1 Ausgangslage

Das Unternehmen hat über Jahre hinweg Verträge geschlossen und diese im Papierformat archiviert. Die Dokumente wurden dezentral geschlossen und werden dezentral aufbewahrt.

Die Archive umfassen alle Vertragsarten in Einkauf, Verkauf und Finanzierung mit unterschiedlichen Vertragspartnern, Laufzeiten, Klauseln, Leistungsumfängen und vertraglichen Regelungen.

Der Vertragsvollzug wird in der Regel über Rechnungsbelege und in individueller Form in Schriftverkehren, Mails und Notizen dokumentiert.

Das Unternehmen reagiert auf Vertragsstörungen und treibt kein aktives Vertragsmanagement und kein vorrausschauendes Leistungscontrolling.

2 Zielsetzung

Zukünftig sollen die in den Verträgen dokumentierten Geschäftsprozesse und Regelungen für ein aktives Vertragsmanagement und ein vorausschauendes Vertragscontrolling eingesetzt werden.

a) Prozesskostensenkung

Mit Hilfe der digitalisierten und strukturierten Vertragsdaten sollen Kostenersparnisse und eine höhere Effizienz realisiert werden.

Diese Ergebnisse sollen erreicht werden durch

• Fristen- und Terminkontrolle,
• Überwachung der vertraglichen Regelungen,
• Optimierung und Automatisierung der Geschäftsprozesse
• automatische Rechnungsprüfungen,
• Finanz- und Budgetplanung
• Unternehmensweites Auffinden aller Vertragsdaten nach Bedeutung und mit allen damit verbundenen Geschäftsbeziehungen.

b) „Benchmarking“

Durch die Übernahme der strukturierten Vertragsdaten in eine konsolidierungsfähige Vertragsdatenbank sollen automatische Leistungsvergleiche innerhalb des Unternehmens und mit dem Markt ermöglicht werden. Hierdurch soll eine Konditionenverbesserung um mindestens 10 % der Vertragsvolumina erreicht werden.

c) Dokumentation

Für alle Vertragsdokumente (Urkunden, Verträge, Anlagen, Schriftverkehr, Notizen, Geschäftsprozesse) soll ein zentrales digitales Archiv eingerichtet werden.

Alle Informationen sollen in ein integriertes Informationsnetzwerk eingebunden werden.

Alle Vertragsregeln sollen zur Automatisierung in einer zentralen Vertragsregelbank gespeichert werden.

d) Enterprise Search

Alle Informationen sollen unternehmensweit nach beliebigen Suchbegriffen ausgegeben werden. Die Ergebnisse werden nach Bedeutung sortiert und mit allen damit verbundenen Geschäftsprozessen und Geschäftsdaten präsentiert.

3 Vorgehensweise

3.1 Aufgabe

Vervollständigung, Analyse und Übernahme des Vertragsbestandes und Aufbau einer konsolidierten Vertragsdatenbank mit dem Ziel der Senkung der Prozesskosten und der Verbesserung der Vertragskonditionen

3.2 Schwerpunkt

Alle Vertragsarten mit besonderer Berücksichtigung von IT-Verträgen

3.3 Projektphasen

Phase 1: Vorbereitung

• Bestandsaufnahme der Papierablage
• Aktualisierung und Vervollständigung des Vertragsbestandes
• Digitalisierung der Verträge und Aufbau eines Dokumentenmanagements

Phase 2: Betriebswirtschaftliche Analyse der Verträge

• Konsolidierte Kurzerfassung der Vertragsdaten und Vertragsleistungen anhand eines tragfähigen Datenmodells auf EXCEL-Basis („Vertragsstenogramm“)
• Gewichtung und Priorisierung der zu migrierenden Verträge in Vertragsgruppen
• Nach Priorisierung: Detailanalyse der wichtigsten Verträge mit dem Ziel einer automatisierten Rechnungsbearbeitung und Rechnungsprüfung sowie der Erzeugung von Plandaten für das Controlling

Phase 3: Übernahme von Verträgen (Prototyping)

• Definition von geeigneten Vertragskategorien
• Migration von ausgewählten Verträgen anhand des Vertragsstenogramms auf ein EDV-gestütztes Vertragsmanagementsystem
• Testbetrieb mit Plandaten, Rechnungsprüfung und Verteilung auf Kostenstellen unter Berücksichtigung der Budgets

4 Realisierung

Unsere erfahrenen Projektmanager führen Vertragsanalysen und den Aufbau der konsolidierungsfähigen Vertragsdatenbank durch.

Mit COMAC 6 stellen wir Ihnen auf Wunsch eine leistungsfähige Vertragssoftware für das Management und Controlling Ihrer digitalisierten Verträge zur Verfügung. Damit können Sie die Prozesskostensenkungen und Konditionenverbesserungen sofort umsetzen.