Kategorie-Archiv: Lizenzmanagement

LEGANTA® Business Suite: Die Plattform für digitale und virtuelle Unternehmen

Was ist ein digitales Unternehmen?

Ein digitales Unternehmen nutzt digitale Technologien und Prozesse, um seine Geschäftsaktivitäten effizienter und effektiver zu gestalten. Dies umfasst die Digitalisierung von Geschäftsprozessen, die Nutzung von Cloud-Computing, Big Data, künstlicher Intelligenz und anderen modernen Technologien.

Ein digitales Unternehmen zeichnet sich durch folgende Merkmale aus:

  • Digitale Prozesse: Geschäftsprozesse werden weitgehend digital und ohne Medienbrüche durchgeführt.
  • Technologieeinsatz: Nutzung von Technologien wie Cloud-Computing, IoT, KI und Datenanalyse.
  • Flexibilität und Agilität: Schnelle Anpassung an Marktveränderungen und Kundenbedürfnisse durch digitale Tools.
  • Kollaboration: Einsatz von Kollaborations- und Kommunikationstools zur Unterstützung der Zusammenarbeit, auch über große Entfernungen hinweg.

Ein Beispiel für ein digitales Unternehmen könnte ein Start-up sein, das vollständig remote arbeitet und digitale Dienstleistungen anbietet, oder ein traditionelles Unternehmen, das seine Prozesse digitalisiert hat, um wettbewerbsfähiger zu sein.

Was ist ein virtuelles Unternehmen?

Der Begriff wird unterschiedlich verwendet:

  1. Zusammenschluss: Ein virtuelles Unternehmen ist eine Organisationsform, bei der rechtlich unabhängige Unternehmen und/oder Einzelpersonen sich virtuell, meist über das Internet, zu einem gemeinsamen Geschäftsverbund zusammenschließen. Diese Zusammenarbeit erfolgt oft projektbasiert und ist zeitlich begrenzt. Ein virtuelles Unternehmen zeichnet sich durch folgende Merkmale aus:
  2. Flexibilität: Es gibt keine festen Bürostandorte, und die Zusammenarbeit erfolgt über digitale Kanäle.
  3. Dezentralisierung: Die Teilnehmer arbeiten von verschiedenen Standorten aus und nutzen Informations- und Kommunikationstechnologien, um räumliche Distanzen zu überbrücken.
  4. Kernkompetenzen: Jeder Partner bringt seine spezifischen Fähigkeiten ein, um gemeinsam kundenorientierte und wettbewerbsfähige Lösungen zu entwickeln.
  5. Betriebsform: Es kann aber auch ein einzelnes Unternehmen seine Geschäfte vollständig virtuell und ohne eigene klassische Büros abwickeln. Diese Arbeitsweise erfordert in der Regel folgende Maßnahmen:
    • Virtuelle Büros: Unternehmen können eine virtuelle Geschäftsadresse mieten, die als offizieller Firmensitz dient. Diese Adresse kann für die Anmeldung des Unternehmens, den Empfang von Post und die Kommunikation mit Kunden genutzt werden.
    • Cloud-Computing: Cloud-Dienste ermöglichen es Unternehmen, Daten und Anwendungen online zu speichern und zu verwalten, was den Zugriff von überall aus erleichtert.
    • Kollaborations- und Kommunikationstools: Software wie Microsoft Teams, Slack oder Zoom ermöglicht es Teams, effektiv zusammenzuarbeiten und zu kommunizieren, unabhängig von ihrem Standort.
    • Projektmanagement-Tools: Plattformen wie Asana, Trello oder Jira helfen bei der Organisation und Verfolgung von Projekten und Aufgaben.
    • Virtuelle Besprechungsräume: Viele Anbieter von virtuellen Büros bieten auch Zugang zu Besprechungs- und Konferenzräumen, die bei Bedarf genutzt werden können
  6. Reichweite: Es können auch nur einzelne Geschäftsmodelle oder Teilbereiche davon als digitales, virtuelles Unternehmen gefahren werden. Dies ermöglicht die Konzentration auf besonders vorteilhafte Einsatzbereiche und einen sytematischen Aufbau von Erfahrungen mit dieser neuen Form des Arbeitens.

Ein Beispiel für ein virtuelles Unternehmen ist eXp Realty, das weltweit operiert und keine physischen Büros unterhält.

Welche Fähigkeiten stellt LEGANTA® zur Verfügung?

LEGANTA® TWIN ist als digitaler Zwilling – in Verbindung mit den Modulen LDC, 360 und SPOT -eine äußerst effektive Plattform für den Betrieb eines virtuellen Unternehmens.

TWIN vereint folgende Fähigkeiten:

  • 360: Die 360° Sicht auf die Geschäftsmodelle. Vollständige Abbildung aller Geschäftsbeziehungen und Verträge. Mit Leistungen und Gegenleistungen. Mit allen Ereignissen für 100% Automatisierung der Geschäftsprozesse
  • LCD: 100% semantische Migration des Vertragsbestandes
  • PLAN: 100% Leistungsbasierte Planung der Geschäftsbeziehungen
  • SPOT: Single Point of Truth. 100% Harmonisierung der Bestandssysteme.
  • TWIN: Digitaler Zwilling. 100% Integration der relevanten Drittsysteme

TWIN repräsentiert damit ein virtuelles Modell aller Geschäftsbeziehungen und Geschäftsprozesse, das deren Eigenschaften und Verhalten in Echtzeit simuliert. Diese Technologie bietet mehrere Vorteile:

  • Echtzeitüberwachung und -steuerung: Digitale Zwillinge ermöglichen es, Prozesse und Systeme in Echtzeit zu überwachen und zu steuern, was zu einer höheren Effizienz und besseren Entscheidungsfindung führt.
  • Simulation und Vorhersage: Durch die Simulation verschiedener Szenarien können Unternehmen potenzielle Probleme frühzeitig erkennen und Lösungen entwickeln, bevor sie in der realen Welt auftreten.
  • Optimierung und Innovation: Digitale Zwillinge unterstützen die kontinuierliche Optimierung von Prozessen und fördern Innovationen, indem sie detaillierte Einblicke in die Funktionsweise von Systemen bieten.

Darüber hinaus integriert LEGANTA® TWIN weitere relevante Technologien und Plattformen in seinen digitalen Zwilling. Dies sind

  • Cloud-Computing-Dienste: Digitale Zwillinge können auf Cloud-Plattformen gehostet werden, die skalierbare Rechenleistung und Speicher bieten. Dies ermöglicht eine flexible und kosteneffiziente Verwaltung großer Datenmengen.
  • Kollaborationssoftware: Tools wie Microsoft Teams, Slack oder Trello können in den digitalen Zwilling integriert werden, um die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen verteilten Teams zu erleichtern.
  • Projektmanagement-Tools: Software wie Asana, Jira oder Monday.com kann eingebunden werden, um Projektpläne, Aufgaben und Fortschritte in Echtzeit zu verfolgen und zu verwalten.
  • IoT-Geräte: Internet of Things (IoT)-Sensoren und -Geräte können Daten in Echtzeit an den digitalen Zwilling senden, um eine genaue und aktuelle Darstellung physischer Systeme zu gewährleisten.
  • Datenanalyse- und KI-Tools: Analyse- und KI-Software kann integriert werden, um Daten zu verarbeiten, Muster zu erkennen und Vorhersagen zu treffen, die zur Optimierung von Prozessen beitragen.

Durch die Integration dieser Technologien hat LEGANTA® TWIN als ein digitaler Zwilling alle Fähigkeiten einer umfassenden und leistungsfähigen Plattform, die alle Aspekte eines virtuellen Unternehmens unterstützt.

Was sind die Vorteile des digitalen und virtuellen Unternehmens?

Digitale und virtuelle Unternehmen bieten zahlreiche Vorteile, die sie besonders attraktiv machen. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile:

  1. Flexibilität und Agilität: Digitale Unternehmen können schnell auf Marktveränderungen und Kundenbedürfnisse reagieren, da sie ihre Prozesse und Systeme leicht anpassen können.
  2. Kosteneffizienz: Durch die Nutzung von Cloud-Computing und anderen digitalen Technologien können Unternehmen Kosten für physische Infrastruktur und Wartung reduzieren.
  3. Bessere Datenanalyse: Digitale Unternehmen können große Datenmengen analysieren, um wertvolle Einblicke in Kundenverhalten und Markttrends zu gewinnen.
  4. Verbesserte Kundenerfahrung: Durch digitale Kanäle können Unternehmen ihren Kunden personalisierte und nahtlose Erlebnisse bieten.
  5. Skalierbarkeit: Digitale Geschäftsmodelle lassen sich leicht skalieren, um mit dem Wachstum des Unternehmens Schritt zu halten.
  6. Globale Reichweite: Virtuelle Unternehmen können Talente und Kunden weltweit ansprechen, ohne an einen festen Standort gebunden zu sein.
  7. Reduzierte Betriebskosten: Ohne physische Büros entfallen Kosten für Miete, Versorgungsleistungen und Büroausstattung.
  8. Flexibles Arbeiten: Mitarbeiter können von überall aus arbeiten, was die Work-Life-Balance verbessert und die Zufriedenheit steigert].
  9. Schnelle Anpassung: Virtuelle Unternehmen können sich schnell an neue Projekte und Marktanforderungen anpassen, da sie nicht durch physische Strukturen eingeschränkt sind.
  10. Umweltfreundlichkeit: Weniger physische Infrastruktur bedeutet auch einen geringeren ökologischen Fußabdruck.

Diese Vorteile machen digitale und virtuelle Unternehmen zu einer attraktiven Option für viele Branchen und Geschäftsmodelle.

Vertragsmanagement hat noch Potentiale

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Verträge dokumentieren den gesamten Leistungsbezug und den Leistungsabsatz mit externen Dritten. Alle erforderlichen Regelungen sind in den Verträgen hinterlegt. Demzufolge enthalten Verträge ein hohes Potential an Automatisierung der Geschjäftsprozesse.

Bei vielen europäischen Unternehmen können diese Potentiale noch gehoben werden, denn sie haben das Vertragsmanagement noch nicht zur Steuerung des Unternehmens entdeckt.

Dies sagt die aktuelle Studie der Bearingpoint zum Thema Vertragsmanagement. Es heißt dort:

„Vertragsmanagement keine Priorität in europäischen Unternehmen

BearingPoint-Studie zeigt: Mangelnde Steuerung, unerfüllte Zielvorgaben

Vertragsmanagement – die Verwaltung von Verträgen und begleitenden Prozessen – ist in europäischen Unternehmen noch immer unzureichend. Zu diesem Ergebnis kommt eine aktuelle, branchenübergreifende Studie der Management- und Technologieberatung BearingPoint ( www.bearingpoint.de ) unter mehr als 100 europäischen Unternehmen aus 18 Ländern, die seit 2002 alle vier Jahre durchgeführt wird. Laut Studie bewerten nur acht Prozent der Unternehmen ihr Vertragsmanagement als Best Practice. Hauptgrund für das schlechte Ergebnis sind Schwächen in Organisation und Prozessen: Nur neun Prozent der Unternehmen steuern alle Aspekte ihres Vertragsmanagements zentral. Die Hälfte hat für keinen einzigen Bereich des Vertragsmanagements eine übergreifende Abteilung. Darüber hinaus sehen die Befragten erheblichen Verbesserungsbedarf in wichtigen vertragssteuernden Aspekten, wie Bericht- und Analysemöglichkeiten (70 Prozent), unterstützende IT-Programme (62 Prozent), Nachvollziehbarkeit von Vertragsentwicklung und -entwürfen (58 Prozent) oder Überwachung von bestehenden Konditionen und Verbindlichkeiten (57 Prozent). …“

Lesen Sie bitte weiter unter www.bearingpoint.de

Vertragsmanagement

Verträge im Rechnungswesen und die vollautomatische BACKOFFICE ENGINE

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Verträge zum Leben bringen

„Keine Buchung ohne Beleg“ – das ist die Basis der ordnungsgemäßen Buchführung. Wenn aber nur Rechnungen, Zahlungen und die Wirkungen des Leistungsverzehrs verbucht werden, dann bleibt das Rechnungswesen passiv und rückwärtsgerichtet.

Dabei hat das Unternehmen alles, was für ein aktives und vorausschauendes Rechnungswesen erforderlich ist, bereits im Hause: die geplanten und die abgeschlossenen Verträge. Nur verstauben sie noch zu oft in Archiven. Doch zum Leben gebracht, sind sie eine der besten Informationsquellen des Unternehmens.

Verträge steuern Abläufe und ermöglichen Entscheidungen

Mit den Verträgen bindet sich das Unternehmen über die gesamte Vertragsdauer an eine feste Geschäftsbeziehung mit definierten Verpflichtungen auf Leistungs- und Zahlungsbasis. Verträge zeigen bereits bei Vertragsabschluss und mit der laufenden Bewertung die Chancen und die Risiken des Unternehmens. Und Verträge betreffen alle Unternehmensbereiche: Vertrieb, Einkauf, Finanzierung, Produktion, Cash Management.

Deshalb sind Verträge unverzichtbare Belege für das Rechnungswesen. Sie liefern Planzahlen und sehen in die Zukunft. Sie beschreiben Aktivitäten, Pflichten und Ansprüche. In Verbindung mit den Ist-Belegen (Rechnungen und Zahlungen) erlauben sie aussagefähige Soll-Ist-Vergleiche bis auf Investionsgüter-, Kostenträger- und Projektebene, zeigen laufende Obligen und verbleibende Möglichkeiten. Sie liefern die Basis für die Früherkennung von Risiken aller Art.

Auch zahlreiche wissenschaftliche Artikel belegen die Notwendigkeit von Vertragsbelegen im Rechnungswesen. Einen guten Überblick geben Holger Dresing und Joachim Fischer in „Verträge im Rechnungswesen als Grundlage für ein zeitorientiertes Data Warehose“. Ebenso weisen  J.Fischer und J.Hoos auf die Vorteile von „Vertragsbasierte, dartenbankgestützte Buchhaltung in Lieferketten“ hin. Mehr dazu finden Sie auf den unten angegebenen Links.

Verträge buchen heißt BACK OFFICE ENGINE

Verträge müssen aber auch gebucht werden.Je nach Vertragsart und Vertragsdauer kann ein Vertrag zwischen 10 und 50.000 Buchungen auslösen. Und diese müssen vollautomatisch verarbeitet werden können.

Hierzu dient die in allen Unternehmensgrößen erprobte COMAC BACK OFFICE ENGINE. Sie ist für alle Vertragsarten und jede Vertragsgestaltung einsetzbar. Sie erlaubt regelbasiert die vollautomatische Berechnung aller zeit- und finanzwirksamen Vertragswirkungen über die gesamte Vertragslaufzeit hinweg. Alle buchungsrelevanten Geschäftsvorfälle können automatisch in ERP-Systeme übergeben werden. Bei Vertragsänderungen erfolgen automatisch Korrekturberechnungen und Änderungsbuchungen. Die Informationen liegen nach Leistungen, Leistungsgegenständen (Investionen, Personen, Projekten), nach Kostenarten und Kostenträgern vor. Sie können nach verschiedenen Rechtsgrundlagen (HGB, IFRS, IAS, US-GAAP) und nach nationalen Besonderheiten parallel berechnet und gebucht werden. Dabei werden alle steuerlichen Erfordernisse bis auf Kommunal- und Kantonalebene berücksichtigt.

Neue Verträge, Produkte und Prozesse können durch die Fachabteilungen und ohne Programmierung in die automatische Verarbeitung übernommen werden.

COMAC BACKOFFICE ENGINE dokumentiert alle Berechnungen und Buchungen vertragsbezogen und hält diese nachvollziehbar entsprechend den gesetzlichen Anforderungen verfügbar.

COMAC BACK OFFICE ENGINE liefert vollautomatische Daten für Abschlüsse, Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen und Steuererklärungen. Dabei werden die vertragsbezogenen Einzelberechnungen verdichtet und aggregiert. Dennoch kann jede verdichtete Zahl bis auf die Einzelverträge und alle Geschäftsprozesse und alle damit verbundenen Belege (Urkunden, Dokumente, Anlagen, Mails, Schriftverkehr) zurückverfolgt werden.

COMAC BACKOFFICE ENGINE ist international, mehrwährungsfähig und mehrsprachig.

COMAC BACKOFFICE ENGINE kann über Schnittstellen in alle Front Office Systeme und alle ERP-Systeme integriert werden.

COMAC BACKOFFICE ENGINE senkt Kosten, erhöht die Sicherheit, braucht im Betrieb keine Kontrollen, verbessert die Transparenz, steigert die Effizienz und holt alle Informationen aus Ihren Verträgen heraus.

Wollen Sie mehr wissen? Hier finden Sie die Lösung Ihrer Anforderungen: www.sbc-systems.de.

Literaturhinweise:

462-vertrage-im-rechnungswesen-als-grundlage-fur-ein-zeitorientiertes-data-warehouse

619-vertragsbasierte-datenbankgesttzte-buchhaltung-in-lieferketten-46-th-international-scientific-colloquium-ilmenau-technical-university-september-24-b27-2001

COMAC 7 Enterprise Search Engine

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Lesen Sie hier mehr:  COMAC 7  ENTERPRISE INFORMATION SYSTEM

Jedes Unternehmen verwendet zahlreiche Speicher für Informationen: Relationale und hierarchische Daten-banken, Data Warehouses, Office-Dokumente, Arbeits-blätter, Präsentationen, Verzeichnisse, Mails, DMS, Archive, Externe Informationsdienste, URLs und Medien (Bilder, Audio, Video).

COMAC 7 stellt die Verbindung zu allen Daten-speichern her und baut hieraus ein virtuelles integriertes Informationsnetzwerk des Unternehmens. Damit haben Sie alle Vertrags- und Geschäfts-beziehungen im Griff. Informationen speichern wird einfach: Sie müssen die Informationen nur an einer Stelle mit dem Informationsnetzwerk verbinden und können sie unter allen direkten und indirekten Beziehungen wiederfinden.


COMAC 7 ist Ihre Suchmaschine für alle Informationen im Unternehmen. Sie können mit beliebigen Such-begriffen „googeln“. Die Suchgebiete, die Such-verfahrenen und die konkreten Suchaufträge können können beliebig verfeinert werden. COMAC 7 erlaubt die Personalisierung der Suchverfahren.

Lesen Sie hier mehr:  COMAC 7  ENTERPRISE INFORMATION SYSTEM


Geschäftsführer und Vorstand haften bei Lizenzverstößen

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(04.03.09) – Die Luther Rechtsanwaltsgesellschaft mbH weist auf ein Urteil des Oberlandesgerichts (OLG) Karlsruhe hin. Der Angestellte eines Unternehmens für Solartechnik mit 25 Mitarbeitern hatte auf 15 Rechnern Computerprogramme installiert, ohne sich um die dafür erforderlichen Lizenzen zu kümmern. Ein ehemaliger Angestellter meldete dies einem Software-Branchenverband, der die Informationen an die Kläger weitergab. Das Gericht verurteilte das Unternehmen und den Geschäftsführer, der keine Kontrollen vorgenommen oder angeordnet hatte, gesamtschuldnerisch zur Zahlung von insgesamt über 25.000,00 Euro zuzüglich Anwalts- und Gerichtskosten sowie Auskunft.

Die Entscheidung
Das OLG Karlsruhe (Az.: 6 U 180/06) sah bereits in der bloßen Installation eine unerlaubte Vervielfältigung der Software. „Ob und in welchem Umfang diese in der Folge genutzt wird, ist unerheblich“. Die Höhe der nachzuzahlenden Lizenzgebühren bestimme sich allein danach, welchen Preis die Beklagten hätten zahlen müssen, wenn sie die auf den Computern installierte Software legal erworben hätten.

Die Haftung des Geschäftsführers begründeten die Richter u. a. damit, dass der Geschäftsführer der Einstellung eines in dieser Sache gegen ihn geführten Strafverfahrens nach Zahlung einer Geldauflage von 1.000,00 Euro nach § 153a StPO zugestimmt hatte. Diese Vorschrift setze eine – wenn auch geringe – strafrechtliche Schuld voraus. Damit bestehe ein Indiz für ein schuldhaftes, mindestens fahrlässiges Verhalten. Als gesetzlicher Vertreter des Unternehmens habe er zudem grundsätzlich Vorsorge gegen die Verletzung von Immaterialgüterrechten Dritter zu treffen.

Bei dem Unternehmen, das sich mit der Planung, Herstellung, der Montage und dem Vertrieb von Solartechnik beschäftige, würden Computer und Software intensiv genutzt. Somit sei nicht nur ein unbedeutender Randbereich, sondern eine zentrale Tätigkeit betroffen. Der Geschäftsführer sei danach als alleiniger Geschäftsführer verpflichtet gewesen, im Rahmen des Zumutbaren und Erforderlichen Maßnahmen zu treffen, die eine Gefährdung der Urheberrechte Dritter ausschließen oder doch ernsthaft mindern. Er hätte mithin dafür Sorge tragen müssen, dass auf den Computern des Unternehmens nur lizenzierte Software genutzt wird.

Auch das Aushändigen und Erläutern eines Merkblattes an jeden Mitarbeiter sah das Gericht nicht als ausreichend an. Die vom Gericht geforderten Prüfungspflichten könnten zwar generell an Mitarbeiter delegiert werden, wenn diese sachgerecht ausgewählt, instruiert und beaufsichtigt würden. Insbesondere könne ein Computer ohne weiteres so eingerichtet werden, dass die Installation neuer Software nur durch einen Administrator möglich sei. „Diese ebenso einfache wie wirkungsvolle Maßnahme, die dem Beklagten ohne weiteres zumutbar gewesen wäre, hat der Beklagte nicht ergriffen oder veranlasst.“

Kommentar der Luther Rechtsanwaltsgesellschaft
In der juristischen Literatur werden teilweise Bedenken gegen das Bestehen von Organisationspflichten des gesetzlichen Vertreters einer Kapitalgesellschaft bei (drohenden) Verletzungen von Immaterialgüterrechten geäußert, weil diese Gefahr gerade im Bereich der Informationstechnologie (IT) vielfach schwierig zu beurteilen sei. Die Entscheidung des OLG Karlsruhe belegt jedoch, dass die Verletzung von Urheberrechten an Software kein Kavaliersdelikt ist, sondern rigoros verfolgt wird. Die Haftung gesetzlicher Vertreter auch für Verstöße im IT-Bereich ergibt sich dabei aus allgemeinen zivilrechtlichen Grundsätzen.

Nach der Entscheidung des OLG Karlsruhe kann sich die Unternehmensleitung künftig nicht mehr darauf berufen, dass die Kontrolle von Mitarbeitern beim Einsatz von Software schwierig sei. Das Gericht hat hier klare Handlungsanweisungen gegeben. Die Geschäftsleitung ist daher gut beraten, proaktiv ein Lizenzmanagement zu betreiben und sollte diese IT-Compliance-Aufgabe nicht unkontrolliert an die IT-Abteilung übertragen. Neben der Haftungsvermeidung kann ein effektives Lizenzmanagement sogar zur Kostenreduktion im Unternehmen beitragen. (Luther Rechtsanwaltsgesellschaft: ra)

SBC SYSTEMS meint: Die Lizenzsoftware COMAC 6 entspricht den Anforderungen der ISO-Norm 19770 und unterstützt das Management bei der Einhaltung seiner Pflichten.

Die ISO 19770 ist die Richtschnur für ein erfolgreiches Lizenzmanagement

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Richtschnur für das Lizenzmanagement und Lizenzcontrolling wird immer mehr die Norm ISO 19770 (Berichte 1, 2 und 3). Da sie eine Vielzahl von in der Praxis bewährten Anforderungen zusammenstellt und ihre Einhaltung eine Audit-Sicherheit garantiert, wird sie als Referenz für die organisatorischen, vertraglichen und softwaretechnischen Anforderungen verwendet.

Was sollte man bei der Einführung eines Audit-sicheren Lizenzmanagements beachten?

  1. Da die ISO 19770 zu Recht die Bedeutung der organisatorischen Grundlagen und der Aufbau- und Ablauforganisation für ein erfolgreiches Lizenzmanagement betont, müssen ihre Anforderungen für das Unternehmen geklärt werden.
  2. Daraufhin sollten die Software-Anforderungen nach strategischen Basis-Anforderungen und nach operativen Detail-Anforderungen getrennt analysiert werden.
  3. Anschließend sollten die Software-Anforderungen der ISO 19770 und der Leistungsumfang der ins Auge gefassten Softwarelösung gegenübergestellt werden.

Wir haben das für COMAC 6 durchgeführt. Dabei ergeben sich drei grundlegende Aussagen:

· SOLL

Die Anforderungen der ISO 19770 an die vertragliche Sicht des Lizenzmanagements (= Soll) werden von COMAC 6 vollständig erfüllt. Da das abschließende ISO-Dokument 19770-3 erst im Jahr 2012 erwartet wird – derzeit existieren nur Zwischenberichte – , besteht hier sogar ein fachlicher Vorsprung von mindestens zwei Jahren.

· IST

Die Anforderungen der ISO 19770 an die Ist-Situation – also an die tatsächliche Lieferung, Verteilung bzw. Installation und Nutzung – der Software Assets müssen durch technische Tools bereitgestellt werden. Hier unterstützt COMAC 6 durch Schnittstellen mit Informationen von der vertraglichen Seite her.

· SOLL – IST

In COMAC 6 werden die Ist-Informationen über Schnittstellen integriert und in Soll-Ist-Analysen entsprechend den ISO 19770-Anforderungen an die Compliance umgesetzt. Diese und die Maßnahmen zur Optimierung und zur Automatisierung von Geschäftsprozessen stellen den Schwerpunkt anwenderspezifischer Projekte dar.

· IST

Die Anforderungen der ISO 19770 an die Ist-Situation – also an die tatsächliche Lieferung, Verteilung bzw. Installation und Nutzung – der Software Assets müssen durch technische Tools bereitgestellt werden. Hier unterstützt COMAC 6 durch Schnittstellen mit Informationen von der vertraglichen Seite her.

· SOLL – IST

In COMAC 6 werden die Ist-Informationen über Schnittstellen integriert und in Soll-Ist-Analysen entsprechend den ISO 19770-Anforderungen an die Compliance umgesetzt. Diese und die Maßnahmen zur Optimierung und zur Automatisierung von Geschäftsprozessen stellen den Schwerpunkt anwenderspezifischer Projekte dar.

Welche Bedeutung haben Verträge im Lizenzmanagement und Lizenzcontrolling? Folgerungen aus der ISO 19770

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Die Verwaltung von Lizenzrechten, Patenten und anderen immateriellen Wirtschaftsgütern ist eine wichtige Aufgabe des Managements. Ein bedeutender Teilbereich ist das Management und Controlling der Software Assets oder kurz SAM oder auch Lizenzmanagement und Lizenzcontrolling.

Häufig fasst man hierunter die technische Verwaltung der Softwareprodukte, also zum Beispiel das Zählen der Installationen auf Rechenanlagen, das Deployment, das Configuration Management und anderes. Diese Aspekte treten aber gegenüber den vertraglichen Aspekten immer mehr in den Hintergrund.

Noch nie konnte aus der Tatsache einer Installation eines ausführbaren Programmes auf die Art und den Umfang der rechtlich zulässigen Nutzung geschlossen werden. Hinzu kommen langfristige Entwicklungstrends des Hostings, des „Cloud Computing“ oder von „Software as a Service“, die zeigen, dass es mit dem bloßen Zählen der Zugangssoftware nicht getan ist. Die entscheidenden Regelungen finden „hinter“ der Zugangssoftware statt.

Inzwischen stehen deshalb die vertraglichen, betriebswirtschaftlichen und organisatorischen Aspekte im Mittelpunkt des Lizenzmanagements und des Lizenzcontrollings.

Ihre Umsetzung stellt hohe Anforderungen an die notwendige Management-Software. Geeignete Systeme sind hier selten.
Die technischen Aspekte sind dazu eine notwendige Ergänzung. Hierfür sind – auch herstellerbezogen – zahlreiche Tools verfügbar.

Für das Lizenzmanagement und das Lizenzcontrolling muss deshalb geklärt werden

  • welche Anforderungen auf Basis der ISO – Norm 19770 an ein Audit-sicheres Lizenzmanagement und Lizenzcontrolling gestellt werden,
  • wie diese Anforderungen rasch in den Unternehmen und Körperschaften umgesetzt werden können und
  • welche Anforderungen sich hieraus für die Softwareunterstützung ergeben.

Ein Beispiel für eine geeignete Softwareumsetzung dieser Anforderungen ist COMAC 6.

COMAC 6 ist eine Softwarelösung für das Integrierte Vertragsmanagement und Vertragscontrolling. Dabei verweist der Begriff „integriert“ darauf, dass die Bearbeitung von Verträgen innerhalb von COMAC 6 mit den Aufgaben anderer Systeme, insbesondere mit SAP, durch geeignete Schnittstellen abgestimmt ist.

Checkliste für das Lizenzmanagement: „Nachzählen ist besser als Nachsitzen“

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Nachzählen ist besser als Nachsitzen

Von: Matthias Juchhoff

Wer bei der systematischen Planung und Verwaltung von softwarebezogenen Nutzungsrechten sofort hohe Investitionen auf sich zukommen sieht, der irrt. Laut den Analysten von Gartner können Unternehmen durch Lizenzmanagement sogar bis zu 30 Prozent ihrer IT-Kosten einsparen.

Möglich wird dies einerseits durch die Vermeidung von ungenutzter Software auf den Rechnern der Mitarbeiter. Andererseits durch die Umstellung von Lizenzmodellen: So kann beispielsweise die Umstellung von teuren Einzellizenzen zu einer günstigen Volumenlizenz das IT-Budget bereits nachhaltig schonen. Wenn auf allen PCs zudem nur unternehmenseigene Programme zum Einsatz kommen, schlägt sich das auch in einem geringeren Supportaufwand nieder. Denn oft sind es gerade die kleinen, heruntergeladenen oder selbst mitgebrachten Tools, die den Arbeitsplatz-PC eines Mitarbeiters ins Wanken bringen.

Schließlich profitiert auch die Sicherheit im Netzwerk, wenn der Administrator wirklich die Kontrolle über alle im Unternehmen eingesetzten Programme hat. Wem dies immer noch nicht reicht, um sofort seine Lizenzen in den Griff zu bekommen, der sei kurz an die Konsequenzen im Falle einer ertappten Unterlizenzierung erinnert: Diese können von Imageverlust über Gerichtsverfahren bis zu Geld- und Haftstrafen reichen.

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