehmen erklären. Doch diese Erklärung bleibt nicht theoretisch: Sie wird operationalisiert. KPIs, Risiken, Rollen und Prozesse werden aus Verträgen extrahiert und in steuerbare Module überführt.

Das Ergebnis: Ein Betriebssystem, das nicht nur Daten verarbeitet, sondern Bedeutung versteht.

Warum die Wirtschaft ein Betriebssystem braucht

In Zeiten von ESG, IFRS 16, KI-Regulierung und globaler Unsicherheit braucht die Wirtschaft mehr als Tools – sie braucht ein System:

Konsistenz durch Semantik
Automatisierung durch Logik
Transparenz durch Auditierbarkeit
Agilität durch Modularität

LEGANTA® liefert all das – und macht die Ontologie zur Steuerungszentrale.

Fazit: LEGANTA® als Betriebssystem der Wirtschaft

LEGANTA® transformiert die semantische Struktur der Wirtschaft in ein ausführbares Betriebssystem. Verträge werden zur Logik, Ontologien zur Steuerung, Unternehmen zu intelligenten Systemen.

Die Zukunft der Wirtschaft ist nicht nur digital – sie ist semantisch, steuerbar und vertraglich definiert.

LEGANTA® TWIN: Der digitale Zwilling für Dauerschuldverhältnisse

LEGANTA® TWIN als digitaler Zwilling für Dauerschuldverhältnisse, Geschäftsbeziehungen, Leistungszusagen und Leistungserfüllungen ist eine virtuelle Repräsentation dieser kontinuierlichen und oft komplexen Vertrags- und Geschäftsbeziehungen.

Vorteile des Einsatzes von LEGANTA® TWIN als digitaler Zwilling für Dauerschuldverhältnisse

Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Verbesserte Nachvollziehbarkeit und Compliance durch eine klare und konsistente Datenstruktur.
Effizienzsteigerung: Automatisierte Prozesse und Workflows reduzieren manuelle Eingriffe und Fehler.
Erweiterte Einblicke: Tiefere Analysen und Berichte unterstützen die strategische Planung.
Proaktive Entscheidungsfindung: Echtzeitdaten und prädiktive Analysen ermöglichen proaktive Entscheidungen.

Durch die Umsetzung dieser Komponenten hilft LEGANTA® TWIN als digitaler Zwilling für Dauerschuldverhältnisse den Unternehmen dabei, ihre Vertragsprozesse zu optimieren und wertvolle Einblicke zu gewinnen.

Welche Aufgaben löst LEGANTA® TWIN?

Hier sind einige Aspekte, die von LEGANTA® TWIN perfekt abgebildet werden:

Dauerschuldverhältnisse: Diese umfassen langfristige Verträge wie Miet- oder Leasingverträge. LEGANTA® TWIN überwacht und steuert in Echtzeit die Vertragsbedingungen, die Leistungsversprechen und deren Erfüllung, Zahlungspläne und die Erfüllung von Vertragsbedingungen.
Geschäftsbeziehungen: LEGANTA® TWIN bildet die Interaktionen und Transaktionen zwischen Geschäftspartnern ab, einschließlich Leistungsabrufe, Bestellungen, Lieferungen und Zahlungen. Dies ermöglicht eine vollständige Nachverfolgbarkeit und Transparenz.
Leistungszusagen: Diese umfassen Versprechen oder Garantien, die ein Unternehmen seinen Kunden gibt. LEGANTA® TWIN überwacht die Einhaltung dieser Zusagen und stellt sicher, dass alle Leistungsbedingungen erfüllt werden.
Leistungserfüllungen: Hierbei geht es um die tatsächliche Erbringung der vereinbarten Leistungen. LEGANTA® TWIN verfolgt und analysiert den Fortschritt und die Qualität der erbrachten Leistungen in Echtzeit. Es können laufend entscheidungsrelevante Informationen abgerufen werden.

Durch die Nutzung des digitalen Zwillings LEGANTA® TWIN in diesen Bereichen können Unternehmen ihre Prozesse optimieren, die Transparenz erhöhen und die Einhaltung von Verträgen und Zusagen sicherstellen.

Wie ist LEGANTA® TWIN aufgebaut?

LEGANTA® TWIN als digitaler Zwilling für Dauerschuldverhältnisse ist eine virtuelle Repräsentation aller relevanten Daten und Prozesse, die mit langfristigen vertraglichen Verpflichtungen und deren Erfüllungen verbunden sind.

LEGANTA® TWIN ist folgendermaßen aufgebaut:

Hauptkomponenten:

Vertragsdatenbank:
- Vertragsnummer: Eindeutige Identifikation jedes Dauerschuldverhältnisses.
- Mitarbeiter: Personen, die in den Geschäftsprozessen involviert sind.
- Vertrags-, Leistungs- und Abrechnungszeiträume: Vertragslaufzeit und Verlängerungsoptionen, Dauer eines Vertrags und mögliche Verlängerungen.
- Fristen und Bedingungen: Kündigungsbedingungen und Fristen, Bedingungen und Zeitrahmen für die Kündigung von Verträgen.
- Vertragsanhänge: Zusätzliche Dokumente und Anhänge zu Verträgen.
- Compliance: Einhaltung von gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen.
- Schuldverhältnisse: Verpflichtungen und Forderungen zwischen den Vertragsparteien.
- Leistungen und Gegenleistungen: Vereinbarte Leistungen und die entsprechenden Zahlungsbedingungen
- Leistungsgegenstände: Die konkreten Objekte oder Dienstleistungen, die erbracht werden.
- Kontierungselemente: Elemente zur Buchung und Verrechnung.
- Zeitreihen der Mengen, Preise und Werte: Historische und prognostizierte Daten zu Mengen, Preisen und Werten.
- Konten und Kontierungen: Finanzkonten und deren Buchungen.
- Regeln für Geschäftsprozesse: Vorgaben und Abläufe für die Geschäftsprozesse.
- Neuanlage, Änderungen, Löschungen: Verwaltung von neuen, geänderten und gelöschten Datensätzen.
- Verpflichtung und Erfüllung: Planwerte und Istwerte, rückwirkend, aktuell, vorausschauend: Betrachtung und Berechnung der Daten in der Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft.
- Berechnung aller zeitlichen und finanziellen Wirkungen (Zeitstempel): Ermittlung der zeitlichen und finanziellen Auswirkungen von Änderungen.
- Ereignisse: Auslösende Ereignisse für Geschäftsprozesse, Bedingungen
- Kostenrechnung: Verwaltung von Kostenarten, Kostenstellen, Profitcentern und Kostenträgern.
- Liquidität: : Überwachung und Steuerung der Liquidität des Unternehmens.
- Vertragsart: Typ des Dauerschuldverhältnisses (z.B. Mietvertrag, Leasingvertrag).
- Vertragsparteien: Informationen zu den Vertragspartnern.
- Laufzeit: Beginn und Ende des Dauerschuldverhältnisses.
Datenintegration:
- ERP-Systeme: Integration mit bestehenden ERP-Systemen zur Synchronisation von Vertragsdaten.
- CRM-Systeme: Verbindung zu CRM-Systemen zur Verwaltung von Kundenbeziehungen.
- IoT-Daten: Nutzung von IoT-Daten zur Überwachung der Vertragserfüllung in Echtzeit.
Automatisierte Workflows Alle Geschäftsprozesse z.B.::
- Vertragsprüfung: Automatisierte Prüfung von Vertragsbedingungen und Identifizierung von Risiken.
- Genehmigungsprozesse: Automatisierte Genehmigungsworkflows zur Beschleunigung der Vertragsfreigabe.
- Benachrichtigungen: Automatische Benachrichtigungen bei wichtigen Ereignissen oder Fristen.
Analytik und Berichterstattung:
- Dashboards: Echtzeit-Dashboards zur Überwachung des Vertragsstatus und der Vertragserfüllung.
- Beispiel: LEGANTA® TWIN 9-Feld-Maske.
- Berichte: Automatisierte Berichte zur Analyse von Vertragsdaten und -trends.
- KI-gestützte Analysen: Nutzung von KI zur Vorhersage von Risiken und Chancen.
Benutzerfreundliche Schnittstellen:
- Web- und Mobile-Apps: Intuitive Benutzeroberflächen für den Zugriff auf Vertragsdaten und -prozesse.
- Chatbots: Einsatz von Chatbots zur Unterstützung bei der Vertragserstellung und -verwaltung.

Funktionsweise:

Datenaufnahme und -integration:
- Vertragsdaten werden originär im Datenmodell von LEGANTA® TWIN gesammelt bzw. dort erfasst für die Durchführung aller Vertragsprozesse.
- Vertrags- und Leistungsdaten werden laufend aus verschiedenen Quellen wie ERP- und CRM-Systemen sowie IoT-Geräten gesammelt und in die zentrale Vertragsdatenbank integriert.
Echtzeit-Überwachung:
- Sensoren und IoT-Geräte liefern Echtzeitdaten zur Vertragserfüllung, die kontinuierlich in den digitalen Zwilling eingespeist werden.
Automatisierte Prozesse:
- Automatisierte Workflows sorgen für die Prüfung und Genehmigung von Verträgen sowie für die Benachrichtigung bei wichtigen Ereignissen oder Fristen.
- Automatisierte Workflows werden zur Leistungsabnahme. Sachlich-rechnerisch-richtig-Prüfung und zu Kostennachgenehmigungen eingesetzt
- Automatische Verfahren werden zur Rechnungseingangsprüfung und zu Freigabe von Zahlungen eingesetzt
- Automatisierte Berechnungen und Buchungen nach internationalem Standard, z.B. für IFRS 15 und IFRS 16
Analysen und Berichte:
- KI-gestützte Analysen und Berichte bieten tiefe Einblicke in Vertragsdaten und helfen bei der Identifizierung von Risiken und Chancen.
Interaktive Benutzeroberflächen:
- Benutzer können über intuitive Web- und Mobile-Apps sowie Chatbots auf den digitalen Zwilling zugreifen und Verträge verwalten.

PACKAGED SOLUTIONS, SAP RAPID DEPLOYMENT SOLUTIONS UND VENDOR CONTROLLING

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Es ist leider alltägliche Praxis, dass IT-Projekte die anfangs angestrebten Ziele nicht erreichen: Zeitverzögerungen und Budgetüberschreitungen sind oft noch das kleinere Übel, doch sind auch vollständige Themaverfehlungen durch fehlende Genauigkeit der Zielvorgaben, Fehleinschätzungen über den Bedarf des Kunden, unzureichende und unvollständige Einbindung aller Stakeholder, mangelnde Kenntnis der Fähigkeiten der ausgewählten Lösung und unzureichende Kompetenz der Vendors (Lieferanten und Consultants) nicht ungewöhnlich.

Diese Fehler können die unterschiedlichsten Geschäftsprozesse betreffen und werden sich – meist zu spät – in einigen oder allen Projektphasen zeigen, d.h. bei Zielvorgaben, Lösungsarchitektur, Grob- und Feinkonzeption, Testdaten, Programmdesigns, Testplanung, Realisierung, Modul-, Funktions- und Gesamttests, Abnahmen, Implementierung, Training, Roll-Out, Probebetrieb und Einsatzunterstützung.

Die notwendigen Maßnahmen, um hier Abhilfe zu schaffen, sind in der Regel bereits seit den ersten Projekten der Menschheit bekannt und recht unspektakulär, weil allseits bekannt. Notwendig sind

theoretische und parktische Kompetenz aller Beteiligten,
die exakten Analysen und Problembeschreibungen
die Einbindung aller Beteiligten in den Lösungsprozess
die Beschreibung der Lösungen, ihre Integration in den Arbeitsplatz und das Gesamtunternehmen und ihre Auswirkungen in der Praxis aller Beteiligten
das Augenmaß zwischen generischen Ansätzen, Customizing und Speziallösungen
die Beachtung der Ziele des Unternehmens, der Zügelung persönlicher Eitelkeiten und der Nutzen-Kosten-Relationen
ein transparentes Projektmanagement, Projektcontrolling und Projektreporting
eine faire und offene Moderation zwischen allen Projektbeteiligen und deren Ziele.

Man kann auch einfach sagen: Erfolgreiche IT-Projekte brauchen Kompetenz, Verantwortung und gesunden Menschenverstand aller Beteiligten.

Doch ist es schwierig, am Anfang eines Projektes und inmitten der Aufbruchstimmung und der vielfältigen Optionen und Chancen eine Umsetzung dieser „weichen Faktoren“ zu erreichen.

Deshalb werden immer wieder operationalisierbare Konzepte gesucht, mit denen die genannten Risiken vermieden werden können.

Hierunter fällt das Konzept der „Packaged Solutions“, mit welchem die Implementierungsrisiken verringert werden sollen.

Mit diesem Ansatz bieten Software- und Serviceanbieter Produkte an um Risken zu reduzieren, Transparenz zu verbessern und mit allen Projektbeteiligten die Implementierungsergebnisse frühzeitig abzustimmen.

Packaged Solutions zerlegen den Implementierungsprozess in kleinere, wohldefinierte Einheiten, welche leichter zu steuern und umzusetzen sind und mit geringeren Kosten ausgerollt werden können als diese bei anderen Verfahren der Fall ist. Dabei streben Packaged Solutions eine ganzheitliche Betrachtung der Implementierungsfolgen über die gesamte Wertschöpfungskette, die Geschäftsanforderungen und die Ziele der Auftraggeber an. Packaged Solutions sollen eine vereinfachte Projektsteuerung bei reduzierten Risiken und konkret beschreibbaren Ergebnissen unterstützen.

Eine sehr gute Beschreibung von Packaged Solutions findet sich bei Michael Krigsman, Introducing Packaged Solutions, Januar 2011, Asuret Inc.

Dabei werden Möglichkeiten und Grenzen dieses Ansatzes dargestellt, wobei ergänzend noch auf die Gefahr hingewiesen werden sollte, dass Packaged Solutions leicht auch zu Insellösungen führen können, wenn der Blick nur auf die konkrete Problemsituation verengt wird.

Michael Krigsman zeigt, dass als Antwort auf die abnehmende Toleranz der Auftraggeber gegenüber Implementierungsrisiken und auf die Notwendigkeit Packaged Solutions vom Marktführer SAP sogenannte „Rapid Deployment Solutions“ angeboten werden.

Er zitiert José Duarte, der Präsidenten der SAP Global Services, mit den Worten:

“SAP Rapid Deployment solutions help customers achieve fast time-to-value and immediately address essential business and process needs. Customers know exactly what they’re getting with SAP Rapid Deployment solutions – how long projects will take and what they will cost – combined with lower total cost of implementation and ownership.”

Im Rahmen der SAP Rapid Deployment-Lösungen sollen die Faktoren für den Projekterfolg durch folgende Maßnahmen sichergestellt werden:

Projektkosten, Projektpläne, Projektergebnisse einschließlich der erforderlichen Softwaremodule und ihrer Konfiguration werden detailliert beschrieben
Projektprozesse und Projektrollen werden beschrieben und mit allen Beteiligten ein gemeinsames Verständnis zwischen Auftraggeber- und Vendorseite abgestimmt
Das Projektteam und seine Aufgaben werden beschrieben einschließlich der damit verbundenen wichtigsten Projektaktivitäten.

Alle Komponenten des Projekterfolges werden zwischen Auftraggeber und Vendor in detaillierten vertraglichen Vereinbarungen festgeschrieben.

Durch die damit beabsichtige Auslagerung der Implementierungsrisiken weg vom Auftraggeber hin zum Auftragnehmer kommt dem Kunden die Aufgabe zu, die vertraglichen Vereinbarungen genau zu verstehen und zu bewerten, ihre Umsetzung und Einhaltung zu überwachen und auf Abweichungen frühzeitig und erfolgsorientiert zu reagieren.

Die Verantwortung des Auftraggebers im Vendor Controlling ist die Konsequenz aus dem „Packed Solutions“-Ansatz.

Hierbei wird der Auftraggeber professionell durch die Vertragssoftware COMAC 7 und Dienstleistungen der SBC Systems GmbH unterstützt:

COMAC 7 ermöglicht das Management, Accounting und Controlling von beliebig komplexen Vertragsverhältnissen in einer gemeinsamen, konsolidierungsfähigen Datenbank.
COMAC 7 stellt alle Geschäftsprozesse, Workflows und Kontrollen bereit, mit denen das Vendor Controlling erfolgreich durchgeführt werden kann.
COMAC 7 ist das perfekte Softwarewerkzeug für alle Anforderungen an das Vendor Controlling.

Lesen Sie hier mehr über COMAC 7 Software und Business Services.

Verträge im Rechnungswesen und die vollautomatische BACKOFFICE ENGINE

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Verträge zum Leben bringen

„Keine Buchung ohne Beleg“ – das ist die Basis der ordnungsgemäßen Buchführung. Wenn aber nur Rechnungen, Zahlungen und die Wirkungen des Leistungsverzehrs verbucht werden, dann bleibt das Rechnungswesen passiv und rückwärtsgerichtet.

Dabei hat das Unternehmen alles, was für ein aktives und vorausschauendes Rechnungswesen erforderlich ist, bereits im Hause: die geplanten und die abgeschlossenen Verträge. Nur verstauben sie noch zu oft in Archiven. Doch zum Leben gebracht, sind sie eine der besten Informationsquellen des Unternehmens.

Verträge steuern Abläufe und ermöglichen Entscheidungen

Mit den Verträgen bindet sich das Unternehmen über die gesamte Vertragsdauer an eine feste Geschäftsbeziehung mit definierten Verpflichtungen auf Leistungs- und Zahlungsbasis. Verträge zeigen bereits bei Vertragsabschluss und mit der laufenden Bewertung die Chancen und die Risiken des Unternehmens. Und Verträge betreffen alle Unternehmensbereiche: Vertrieb, Einkauf, Finanzierung, Produktion, Cash Management.

Deshalb sind Verträge unverzichtbare Belege für das Rechnungswesen. Sie liefern Planzahlen und sehen in die Zukunft. Sie beschreiben Aktivitäten, Pflichten und Ansprüche. In Verbindung mit den Ist-Belegen (Rechnungen und Zahlungen) erlauben sie aussagefähige Soll-Ist-Vergleiche bis auf Investionsgüter-, Kostenträger- und Projektebene, zeigen laufende Obligen und verbleibende Möglichkeiten. Sie liefern die Basis für die Früherkennung von Risiken aller Art.

Auch zahlreiche wissenschaftliche Artikel belegen die Notwendigkeit von Vertragsbelegen im Rechnungswesen. Einen guten Überblick geben Holger Dresing und Joachim Fischer in „Verträge im Rechnungswesen als Grundlage für ein zeitorientiertes Data Warehose“. Ebenso weisen J.Fischer und J.Hoos auf die Vorteile von „Vertragsbasierte, dartenbankgestützte Buchhaltung in Lieferketten“ hin. Mehr dazu finden Sie auf den unten angegebenen Links.

Verträge buchen heißt BACK OFFICE ENGINE

Verträge müssen aber auch gebucht werden.Je nach Vertragsart und Vertragsdauer kann ein Vertrag zwischen 10 und 50.000 Buchungen auslösen. Und diese müssen vollautomatisch verarbeitet werden können.

Hierzu dient die in allen Unternehmensgrößen erprobte COMAC BACK OFFICE ENGINE. Sie ist für alle Vertragsarten und jede Vertragsgestaltung einsetzbar. Sie erlaubt regelbasiert die vollautomatische Berechnung aller zeit- und finanzwirksamen Vertragswirkungen über die gesamte Vertragslaufzeit hinweg. Alle buchungsrelevanten Geschäftsvorfälle können automatisch in ERP-Systeme übergeben werden. Bei Vertragsänderungen erfolgen automatisch Korrekturberechnungen und Änderungsbuchungen. Die Informationen liegen nach Leistungen, Leistungsgegenständen (Investionen, Personen, Projekten), nach Kostenarten und Kostenträgern vor. Sie können nach verschiedenen Rechtsgrundlagen (HGB, IFRS, IAS, US-GAAP) und nach nationalen Besonderheiten parallel berechnet und gebucht werden. Dabei werden alle steuerlichen Erfordernisse bis auf Kommunal- und Kantonalebene berücksichtigt.

Neue Verträge, Produkte und Prozesse können durch die Fachabteilungen und ohne Programmierung in die automatische Verarbeitung übernommen werden.

COMAC BACKOFFICE ENGINE dokumentiert alle Berechnungen und Buchungen vertragsbezogen und hält diese nachvollziehbar entsprechend den gesetzlichen Anforderungen verfügbar.

COMAC BACK OFFICE ENGINE liefert vollautomatische Daten für Abschlüsse, Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen und Steuererklärungen. Dabei werden die vertragsbezogenen Einzelberechnungen verdichtet und aggregiert. Dennoch kann jede verdichtete Zahl bis auf die Einzelverträge und alle Geschäftsprozesse und alle damit verbundenen Belege (Urkunden, Dokumente, Anlagen, Mails, Schriftverkehr) zurückverfolgt werden.

COMAC BACKOFFICE ENGINE ist international, mehrwährungsfähig und mehrsprachig.

COMAC BACKOFFICE ENGINE kann über Schnittstellen in alle Front Office Systeme und alle ERP-Systeme integriert werden.

COMAC BACKOFFICE ENGINE senkt Kosten, erhöht die Sicherheit, braucht im Betrieb keine Kontrollen, verbessert die Transparenz, steigert die Effizienz und holt alle Informationen aus Ihren Verträgen heraus.

Wollen Sie mehr wissen? Hier finden Sie die Lösung Ihrer Anforderungen: www.sbc-systems.de.

Literaturhinweise:

462-vertrage-im-rechnungswesen-als-grundlage-fur-ein-zeitorientiertes-data-warehouse

619-vertragsbasierte-datenbankgesttzte-buchhaltung-in-lieferketten-46-th-international-scientific-colloquium-ilmenau-technical-university-september-24-b27-2001

Vertragsanalyse, strukturierte Vertragsdaten und konsolidierungsfähige Vertragsdatenbank

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1 Ausgangslage

Das Unternehmen hat über Jahre hinweg Verträge geschlossen und diese im Papierformat archiviert. Die Dokumente wurden dezentral geschlossen und werden dezentral aufbewahrt.

Die Archive umfassen alle Vertragsarten in Einkauf, Verkauf und Finanzierung mit unterschiedlichen Vertragspartnern, Laufzeiten, Klauseln, Leistungsumfängen und vertraglichen Regelungen.

Der Vertragsvollzug wird in der Regel über Rechnungsbelege und in individueller Form in Schriftverkehren, Mails und Notizen dokumentiert.

Das Unternehmen reagiert auf Vertragsstörungen und treibt kein aktives Vertragsmanagement und kein vorrausschauendes Leistungscontrolling.

2 Zielsetzung

Zukünftig sollen die in den Verträgen dokumentierten Geschäftsprozesse und Regelungen für ein aktives Vertragsmanagement und ein vorausschauendes Vertragscontrolling eingesetzt werden.

a) Prozesskostensenkung

Mit Hilfe der digitalisierten und strukturierten Vertragsdaten sollen Kostenersparnisse und eine höhere Effizienz realisiert werden.

Diese Ergebnisse sollen erreicht werden durch

Fristen- und Terminkontrolle,
Überwachung der vertraglichen Regelungen,
Optimierung und Automatisierung der Geschäftsprozesse
automatische Rechnungsprüfungen,
Finanz- und Budgetplanung
Unternehmensweites Auffinden aller Vertragsdaten nach Bedeutung und mit allen damit verbundenen Geschäftsbeziehungen.

b) „Benchmarking“

Durch die Übernahme der strukturierten Vertragsdaten in eine konsolidierungsfähige Vertragsdatenbank sollen automatische Leistungsvergleiche innerhalb des Unternehmens und mit dem Markt ermöglicht werden. Hierdurch soll eine Konditionenverbesserung um mindestens 10 % der Vertragsvolumina erreicht werden.

c) Dokumentation

Für alle Vertragsdokumente (Urkunden, Verträge, Anlagen, Schriftverkehr, Notizen, Geschäftsprozesse) soll ein zentrales digitales Archiv eingerichtet werden.

Alle Informationen sollen in ein integriertes Informationsnetzwerk eingebunden werden.

Alle Vertragsregeln sollen zur Automatisierung in einer zentralen Vertragsregelbank gespeichert werden.

d) Enterprise Search

Alle Informationen sollen unternehmensweit nach beliebigen Suchbegriffen ausgegeben werden. Die Ergebnisse werden nach Bedeutung sortiert und mit allen damit verbundenen Geschäftsprozessen und Geschäftsdaten präsentiert.

3 Vorgehensweise

3.1 Aufgabe

Vervollständigung, Analyse und Übernahme des Vertragsbestandes und Aufbau einer konsolidierten Vertragsdatenbank mit dem Ziel der Senkung der Prozesskosten und der Verbesserung der Vertragskonditionen

3.2 Schwerpunkt

Alle Vertragsarten mit besonderer Berücksichtigung von IT-Verträgen

3.3 Projektphasen

Phase 1: Vorbereitung

Bestandsaufnahme der Papierablage
Aktualisierung und Vervollständigung des Vertragsbestandes
Digitalisierung der Verträge und Aufbau eines Dokumentenmanagements

Phase 2: Betriebswirtschaftliche Analyse der Verträge

Konsolidierte Kurzerfassung der Vertragsdaten und Vertragsleistungen anhand eines tragfähigen Datenmodells auf EXCEL-Basis („Vertragsstenogramm“)
Gewichtung und Priorisierung der zu migrierenden Verträge in Vertragsgruppen
Nach Priorisierung: Detailanalyse der wichtigsten Verträge mit dem Ziel einer automatisierten Rechnungsbearbeitung und Rechnungsprüfung sowie der Erzeugung von Plandaten für das Controlling

Phase 3: Übernahme von Verträgen (Prototyping)

Definition von geeigneten Vertragskategorien
Migration von ausgewählten Verträgen anhand des Vertragsstenogramms auf ein EDV-gestütztes Vertragsmanagementsystem
Testbetrieb mit Plandaten, Rechnungsprüfung und Verteilung auf Kostenstellen unter Berücksichtigung der Budgets

4 Realisierung

Unsere erfahrenen Projektmanager führen Vertragsanalysen und den Aufbau der konsolidierungsfähigen Vertragsdatenbank durch.

Mit COMAC 6 stellen wir Ihnen auf Wunsch eine leistungsfähige Vertragssoftware für das Management und Controlling Ihrer digitalisierten Verträge zur Verfügung. Damit können Sie die Prozesskostensenkungen und Konditionenverbesserungen sofort umsetzen.

VERTRAGSWERKE FÜR DAS OUTSOURCING

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Das Outsourcing von ausgewählten Geschäftsprozessen gehört zu den komplexesten Projekten innerhalb des Leasingmanagements.

Um alle Vorteile zu nutzen und möglichst viele Risiken zu vermeiden ist ein umfangreiches Vertragswerk notwendig.

Beim Strategischen Outsourcing (SO) werden gesamte Unternehmensbereiche ausgelagert, beim partiellen Outsourcing oder Outtasking nur einzelne, genau definierte Funktionen. Diese Wahl ist maßgebend für das Vertragswerk. So werden beim SO neben den Outsourcingverträgen oft auch Gemeinsachaftsunternehmen vereinbart.

Ebenso können in steigender Komplexität Teilbetriebe ausgelagert werden, beginnend beim IT-Betrieb über die IT-Prozesse hin zu den Geschäftsprozessen (z.B. HR-Management). Je nach Stufe sind unterschiedlich aufwendige Leistungsbeschreibungen und Service Level Agreements erforderlich.

Der Outsourcing-Basisvertrag enthält in der Regel Vereinbarungen über Nutzungsrechte, Abnahmen, Verzug, Haftungen, oder auch Regelungen zur Arbeitnehmerüberlassung.

In den Anlagen zum Basisvertrag finden sich konkrete Vereinbarungen etwa zur Personalübernahme oder zur Übernahme von Hard– und Software (z.B. als sale-and-lease-back-Vertrag) unter Einschaltung des Lizenzmanagements. Ebenso können die Übernahmen von Miet-, Wartungs– und Instandhaltungsvereinbarungen geregelt werden.

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OUTSOURCING FÜR LEASINGGESELLSCHAFTEN

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Leasinggesellschaften müssen durch Innovationen einerseits die Rolle des Leasing im wandelnden steuerlichen Umfeld stärken und andererseits im Wettbewerb mit anderen Leasinggesellschaften und anderen Finanzierungsformen bestehen. Hinzu kommt, dass die guten Margen den Gesellschaften mit Full-Service-Konzepten vorbehalten sind, d.h. mit vollständigem Servicepaket, der Finanzierung aller Produktionsprozesse, aller Leasinggüter und aller Absatzmärkte als Gesamtpaket.

Diese Aufgaben können Leasinggesellschaften besser bewältigen, wenn sie auf das Know-How von erfahrerenen Dienstleistern mit einem vollständigen, flexiblen Outsourcing zugreifen können.

Unsere Checklisten helfen bei optimalen Lösungen für das Business-Process-Outsourcing. Folgende Optionen bieten sich für das BPO an:

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DAUERHAFTE VORTEILE DURCH DAS RICHTIGE OUTSOURCING UND DAS VENDOR CONTROLLING

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Durch die bisherige Erfahrung mit Outsourcing-Modellen hat ein Umdenken eingesetzt. Zwar sind die Kostenvorteile und die Konzentration auf die Kernprozesse unverändert anerkannte Vorteile des Outsourcing, aber inzwischen sind auch die Risiken stärker im Bewusstsein: Abhängigkeit, Know-How-Verlust, geringe Anpassungsflexibilität und Preisdiktat schaffen Zweifel am Konzept des totalen oder strategischen Outsourcing.

Es gibt eine Lösung, mit der die Vorteile des Outsourcing genutzt werden können, ohne die Nachteile befürchten zu müssen. Allerdings muss der Auftraggeber die Kontrolle behalten, seine Geschäftsprozesse und seinen Bedarf kennen und aktive Entscheidungen treffen. Dann kann er mit dem partiellen Outsourcing oder Outtasking genau die Prozesse und Aufgaben auslagern, für die er damit die optimalen Verbesserungen erwartet. Outtasking ermöglicht:

Ein flexibles Festlegen der ausgelagerten Aufgaben entsprechend der Geschäftslage und der Geschäftsziele
Ausschreibungen unter verschiedenen Wettbewerbern
Leichteren Zugriff auf verfügbares Know-How beim Anbieter
Leichtere Anonymisierung von vertraulichen Daten

Auf der anderen Seite müssen Strukturen geschaffen werden, welche das Outtasking ermöglichen. Dies sind zum Beispiel:

Ein flexibles Festlegen von Outsourcing-Aufgaben entsprechend der Geschäftslage und der Geschäftsziele
Geordnete Geschäftsprozesse
Klare Leistungsbeschreibungen
Klare Workflows für Leistungsentstehung und Leistungsbereitstellung
Klare Kenntnis über die Leistungsverwendung in Kostenstellen und Kostenträgern
Saubere Schnittstellen und Aufgabenteilungen zwischen den Geschäftsprozessen
Klare Verantwortlichkeiten
Informationen über Kosten und Ergebnisse der Geschäftsprozesse.

Diese Voraussetzungen zu schaffen hat einen doppelt positiven Effekt.

Das eigene Geschäft wird transparent und optimiert und die Kosten und Ergebnisse können durch die Integration externen Know-Hows verbessert werden. Neue Abhängigkeiten werden vermieden und der im Outtasking mögliche Wettbewerb zwischen den Anbietern fördert die Effizienz.

Gerade in der scheinbaren Starre der aktuellen Krise bietet das Outtasking für die Unternehmen die Chance der internen und externen Optimierung.

COMAC Software unterstützt das notwendige Vendor Controlling.

CHECKLISTE STROMVERTRAG

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CHECKLISTEN der SBC Systems GmbH für Vertragsmanagement und Vertragscontrolling

Die SBC Systems GmbH ist Spezialist für Vertragsanbahnung, Vertragsmanagement und Vertragscontrolling.

Diese CHECKLISTE stellt für eine Vertragsart diejenigen Punkte zusammen, die in unserer Vertragspraxis häufig zu Unklarheiten und manchmal auch zu unliebsamen Überraschungen führen.

Mit dem Einsatz unserer COMAC Vertragssoftware sind Sie auf der sicheren Seite, denn Sie können alle zeitlichen und finanziellen Wirkungen eines Vertrages regelbasiert berechnen lassen. Nach dem Vertragsabschluss werden alle Daten automatisch ins Vertragsmanagement und Vertragscontrolling übernommen. COMAC hat zahlreiche Standard- schnittstellen zu Ihrem Rechnungswesen.

CHECKLISTE STROMVERTRAG

Mit der folgenden Checkliste sind Sie in der Lage Ihre bisherige Vertragssituation und die Anforderungen an einen neuen Stromliefervertrag zu analysieren.

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