Kategorie-Archiv: Vertragsanalyse und Vertragsdatenbank

Experten (m/w) für Analyse von Bestandsverträgen und Konzeption, Design, Realisierung, Test und Implementierung von konsolidierungsfähigen Vertragsdatenbanken, sowie Formalisierung von Vertragsregeln

Dauerschuldverhältnisse, Ereignisse und Risikokosten: Ein Interview mit KI

Management-Zusammenfassung

Kernaussage

Dauerschuldverhältnisse sind Stabilitätsanker im Unternehmen – sie sichern Leistungen, schaffen Planbarkeit und sind strategisch relevant. Gleichzeitig bergen sie systematische Risiken, die sich über lange Laufzeiten multiplikativ auswirken können.

Typische Risiken

  • Unklare Kündigungsregelungen → automatische Verlängerung
  • Fehlende Exit-Strategien → Lock-in, Datenverlust
  • Kostenfallen → Preissteigerungen ohne Deckelung
  • Leistungsverschlechterung → Qualität sinkt, Vertrag bindet weiter
  • Technische Bindung → hohe Migrationskosten

Risiken entstehen durch Ereignisse

Vertragsrisiken sind nicht abstrakt, sondern werden durch konkrete Ereignisse ausgelöst:

  • Vertragsende
  • Zahlungsverzug
  • Migration
  • Preisänderung
  • Leistungsstörung

LEGANTA® erkennt diese Ereignisse automatisch und verknüpft sie mit typisierten Risiken.

Ereignismengen in Dauerschuldverhältnissen

Ein typischer 4-jähriger Vertrag kann:

  • 60–70 Basisereignisse
  • 100–300 Buchungs- und Workflow-Ereignisse
  • 6.000–10.000 leistungsbezogene Ereignisse
  • 6.000–15.000 Kontierungsereignisse
  • 8.000–20.000 Plan-/Ist-Abgleiche und Obligo-Management
  • 1.000–4.000 Rollen- und Vertretungswechsel

➡️ Gesamt: bis zu 50.000+ Ereignisse pro Vertrag

In komplexen Fällen (z. B. Telekomverträge) wurden sogar über 2,5 Mio. Ereignisse gemessen.

LEGANTA®-Lösung

  • Vollautomatische Ereigniserkennung
  • Dynamische Risiko-Taxonomie
  • Ereignisbasierte Risikokostenberechnung
  • Revisionssichere, rollenbasierte Verwaltung
  • Grundlage für präventives Vertragsrisikomanagement

Fazit

LEGANTA® schafft Transparenz über die tatsächliche Komplexität von Dauerschuldverhältnissen und deren Risiken. Die Plattform ermöglicht ein frühzeitiges, automatisiertes und kostensensitives Risikomanagement, das manuell nicht mehr beherrschbar wäre.

Dauerschuldverhältnisse sind Stabilitätsanker im Unternehmen

Was sind Dauerschuldverhältnisse?

Ein Dauerschuldverhältnis ist ein Vertrag, bei dem sich die Leistungspflichten über einen längeren Zeitraum erstrecken und wiederholt oder fortlaufend erbracht werden. Typische Beispiele sind:

  • Mietverträge
  • Leasingverträge
  • Arbeitsverträge
  • Wartungs- und Supportverträge
  • SaaS- und Cloud-Service-Verträge
  • Energielieferverträge

Im Gegensatz zu einmaligen Leistungsaustauschen (z. B. Kaufvertrag) entsteht hier eine dauerhafte Bindung bei der die laufende Erfüllung der eingegangenen  Verpflichtungen (Leistungen und Gegenleistungen) wesentlich ist. (Beispiel: Beschaffungsverträge mit Just-in-Time-Anlieferungen)

Dauerschuldverhältnisse sind Stabilitätsanker im Unternehmen

Dauerschuldverhältnisse bieten Verlässlichkeit, Kontinuität und Orientierung  in der Unternehmenspraxis:

Vertragliche Stabilität

  • Sie sichern dauerhafte Leistungen (z. B. IT-Services, Miete, Personal, Energie).
  • Sie schaffen verlässliche Rahmenbedingungen für Planung und Betrieb.

Finanzielle Planbarkeit

  • Wiederkehrende Zahlungen und Leistungen ermöglichen Budgetierung und Forecasting.
  • Sie reduzieren Volatilität in der Kostenstruktur.

Verhandlungsmacht & Skaleneffekte

  • Langfristige Verträge ermöglichen bessere Konditionen.
  • Anbieter investieren eher in individuelle Lösungen bei längerer Bindung.

Rechtliche Absicherung

  • Kündigungsfristen, Übergaberegeln und Migrationspflichten können vertraglich geregelt werden.
  • Schutz vor willkürlicher Vertragsbeendigung oder Leistungsausfall.

Betriebliche Kontinuität

  • Viele Geschäftsprozesse hängen direkt an solchen Verträgen.
  • Ein stabiler Vertrag verhindert operative Unterbrechungen.

Strategische Bindung

  • Langfristige Verträge mit Schlüsselpartnern (z. B. SaaS, Logistik, Infrastruktur) sind oft Teil der Unternehmensstrategie.

Dauerschuldverhältnisse und Risiken

Typische Risiken bei Dauerschuldverhältnissen

Risiko Beschreibung
Unklare
Kündigungs-
regelung 		Kann zu automatischer Verlängerung oder Streit über Vertragsende führen.
Fehlende
Exit-Strategie 		Keine Regelung zur Datenrückgabe, Migration oder
Übergabe bei Vertragsende.
Kostenfallen
bei
Verlängerung 		Preise steigen automatisch, wenn keine
Preisgleitklausel oder Deckelung vereinbart ist.
Leistungs-
verschlech-
terung 		Anbieter liefert nicht mehr wie zu Beginn, aber
Vertrag bindet weiter.
Abhängigkeit vom
Anbieter
(Lock-in) 		Technische oder organisatorische Bindung ohne klare Ausstiegsmöglichkeiten.

Warum können Risiken in Dauerschuldverhältnissen teuer werden?

Durch die lange Laufzeit der Dauerschuldverhältnisse können Fehler, Mängel und Unklarheiten im Vertrag teuer werden.

1. Laufzeit = Kostenmultiplikator

Ein Fehler oder eine ungünstige Klausel wirkt sich nicht einmalig, sondern über Monate oder Jahre aus.

Beispiel: Ein zu hoher Mietzins oder ein ungeregelter Preisindex kann über 5 Jahre zu einem sechsstelligen Mehraufwand führen.

2. Eingeschränkte Änderungsmöglichkeiten

Dauerschuldverhältnisse sind oft nicht flexibel anpassbar:

  • Änderungen bedürfen der Zustimmung beider Parteien.
  • Nachverhandlungen sind schwierig, besonders bei asymmetrischer Machtverteilung.

Beispiel: Ein SaaS-Vertrag mit fixem Leistungsumfang, der nicht mehr zum Geschäftsmodell passt, aber nicht kündbar ist.

3. Kündigungsfristen & automatische Verlängerungen

Fehlende oder unklare Regelungen führen zu:

  • Verpassten Kündigungsfristen
  • Automatischen Vertragsverlängerungen
  • Verpflichtungen über den gewünschten Zeitraum hinaus

Beispiel: Ein Wartungsvertrag verlängert sich automatisch um 12 Monate, weil die Kündigung nicht fristgerecht erfolgte.

4. Lock-in-Effekte

Technische, organisatorische oder rechtliche Bindungen machen den Wechsel teuer:

  • Datenmigration
  • Schulung neuer Anbieter
  • Vertragsstrafen oder Exit-Kosten

Beispiel: Ein Hosting-Vertrag ohne Migrationsregelung verursacht hohe Kosten beim Anbieterwechsel.

5. Versteckte Folgekosten

  • Preisgleitklauseln ohne Deckelung
  • Zusatzleistungen, die nicht klar abgegrenzt sind
  • Supportkosten außerhalb des vereinbarten Rahmens

Beispiel: Ein „inkludierter Support“ wird plötzlich als „Projektleistung“ abgerechnet.

Auslöser von Risiken sind Ereignisse

Ein Ereignis ist ein beobachtbarer oder dokumentierter Vorgang im Vertragsverlauf – z. B.:

  • Zahlungsverzug
  • Vertragsende
  • Kündigung
  • Migration
  • Leistungsstörung

Diese Ereignisse lösen Risiken aus, wenn sie:

  • nicht geregelt sind,
  • unklar formuliert sind,
  • oder nicht wie vereinbart eintreten.

Beispiel: „Vertragsende“ ist ein Ereignis – das Risiko entsteht, wenn keine Datenrückgabe geregelt ist.

Risiken als potenzielle negative Folgen von ERignissen

Ein Risiko beschreibt die mögliche negative Auswirkung eines Ereignisses:

  • wirtschaftlich (z. B. Kosten, Umsatzverlust)
  • rechtlich (z. B. Haftung, Vertragsstrafen)
  • operativ (z. B. Systemausfall, Datenverlust)

Beispiel: Das Ereignis „Zahlungsverzug“ kann das Risiko „Liquiditätsengpass“ oder „Verzugszinsenverlust“ auslösen.

Risiken überwachen heißt Ereignisse überwachen

Risiken sind nicht abstrakt, sondern entstehen aus konkreten Ereignissen im Vertragsverlauf.

Wer Risiken früh erkennen will, muss die Ereignisse identifizieren, beobachten und bewerten, die sie auslösen können.

Beispielhafte Ereignisse → Risikoauslösung

Ereignis Mögliche Risiken
Zahlungsverzug Liquiditätsrisiko, Mahnkosten, Leistungsausfall
Vertrags-
verlängerung 		Kostensteigerung, Bindung über Bedarf hinaus
Vertragsende Datenverlust, Migrationskosten, Lock-in
Kündigung Betriebsunterbrechung, Vertragsstrafe
Preisänderung Budgetüberschreitung, Nachverhandlungspflicht
Leistungsstörung SLA-Verletzung, Reputationsrisiko,
Schadensersatz

Was bedeutet das für LEGANTA®?

  • Ereignisse sind die Triggerpunkte für Risikoanalysen.
  • Die Plattform kann durch automatisierte Ereigniserkennung (z. B. Vertragsende, Mahnstatus, Kündigungsfristen) Risiken frühzeitig sichtbar machen.
  • Die Risiko-Taxonomie wird dynamisch, wenn sie mit einem Ereignis-Monitoring verknüpft ist.

Beispiel für LEGANTA®-Logik:

„Wenn ein Vertragsende innerhalb der nächsten 60 Tage erkannt wird und keine Migrationsregel vorhanden ist, dann wird das Risiko Datenverlust bei Vertragsende aktiviert.“

Ereignis-Risiko-Verknüpfung

Aus diesem Grund besitzt die LEGANTA® Contract Intelligence Platform ein Modul für Ereignis-Risiko-Verknüpfung, das systematisch beschreibt, wie Vertragsereignisse mit Risiken verbunden sind.

Zweck:

Dieses Modul verknüpft erkannte Vertragsereignisse mit typisierten Risiken aus der LEGANTA® Risiko-Taxonomie. Es dient der automatisierten Risikoerkennung, -bewertung und -überwachung im Vertragslebenszyklus.

Modulstruktur

1. Ereignisdefinition

JSON

{

  „EreignisID“: „EV001“,

  „Bezeichnung“: „Vertragsende in 30 Tagen“,

  „Typ“: „Zeitbasiert“,

  „Quelle“: „Vertragslaufzeit“,

  „ErkanntAm“: „2025-09-12“

}

2. Verknüpfte Risiken

JSON

[

  {

    „RisikoID“: „R001“,

    „Bezeichnung“: „Datenverlust bei Vertragsende“,

    „Risikotyp“: „Technisch“,

    „Auslöser“: „Keine Migrationsregel vorhanden“,

    „Kostenpotenzial“: „Hoch“,

    „Bewertung“: „Aktiv“

  },

  {

    „RisikoID“: „R002“,

    „Bezeichnung“: „Lock-in durch fehlende Übergabepflichten“,

    „Risikotyp“: „Strategisch“,

    „Auslöser“: „Keine Exit-Klausel“,

    „Kostenpotenzial“: „Mittel“,

    „Bewertung“: „Aktiv“

  }

]

3. Regelwerk zur Verknüpfung

YAML

Regeln:

  – Wenn Ereignis = „Vertragsende in <60 Tagen“

    Und keine Klausel enthält „Datenrückgabe“ oder „Migration“

    Dann Risiko = „Datenverlust bei Vertragsende“

  – Wenn Ereignis = „Vertragsende“

    Und keine Klausel enthält „Übergabepflichten“

    Dann Risiko = „Lock-in durch fehlende Übergabepflichten“

Monitoring-Funktion

  • Ereignisse werden laufend aus Vertragsdaten extrahiert.
  • Verknüpfte Risiken werden automatisch aktiviert, bewertet und priorisiert.
  • Änderungen im Vertrag (z. B. Ergänzung einer Migrationsregel) deaktivieren das Risiko.

Anschlussmodule

  • Integration mit LEGANTA® Audit-Trail zur Nachverfolgung von Risikoänderungen
  • Verknüpfung mit Kostenmodul zur Simulation finanzieller Auswirkungen
  • Export als JSON für externe Risk Engines oder BI-Systeme

Ereignisse in Dauerschuldverhältnissen: Ein Interview mit der KI

Ereignisse sind die Auslöser von Risiken. Sie zu überwachen ist eine zentrale Aufgabe im Vertrags-Risiko-Management.

In der Regel wird diese Aufgabe dramatisch unterschätzt, da die Anzahl der Vertragsereignisse dramatisch unterschätzt wird.

Wir haben deshalb unseren neuen Kollegen „KI“ befragt, ob er uns bei der Ermittlung der Anzahl von Ereignissen unterstützen kann.

Hier ist das Interview im Wortlaut.

1. Frage an die KI: Wie viele Ereignisse sind in einem 4jährigen Dauerschuldverhältnis zu überwachen

Antwort:

Die Anzahl der zu überwachenden Ereignisse in einem 4-jährigen Dauerschuldverhältnis hängt stark von der Art des Vertrags und den spezifischen Anforderungen ab. Hier ist eine strukturierte Übersicht, wie man das einschätzen kann:

Typische Ereignisse in einem Dauerschuldverhältnis

  • Vertragsbeginn & -ende
  • Startdatum
  • Geplantes Enddatum (falls befristet)
  • Zahlungszyklen
  • Monatlich, vierteljährlich, jährlich etc.
  • Bei monatlicher Zahlung: 48 Ereignisse in 4 Jahren
  • Preisanpassungen
  • z. B. jährliche Indexierung oder vertraglich vereinbarte Erhöhungen
  • Kündigungsfristen
  • Erinnerung vor Ablauf der Kündigungsfrist (z. B. 3 Monate vorher)
  • Verlängerungsoptionen
  • Automatische Verlängerung oder aktive Verlängerung notwendig
  • Leistungsüberprüfungen / SLA-Kontrollen
  • z. B. jährliche Reviews, Wartungstermine, Serviceberichte
  • Dokumentenaktualisierungen
  • z. B. neue AGB, Datenschutzrichtlinien, Vertragsanhänge

Beispielhafte Ereignisanzahl (für einen typischen Vertrag)

Ereignisart Häufigkeit Anzahl in 4 Jahren
Zahlungstermine monatlich 48
Preisanpassung jährlich 4
Kündigungsfrist-Erinnerung 1× vor Ablauf 1
Vertragsverlängerung 1× (falls nötig) 1
Leistungsüberprüfung jährlich 4
Dokumentenupdates | 1–2× jährlich 4–8
Gesamt (geschätzt)   60–66 Ereignisse

Fazit

In einem typischen 4-jährigen Dauerschuldverhältnis können 60 bis 70 relevante Ereignisse anfallen, die überwacht werden sollten. Eine manuelle Verwaltung ist dabei fehleranfällig und zeitaufwendig – Automatisierung lohnt sich also deutlich.

2. Frage an die KI: Hast Du auch alle Buchungen und Workflows berücksichtigt und die Berechtigungen von Mitarbeitern beachtet?

Antwort:

Sehr gute Ergänzung! Wenn man alle Buchungen, Workflows und Berechtigungen von Mitarbeitenden berücksichtigt, steigt die Anzahl der zu überwachenden Ereignisse in einem Dauerschuldverhältnis deutlich.

Hier ist eine erweiterte Betrachtung:

Zusätzliche Ereignisse durch Buchungen, Workflows und Berechtigungen

1. Buchungen & Zahlungsflüsse

  • Zahlungseingänge/-ausgänge: z. B. monatlich oder bei Sonderleistungen
  • Rechnungsprüfung & Freigabeprozesse
  • Skontofristen, Mahnläufe, Rücklastschriften
  • Buchungssätze in ERP-Systemen

➡️ +12–60 Ereignisse/Jahr, je nach Komplexität

2. Workflows & Genehmigungen

  • Vertragserstellung & -freigabe
  • Änderungsanträge (z. B. Laufzeit, Preis, Leistung)
  • Kündigungsfreigaben
  • Verlängerungsentscheidungen

➡️ +5–20 Ereignisse/Jahr, abhängig von der Organisation

3. Mitarbeiterberechtigungen

  • Zugriffsrechte auf Vertragsdaten
  • Änderungsprotokolle (Audit Trails)
  • On-/Offboarding-Prozesse (z. B. bei Rollenwechseln)

➡️ +2–10 Ereignisse/Jahr, je nach Fluktuation und Sicherheitsniveau

Gesamtschätzung über 4 Jahre (inkl. aller Faktoren)

Kategorie Geschätzte Ereignisse
Basisvertragsereignisse 60–70
Buchungen & Zahlungsprozesse 50–240
Workflows & Genehmigungen 20–80
Berechtigungen & Zugriffsrechte 8–40
Gesamt (grobe Schätzung) 138–430 Ereignisse

Fazit

Ein einziges Dauerschuldverhältnis kann – unter Berücksichtigung aller operativen Prozesse – mehrere hundert Ereignisse in vier Jahren erzeugen. Das macht die automatisierte Verwaltung nicht nur sinnvoll, sondern nahezu unverzichtbar, insbesondere bei mehreren Verträgen.

3. Frage an die KI: Hast Du auch die einzelnen Leistungen im Vertrag beachtet?

In einem Dauerschuldverhältnis z.B. einem Telekom- oder Bloombergvertrag können auch leicht 500 Leistungen beinhaltet sein.

Antwort:

 Sehr guter Punkt – wenn ein Dauerschuldverhältnis bis zu 500 Einzelleistungen umfasst, vervielfacht sich der Verwaltungsaufwand noch einmal deutlich. Das hat massive Auswirkungen auf die Anzahl der zu überwachenden Ereignisse und die Komplexität der Prozesse.

Was bedeutet das konkret?

Für jede der 500 Leistungen können potenziell folgende Ereignisse auftreten:

  • Leistungserbringung (z. B. monatlich, quartalsweise, nach Bedarf)
  • Leistungsnachweise / Dokumentation
  • Abrechnung / Buchung
  • Qualitätskontrolle / SLA-Überwachung
  • Rückfragen / Eskalationen
  • Vertragsänderungen (z. B. Mengen, Preise, Frequenz)

➡️ Selbst bei nur 3–5 Ereignissen pro Leistung pro Jahr ergibt das:

  • 500 Leistungen × 4 Jahre × 3–5 Ereignisse
  • = 6.000–10.000 zusätzliche Ereignisse

Gesamtschätzung mit 500 Leistungen

Kategorie Geschätzte Ereignisse
Basisvertragsereignisse | 60–70
Buchungen & Workflows 100–300
Berechtigungen & Zugriffe 10–40
Leistungsbezogene Ereignisse 6.000–10.000
Gesamt (realistisch) 6.200–10.400

Fazit

Ein komplexes Dauerschuldverhältnis mit 500 Leistungen kann über 10.000 verwaltungsrelevante Ereignisse in 4 Jahren erzeugen. Das ist manuell kaum noch beherrschbar – hier ist ein automatisiertes System nicht nur sinnvoll, sondern geschäftskritisch.

4. Frage an die KI: Hast du auch berücksichtigt, dass alle Leistungen auch auf Objekte, Kostenstellen, Profitcentern und Projekten bzw. Kostenträgern zu buchen sind?

Antwort:

Ja – wenn alle Leistungen zusätzlich auf Objekte, Kostenstellen, Profitcenter, Projekte oder Kostenträger gebucht werden müssen, steigt die Komplexität und die Anzahl der zu überwachenden Ereignisse exponentiell. Das betrifft insbesondere Unternehmen mit mehrdimensionaler Kostenrechnung oder SAP-ähnlichen ERP-Systemen.

🧾 Was bedeutet das konkret?

Für jede einzelne Leistung (bis zu 500):

  • Zuweisung zu:
  • Kostenstelle (z. B. Abteilung)
  • Profitcenter (z. B. Geschäftsbereich)
  • Objekt (z. B. Maschine, Gebäude, Fahrzeug)
  • Projekt oder Kostenträger (z. B. Kundenauftrag, internes Projekt)

Für jede Buchung:

  • Kontierung prüfen
  • Genehmigungsworkflow durchlaufen
  • Buchungssatz erzeugen
  • Reporting & Controlling-Zuordnung
  • Audit-Trail & Nachvollziehbarkeit sicherstellen

➡️ Das kann 3–6 zusätzliche Ereignisse pro Leistung und Jahr bedeuten.

Erweiterte Ereignisschätzung mit Buchung auf Dimensionen

Kategorie Geschätzte Ereignisse
Basisvertragsereignisse 60–70
Buchungen & Workflows 100–300
Berechtigungen & Zugriffe 10–40
Leistungsbezogene Ereignisse 6.000–10.000
Kontierungsereignisse 6.000–15.000
Gesamt (realistisch) 12.000–25.000+

Fazit

Ein komplexes Dauerschuldverhältnis mit 500 Leistungen und multidimensionaler Buchung kann über 25.000 verwaltungsrelevante Ereignisse in 4 Jahren erzeugen. Das ist ohne Automatisierung praktisch nicht mehr effizient oder fehlerfrei zu bewältigen.

5. Frage an die KI: Hast Du auch bedacht, dass in 4 Jahren die Bearbeiter oder Stellvertreter in verschiedenen Rollen wechseln und Urlaubs und Krankheitsvertretungen wechseln und das leistungsbezogen sein kann?

Antwort:

Ja – das ist ein entscheidender Aspekt, der die Komplexität in der Verwaltung von Dauerschuldverhältnissen noch einmal deutlich erhöht: die dynamische Personalstruktur über vier Jahre hinweg.

👥 Was muss zusätzlich berücksichtigt werden?

1. Rollen- und Zuständigkeitswechsel

  • Mitarbeitende wechseln Abteilungen oder Rollen (z. B. von Sachbearbeiter zu Teamleiter)
  • Neue Zuständigkeiten für bestimmte Verträge oder Leistungsbereiche
  • Historie und Nachvollziehbarkeit müssen erhalten bleiben (Audit-Trail)

2. Urlaubs- und Krankheitsvertretungen

  • Temporäre Vertretungen müssen Zugriff auf bestimmte Verträge/Leistungen erhalten
  • Vertretungsregelungen müssen leistungsbezogen sein (nicht pauschal)
  • Automatische Eskalationen bei Fristüberschreitungen durch Abwesenheit

3. Onboarding / Offboarding

  • Neue Mitarbeitende müssen korrekt eingewiesen und berechtigt werden
  • Zugriffsrechte müssen bei Austritt oder Rollenwechsel entzogen werden
  • Historische Bearbeitungen müssen nachvollziehbar bleiben

4. Genehmigungs- und Eskalationsketten

  • Wer darf was freigeben – und wer im Vertretungsfall?
  • Dynamische Workflows je nach Rolle, Projekt, Kostenstelle etc.

Was bedeutet das für die Ereignisanzahl?

Wenn man annimmt, dass:

  • 10–20 Mitarbeitende über 4 Jahre beteiligt sind
  • Jeder Mitarbeitende im Schnitt 2–4 Rollenwechsel oder Vertretungsphasen durchläuft
  • Diese Änderungen leistungsbezogen dokumentiert und angepasst werden müssen

➡️ Dann entstehen zusätzlich 1.000–4.000 Ereignisse, allein durch Rollen- und Vertretungsmanagement.

Fazit

Mit der Berücksichtigung von Personalwechseln, Vertretungen und rollenbasierten Workflows kann ein einziges Dauerschuldverhältnis mit 500 Leistungen über 4 Jahre mehr als 25.000–30.000 verwaltungsrelevante Ereignisse erzeugen.

Das macht eine automatisierte, rollenbasierte, revisionssichere Verwaltungslösung absolut notwendig – insbesondere in regulierten oder komplexen Unternehmensumgebungen.

6. Frage an die KI: Jetzt musst Du noch die Planung, diee vereinbarten Mengen und Preise berücksichtigen. Hast Du das getan?

Antwort:

Perfekt – mit der Einbeziehung von Plan-Leistungen, Ist-Leistungen, variablen Mengen, unterschiedlichen Preisstrukturen und dem laufend zu aktualisierenden Obligo nach verschiedenen Sichten (z. B. Projekt, Vertrag, Geschäftspartner, Objekte, Kostenstelle, Leistung, Zeitraum) erreichen wir nun die höchste Komplexitätsstufe in der Verwaltung eines Dauerschuldverhältnisses.

Was kommt jetzt noch hinzu?

1. Plan- vs. Ist-Leistungen

  • Planleistungen: geplante Mengen, Termine, Budgets
  • Istleistungen: tatsächlich erbrachte Leistungen mit Abweichungen
  • Abgleich & Abweichungsanalyse: regelmäßig notwendig (monatlich, quartalsweise)

2. Variable Mengen & Preise

  • Mengen können schwanken (z. B. nach Verbrauch, Bedarf, Nutzung)
  • Preise können sich ändern (z. B. Staffelpreise, Indexierung, Rabatte)
  • Preis-Mengen-Kombinationen müssen korrekt abgerechnet und gebucht werden

3. Obligo-Management

  • Offene Verpflichtungen aus Planleistungen müssen laufend aktualisiert werden
  • Obligo muss aus verschiedenen Perspektiven auswertbar sein:
  • nach Projekt
  • nach Vertrag
  • nach Geschäftspartner,
  • nach Objekt bzw. Leistungsgegenstand
  • nach Kostenstelle
  • nach Leistung
  • nach Zeitraum
  • nach Lieferant oder Vertrag

4. Reporting & Forecasting

  • Obligo fließt in Budgetplanung, Liquiditätsplanung, Projektcontrolling
  • Muss laufend synchronisiert werden mit Ist-Daten und Plananpassungen

Erweiterte Ereignisschätzung (realistisch)

Kategorie Geschätzte Ereignisse (4 Jahre)
Basisvertragsereignisse 60–70
Buchungen & Workflows 100–300
Berechtigungen & Rollenwechsel 1.000–4.000
Leistungsbezogene Ereignisse (500 L.) 6.000–10.000
Kontierungsereignisse 6.000–15.000
Plan-/Ist-Abgleiche & Obligo Management 8.000–20.000
Gesamt (realistisch) 21.000–49.000+

Fazit

Ein komplexes Dauerschuldverhältnis mit 500 Leistungen, variablen Mengen, Plan-/Ist-Abgleichen und multidimensionalem Obligo-Management kann bis zu 50.000 verwaltungsrelevante Ereignisse in 4 Jahren erzeugen.

Das ist nur mit einer automatisierten, rollenbasierten, revisionssicheren Plattform effizient und fehlerfrei zu bewältigen.

Wir danken für das aufschlussreiche Gespräch.

Was lernen wir daraus?

Auch die KI unterschätzt die Zahl der Ereignisse in einem Dauerschuldverhältnis zu Beginn dramatisch. Nach einigen Nachfragen und Hinweisen lernt sie aber sukzessive dazu und kommt dann von 60 Ereignissen auf 49.000 + Ereignisse.

Ein erstaunlicher Lerneffekt.

Allerdings waren die Hinweise noch nicht vollständig. Deshalb kann sich die Zahl der Ereignisse in der Vertragspraxis noch wesentlich steigern.

Mit der LEGANTA® Contract Intelligence Platform wird die Zahl der Ereignisse für jeden einzelnen Vertrag automatisch gemessen.

Zwei Beispiele zu Telekomverträgen zeigen knapp 500.000 und über 2,5 Mio. Ereignisse:

LEGANTA® berechnet für jeden Vertrag alle Ereignisse, Risiken und deren Kosten

Das Überwachen der Ereignisse und das frühzeitige Erkennen von Störungen und damit von verbundenen Risiken liefert die Basisdaten für ein erfolgreiches Management von potentiellen Vertragsrisiken.

Durch 100% Automatisierung dieser Verfahren legt LEGANTA® den Grundstein für die Vermeidung von potentiellen Vertragsrisiken. Und sie berechnet die Risikokosten, wenn diese Überwachung unterbleibt.

End-to-End statt Insellösungen: LEGANTA® schafft Klarheit in der Vertragslandschaft der öffentlichen Verwaltung

Wie LEGANTA® die Geschäftsprozesse von über 4000 Mitarbeitern mit zentraler Vertragsdatenbank und integrierten Workflows vernetzt

(Frankfurt am Main, 03.09.2025) In vielen Behörden sind Verträge über Referate, Fachbereiche und Dateistrukturen verstreut. Die Folge: aufwendige manuelle Recherchen, fehlende Transparenz und Medienbrüche in der Prozesskette. LEGANTA® setzt hier an – mit einer zentralen, intelligent vernetzten Vertragsdatenbank, die Geschäftsprozesse medienbruchfrei verbindet und steuerbar macht.

„Ich musste alle Verträge mit einem bestimmten IT-Dienstleister finden – aber sie lagen in verschiedenen Referaten und Dateistrukturen.“

– Leiter Beschaffungen und Vertragsmanagement, oberste Bundesbehörde

LEGANTA® als strategisches Steuerungsinstrument

Die LEGANTA® Contract Intelligence Platform bietet eine zentrale Sicht auf alle Verträge – unabhängig von Ablageort oder Format. Mit Volltextsuche, Metadatenklassifikation und integrierten Workflows wird aus fragmentierten Dokumenten ein lückenloses Datennetz, das den gesamten Verwaltungszyklus abbildet.

Digitale Souveränität durch Vertragsintelligenz

LEGANTA® ermöglicht nicht nur die schnelle Auffindbarkeit von Verträgen, sondern auch deren aktive Einbindung in Beschaffungs-, Prüf- und Zahlungsprozesse. So wird aus der Vertragsverwaltung ein strategisches Steuerungsinstrument – mit klaren Vorteilen für Compliance, Transparenz und Effizienz.

Ein Ausblick auf die Verwaltung von morgen

LEGANTA® steht für eine neue Generation digitaler Verwaltungssteuerung: End-to-End, vertragsbasiert und medienbruchfrei. Gerade in der öffentlichen Hand, wo rechtssichere Prozesse und Ressourcenklarheit entscheidend sind, zeigt sich das Potenzial besonders deutlich.

LEGANTA® macht Verträge auffindbar, verständlich und wirksam – und schafft die Grundlage für eine moderne, vernetzte Verwaltung.

Besprechen Sie Ihre Möglichkeiten der End-to-End Integration mit uns.

LEGANTA® TWIN: Der digitale Zwilling für Dauerschuldverhältnisse

LEGANTA® TWIN als digitaler Zwilling für Dauerschuldverhältnisse, Geschäftsbeziehungen, Leistungszusagen und Leistungserfüllungen ist eine virtuelle Repräsentation dieser kontinuierlichen und oft komplexen Vertrags- und Geschäftsbeziehungen.

Vorteile des Einsatzes von LEGANTA® TWIN als digitaler Zwilling für Dauerschuldverhältnisse

  • Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Verbesserte Nachvollziehbarkeit und Compliance durch eine klare und konsistente Datenstruktur.
  • Effizienzsteigerung: Automatisierte Prozesse und Workflows reduzieren manuelle Eingriffe und Fehler.
  • Erweiterte Einblicke: Tiefere Analysen und Berichte unterstützen die strategische Planung.
  • Proaktive Entscheidungsfindung: Echtzeitdaten und prädiktive Analysen ermöglichen proaktive Entscheidungen.

Durch die Umsetzung dieser Komponenten hilft LEGANTA® TWIN als digitaler Zwilling für Dauerschuldverhältnisse den Unternehmen dabei, ihre Vertragsprozesse zu optimieren und wertvolle Einblicke zu gewinnen.

Welche Aufgaben löst LEGANTA® TWIN?

LEGANTA® TWIN als digitaler Zwilling für Dauerschuldverhältnisse, Geschäftsbeziehungen, Leistungszusagen und Leistungserfüllungen ist eine virtuelle Repräsentation dieser kontinuierlichen und oft komplexen Vertrags- und Geschäftsbeziehungen.

Hier sind einige Aspekte, die von LEGANTA® TWIN perfekt abgebildet werden:

  1. Dauerschuldverhältnisse: Diese umfassen langfristige Verträge wie Miet- oder Leasingverträge. LEGANTA® TWIN überwacht und steuert in Echtzeit die Vertragsbedingungen, die Leistungsversprechen und deren Erfüllung, Zahlungspläne und die Erfüllung von Vertragsbedingungen.
  2. Geschäftsbeziehungen: LEGANTA® TWIN bildet die Interaktionen und Transaktionen zwischen Geschäftspartnern ab, einschließlich Leistungsabrufe, Bestellungen, Lieferungen und Zahlungen. Dies ermöglicht eine vollständige Nachverfolgbarkeit und Transparenz.
  3. Leistungszusagen: Diese umfassen Versprechen oder Garantien, die ein Unternehmen seinen Kunden gibt. LEGANTA® TWIN überwacht die Einhaltung dieser Zusagen und stellt sicher, dass alle Leistungsbedingungen erfüllt werden.
  4. Leistungserfüllungen: Hierbei geht es um die tatsächliche Erbringung der vereinbarten Leistungen. LEGANTA® TWIN verfolgt und analysiert den Fortschritt und die Qualität der erbrachten Leistungen in Echtzeit. Es können laufend entscheidungsrelevante Informationen abgerufen werden.

Durch die Nutzung des digitalen Zwillings LEGANTA® TWIN in diesen Bereichen können Unternehmen ihre Prozesse optimieren, die Transparenz erhöhen und die Einhaltung von Verträgen und Zusagen sicherstellen.

Wie ist LEGANTA® TWIN aufgebaut?

LEGANTA® TWIN als digitaler Zwilling für Dauerschuldverhältnisse ist eine virtuelle Repräsentation aller relevanten Daten und Prozesse, die mit langfristigen vertraglichen Verpflichtungen und deren Erfüllungen verbunden sind.

LEGANTA® TWIN ist folgendermaßen aufgebaut:

Hauptkomponenten:

  1. Vertragsdatenbank:
    • Vertragsnummer: Eindeutige Identifikation jedes Dauerschuldverhältnisses.
    • Mitarbeiter: Personen, die in den Geschäftsprozessen involviert sind.
    • Vertrags-, Leistungs- und Abrechnungszeiträume: Vertragslaufzeit und Verlängerungsoptionen, Dauer eines Vertrags und mögliche Verlängerungen.
    • Fristen und Bedingungen: Kündigungsbedingungen und Fristen, Bedingungen und Zeitrahmen für die Kündigung von Verträgen.
    • Vertragsanhänge: Zusätzliche Dokumente und Anhänge zu Verträgen.
    • Compliance: Einhaltung von gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen.
    • Schuldverhältnisse: Verpflichtungen und Forderungen zwischen den Vertragsparteien.
    • Leistungen und Gegenleistungen: Vereinbarte Leistungen und die entsprechenden Zahlungsbedingungen
    • Leistungsgegenstände: Die konkreten Objekte oder Dienstleistungen, die erbracht werden.
    • Kontierungselemente: Elemente zur Buchung und Verrechnung.
    • Zeitreihen der Mengen, Preise und Werte: Historische und prognostizierte Daten zu Mengen, Preisen und Werten.
    • Konten und Kontierungen: Finanzkonten und deren Buchungen.
    • Regeln für Geschäftsprozesse: Vorgaben und Abläufe für die Geschäftsprozesse.
    • Neuanlage, Änderungen, Löschungen: Verwaltung von neuen, geänderten und gelöschten Datensätzen.
    • Verpflichtung und Erfüllung: Planwerte und Istwerte, rückwirkend, aktuell, vorausschauend: Betrachtung und Berechnung der Daten in der Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft.
    • Berechnung aller zeitlichen und finanziellen Wirkungen (Zeitstempel): Ermittlung der zeitlichen und finanziellen Auswirkungen von Änderungen.
    • Ereignisse: Auslösende Ereignisse für Geschäftsprozesse, Bedingungen
    • Kostenrechnung: Verwaltung von Kostenarten, Kostenstellen, Profitcentern und Kostenträgern.
    • Liquidität: : Überwachung und Steuerung der Liquidität des Unternehmens.
    • Vertragsart: Typ des Dauerschuldverhältnisses (z.B. Mietvertrag, Leasingvertrag).
    • Vertragsparteien: Informationen zu den Vertragspartnern.
    • Laufzeit: Beginn und Ende des Dauerschuldverhältnisses.
  2. Datenintegration:
    • ERP-Systeme: Integration mit bestehenden ERP-Systemen zur Synchronisation von Vertragsdaten.
    • CRM-Systeme: Verbindung zu CRM-Systemen zur Verwaltung von Kundenbeziehungen.
    • IoT-Daten: Nutzung von IoT-Daten zur Überwachung der Vertragserfüllung in Echtzeit.
  3. Automatisierte Workflows Alle Geschäftsprozesse z.B.::
    • Vertragsprüfung: Automatisierte Prüfung von Vertragsbedingungen und Identifizierung von Risiken.
    • Genehmigungsprozesse: Automatisierte Genehmigungsworkflows zur Beschleunigung der Vertragsfreigabe.
    • Benachrichtigungen: Automatische Benachrichtigungen bei wichtigen Ereignissen oder Fristen.
  4. Analytik und Berichterstattung:
    • Dashboards: Echtzeit-Dashboards zur Überwachung des Vertragsstatus und der Vertragserfüllung.
    • Beispiel: LEGANTA® TWIN 9-Feld-Maske.
    • Berichte: Automatisierte Berichte zur Analyse von Vertragsdaten und -trends.
    • KI-gestützte Analysen: Nutzung von KI zur Vorhersage von Risiken und Chancen.
  5. Benutzerfreundliche Schnittstellen:
    • Web- und Mobile-Apps: Intuitive Benutzeroberflächen für den Zugriff auf Vertragsdaten und -prozesse.
    • Chatbots: Einsatz von Chatbots zur Unterstützung bei der Vertragserstellung und -verwaltung.

Funktionsweise:

  1. Datenaufnahme und -integration:
    • Vertragsdaten werden originär im Datenmodell von LEGANTA® TWIN gesammelt bzw. dort erfasst für die Durchführung aller Vertragsprozesse.
    • Vertrags- und Leistungsdaten werden laufend aus verschiedenen Quellen wie ERP- und CRM-Systemen sowie IoT-Geräten gesammelt und in die zentrale Vertragsdatenbank integriert.
  2. Echtzeit-Überwachung:
    • Sensoren und IoT-Geräte liefern Echtzeitdaten zur Vertragserfüllung, die kontinuierlich in den digitalen Zwilling eingespeist werden.
  3. Automatisierte Prozesse:
    • Automatisierte Workflows sorgen für die Prüfung und Genehmigung von Verträgen sowie für die Benachrichtigung bei wichtigen Ereignissen oder Fristen.
    • Automatisierte Workflows werden zur Leistungsabnahme. Sachlich-rechnerisch-richtig-Prüfung und zu Kostennachgenehmigungen eingesetzt
    • Automatische Verfahren werden zur Rechnungseingangsprüfung und zu Freigabe von Zahlungen eingesetzt
    • Automatisierte Berechnungen und Buchungen nach internationalem Standard, z.B. für IFRS 15 und IFRS 16
  4. Analysen und Berichte:
    • KI-gestützte Analysen und Berichte bieten tiefe Einblicke in Vertragsdaten und helfen bei der Identifizierung von Risiken und Chancen.
  5. Interaktive Benutzeroberflächen:
    • Benutzer können über intuitive Web- und Mobile-Apps sowie Chatbots auf den digitalen Zwilling zugreifen und Verträge verwalten.

PACKAGED SOLUTIONS, SAP RAPID DEPLOYMENT SOLUTIONS UND VENDOR CONTROLLING

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Es ist leider alltägliche Praxis, dass IT-Projekte die anfangs angestrebten Ziele nicht erreichen: Zeitverzögerungen und Budgetüberschreitungen sind oft noch das kleinere Übel, doch sind auch vollständige Themaverfehlungen durch fehlende Genauigkeit der Zielvorgaben, Fehleinschätzungen über den Bedarf des Kunden, unzureichende und unvollständige Einbindung aller Stakeholder, mangelnde Kenntnis der Fähigkeiten der ausgewählten Lösung und unzureichende Kompetenz der Vendors (Lieferanten und Consultants) nicht ungewöhnlich.

Diese Fehler können die unterschiedlichsten Geschäftsprozesse betreffen und werden sich – meist zu spät – in einigen oder allen Projektphasen zeigen, d.h. bei Zielvorgaben, Lösungsarchitektur, Grob- und Feinkonzeption, Testdaten, Programmdesigns, Testplanung, Realisierung, Modul-, Funktions- und Gesamttests, Abnahmen, Implementierung, Training, Roll-Out, Probebetrieb und Einsatzunterstützung.

Die notwendigen Maßnahmen, um hier Abhilfe zu schaffen, sind in der Regel bereits seit den ersten Projekten der Menschheit bekannt und recht unspektakulär, weil allseits bekannt. Notwendig sind

  • theoretische und parktische Kompetenz aller Beteiligten,
  • die exakten Analysen und Problembeschreibungen
  • die Einbindung aller Beteiligten in den Lösungsprozess
  • die Beschreibung der Lösungen, ihre Integration in den Arbeitsplatz und das Gesamtunternehmen und ihre Auswirkungen in der Praxis aller Beteiligten
  • das Augenmaß zwischen generischen Ansätzen, Customizing und Speziallösungen
  • die Beachtung der Ziele des Unternehmens, der Zügelung persönlicher Eitelkeiten und der Nutzen-Kosten-Relationen
  • ein transparentes Projektmanagement, Projektcontrolling und Projektreporting
  • eine faire und offene Moderation zwischen allen Projektbeteiligen und deren Ziele.

Man kann auch einfach sagen: Erfolgreiche IT-Projekte brauchen Kompetenz, Verantwortung und gesunden Menschenverstand aller Beteiligten.

Doch ist es schwierig, am Anfang eines Projektes und inmitten der Aufbruchstimmung und der vielfältigen Optionen und Chancen eine Umsetzung dieser „weichen Faktoren“ zu erreichen.

Deshalb werden immer wieder operationalisierbare Konzepte gesucht, mit denen die genannten Risiken vermieden werden können.

Hierunter fällt das Konzept der „Packaged Solutions“, mit welchem die Implementierungsrisiken verringert werden sollen.

Mit diesem Ansatz bieten Software- und Serviceanbieter Produkte an um Risken zu reduzieren, Transparenz zu verbessern und mit allen Projektbeteiligten die Implementierungsergebnisse frühzeitig abzustimmen.

Packaged Solutions zerlegen den Implementierungsprozess in kleinere, wohldefinierte Einheiten, welche leichter zu steuern und umzusetzen sind und mit geringeren Kosten ausgerollt werden können als diese bei anderen Verfahren der Fall ist. Dabei streben Packaged Solutions eine ganzheitliche Betrachtung der Implementierungsfolgen über die gesamte Wertschöpfungskette, die Geschäftsanforderungen und die Ziele der Auftraggeber an. Packaged Solutions sollen eine vereinfachte Projektsteuerung bei reduzierten Risiken und konkret beschreibbaren Ergebnissen unterstützen.

Eine sehr gute Beschreibung von Packaged Solutions findet sich bei Michael Krigsman, Introducing Packaged Solutions, Januar 2011, Asuret Inc.

Dabei werden Möglichkeiten und Grenzen dieses Ansatzes dargestellt, wobei ergänzend noch auf die Gefahr hingewiesen werden sollte, dass Packaged Solutions leicht auch zu Insellösungen führen können, wenn der Blick nur auf die konkrete Problemsituation verengt wird.

Michael Krigsman zeigt, dass als Antwort auf die abnehmende Toleranz der Auftraggeber gegenüber Implementierungsrisiken und auf die Notwendigkeit Packaged Solutions vom Marktführer SAP sogenannte „Rapid Deployment Solutions“ angeboten werden.

Er zitiert José Duarte, der Präsidenten der SAP Global Services, mit den Worten:

“SAP Rapid Deployment solutions help customers achieve fast time-to-value and immediately address essential business and process needs. Customers know exactly what they’re getting with SAP Rapid Deployment solutions – how long projects will take and what they will cost – combined with lower total cost of implementation and ownership.”

Im Rahmen der SAP Rapid Deployment-Lösungen sollen die Faktoren für den Projekterfolg durch folgende Maßnahmen sichergestellt werden:

  • Projektkosten, Projektpläne, Projektergebnisse einschließlich der erforderlichen Softwaremodule und ihrer Konfiguration werden detailliert beschrieben
  • Projektprozesse und Projektrollen werden beschrieben und mit allen Beteiligten ein gemeinsames Verständnis zwischen Auftraggeber- und Vendorseite abgestimmt
  • Das Projektteam und seine Aufgaben werden beschrieben einschließlich der damit verbundenen wichtigsten Projektaktivitäten.

Alle Komponenten des Projekterfolges werden zwischen Auftraggeber und Vendor in detaillierten vertraglichen Vereinbarungen festgeschrieben.

Durch die damit beabsichtige Auslagerung der Implementierungsrisiken weg vom Auftraggeber hin zum Auftragnehmer kommt dem Kunden die Aufgabe zu, die vertraglichen Vereinbarungen genau zu verstehen und zu bewerten, ihre Umsetzung und Einhaltung zu überwachen und auf Abweichungen frühzeitig und erfolgsorientiert zu reagieren.

Die Verantwortung des Auftraggebers im Vendor Controlling ist die Konsequenz aus dem „Packed Solutions“-Ansatz.

Hierbei wird der Auftraggeber professionell durch die Vertragssoftware COMAC 7 und Dienstleistungen der SBC Systems GmbH unterstützt:

  • COMAC 7 ermöglicht das Management, Accounting und Controlling von beliebig komplexen Vertragsverhältnissen in einer gemeinsamen, konsolidierungsfähigen Datenbank.
  • COMAC 7 stellt alle Geschäftsprozesse, Workflows und Kontrollen bereit, mit denen das Vendor Controlling erfolgreich durchgeführt werden kann.
  • COMAC 7 ist das perfekte Softwarewerkzeug für alle Anforderungen an das Vendor Controlling.

Lesen Sie hier mehr über COMAC 7 Software und Business Services.

SEPA QUICK CHECK – SEPA ROAD MAP

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Der SEPA Zahlungsverkehr erfordert eine Umstellung aller Geschäftsprozesse.

Was müssen Sie tun?

Sie müssen …

  • Ihren Zahlungsverkehr umstellen
  • den richtigen Weg wählen, denn Sie haben mehrere Optionen
  • schnell handeln, denn die Zeit drängt
  • die neuen Chancen nutzen im Vertrieb und bei den Kosten

Was ist der beste Weg?

Sie haben drei Wege zur erfolgreichen Modernisierung Ihres Zahlungsverkehrs:

  1. Beratung, Projektmanagement und Schulung: Steuern Sie Ihre Teams.
  2. Modulare Software: Modernisieren Sie Ihre Software
  3. Service: Nutzen Sie Dienstleistungen ohne Investitionen.

Alle drei Wege führen zu einem erfolgreichen Echtbetrieb.

SEPA Quick Check

Machen Sie mit uns den SEPA QUICK CHECK und finden Sie Ihren Weg in 3 Tagen.

Lesen Sie mehr über unsere SEPA Beratung und über unsere Umsetzung der Bundesbank Informationen in Ihre Business-Systeme …

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Vertragsanalyse, strukturierte Vertragsdaten und konsolidierungsfähige Vertragsdatenbank

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1 Ausgangslage

Das Unternehmen hat über Jahre hinweg Verträge geschlossen und diese im Papierformat archiviert. Die Dokumente wurden dezentral geschlossen und werden dezentral aufbewahrt.

Die Archive umfassen alle Vertragsarten in Einkauf, Verkauf und Finanzierung mit unterschiedlichen Vertragspartnern, Laufzeiten, Klauseln, Leistungsumfängen und vertraglichen Regelungen.

Der Vertragsvollzug wird in der Regel über Rechnungsbelege und in individueller Form in Schriftverkehren, Mails und Notizen dokumentiert.

Das Unternehmen reagiert auf Vertragsstörungen und treibt kein aktives Vertragsmanagement und kein vorrausschauendes Leistungscontrolling.

2 Zielsetzung

Zukünftig sollen die in den Verträgen dokumentierten Geschäftsprozesse und Regelungen für ein aktives Vertragsmanagement und ein vorausschauendes Vertragscontrolling eingesetzt werden.

a) Prozesskostensenkung

Mit Hilfe der digitalisierten und strukturierten Vertragsdaten sollen Kostenersparnisse und eine höhere Effizienz realisiert werden.

Diese Ergebnisse sollen erreicht werden durch

  • Fristen- und Terminkontrolle,
  • Überwachung der vertraglichen Regelungen,
  • Optimierung und Automatisierung der Geschäftsprozesse
  • automatische Rechnungsprüfungen,
  • Finanz- und Budgetplanung
  • Unternehmensweites Auffinden aller Vertragsdaten nach Bedeutung und mit allen damit verbundenen Geschäftsbeziehungen.

b) „Benchmarking“

Durch die Übernahme der strukturierten Vertragsdaten in eine konsolidierungsfähige Vertragsdatenbank sollen automatische Leistungsvergleiche innerhalb des Unternehmens und mit dem Markt ermöglicht werden. Hierdurch soll eine Konditionenverbesserung um mindestens 10 % der Vertragsvolumina erreicht werden.

c) Dokumentation

Für alle Vertragsdokumente (Urkunden, Verträge, Anlagen, Schriftverkehr, Notizen, Geschäftsprozesse) soll ein zentrales digitales Archiv eingerichtet werden.

Alle Informationen sollen in ein integriertes Informationsnetzwerk eingebunden werden.

Alle Vertragsregeln sollen zur Automatisierung in einer zentralen Vertragsregelbank gespeichert werden.

d) Enterprise Search

Alle Informationen sollen unternehmensweit nach beliebigen Suchbegriffen ausgegeben werden. Die Ergebnisse werden nach Bedeutung sortiert und mit allen damit verbundenen Geschäftsprozessen und Geschäftsdaten präsentiert.

3 Vorgehensweise

3.1 Aufgabe

Vervollständigung, Analyse und Übernahme des Vertragsbestandes und Aufbau einer konsolidierten Vertragsdatenbank mit dem Ziel der Senkung der Prozesskosten und der Verbesserung der Vertragskonditionen

3.2 Schwerpunkt

Alle Vertragsarten mit besonderer Berücksichtigung von IT-Verträgen

3.3 Projektphasen

Phase 1: Vorbereitung

  • Bestandsaufnahme der Papierablage
  • Aktualisierung und Vervollständigung des Vertragsbestandes
  • Digitalisierung der Verträge und Aufbau eines Dokumentenmanagements

Phase 2: Betriebswirtschaftliche Analyse der Verträge

  • Konsolidierte Kurzerfassung der Vertragsdaten und Vertragsleistungen anhand eines tragfähigen Datenmodells auf EXCEL-Basis („Vertragsstenogramm“)
  • Gewichtung und Priorisierung der zu migrierenden Verträge in Vertragsgruppen
  • Nach Priorisierung: Detailanalyse der wichtigsten Verträge mit dem Ziel einer automatisierten Rechnungsbearbeitung und Rechnungsprüfung sowie der Erzeugung von Plandaten für das Controlling

Phase 3: Übernahme von Verträgen (Prototyping)

  • Definition von geeigneten Vertragskategorien
  • Migration von ausgewählten Verträgen anhand des Vertragsstenogramms auf ein EDV-gestütztes Vertragsmanagementsystem
  • Testbetrieb mit Plandaten, Rechnungsprüfung und Verteilung auf Kostenstellen unter Berücksichtigung der Budgets

4 Realisierung

Unsere erfahrenen Projektmanager führen Vertragsanalysen und den Aufbau der konsolidierungsfähigen Vertragsdatenbank durch.

Mit COMAC 6 stellen wir Ihnen auf Wunsch eine leistungsfähige Vertragssoftware für das Management und Controlling Ihrer digitalisierten Verträge zur Verfügung. Damit können Sie die Prozesskostensenkungen und Konditionenverbesserungen sofort umsetzen.

Senior IT Consultant

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Erfahrener IT Consultant mit Schwerpunkten in Vertragsanalysen, Vertragsmanagement, Vertragscontrolling, Leasing und Finanzierung

„Ich verbinde hohe analytische Kompetenz mit herausragenden Fähigkeiten in der Programmrealisierung. Dadurch, verbunden mit meiner langjährigen Berufserfahrung, kann ich Probleme rasch analysieren, Fehler sowohl auf abstrakt-konzeptioneller Ebene identifizieren als auch schließlich konkret in eine Problemlösung umsetzen.
Als Schnittstelle zwischen fachlichen Anforderungen, theoretischer Modellbildung und praktischer Realisierung kann ich diese Fähigkeiten in jeder Phase eines Projektes einbringen, um die Qualität des Konzeptes sicherzustellen, Probleme in der Umsetzung frühzeitig zu erkennen und zu beheben, Projektrisiken weitgehend zu vermeiden und damit den Erfolg zu gewährleisten.“

senior-it-consultant

Vertragsmanagement Vertragscontrolling

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Wir wenden uns

  • an Unternehmen, öffentliche Betriebe und Verwaltungen,
  • an Einzelunternehmen, kleine Gesellschaften, den Mittelstand und an Konzerne
  • an Bund, Länder, Gemeinden und Körperschaften des öffentlichen Rechts und
  • an alle Branchen

In Ihren Geschäftsbeziehungen spielen Verträge eine entscheidende Rolle.

Sie regeln

  • das Zusammenwirken mit Kunden und Lieferanten, mit Banken und Behörden
  • die vereinbarten Lieferungen und Dienstleistungen
  • den rechtzeitigen Bezug von Produktionsfaktoren in der notwendigen Qualität und Menge und zu den vereinbarten Preisen.

Sie ermöglichen

  • die schnelle Reaktion auf sich bietende Marktchancen
  • die Nutzung der weltweiten Absatz- und Beschaffungskanäle
  • eine effiziente Arbeitsteilung durch externes Outsourcing und interne Profitcenter

Sie beinhalten

  • alle Termine
  • alle Klauseln
  • alle Aktivitäten
  • alle Finanzwirkungen und damit
  • wichtige Angaben über Produktions-, Liquiditäts- und Finanzplanung

Sie möchten die Chancen nutzen, die in Ihren Verträgen schlummern und interessieren sich für ein Vertragsmanagement-System, das mit Ihren bestehenden Softwarelösungen zusammenarbeiten kann.

Im Anhang stellen wir Ihnen die technischen und fachlichen Grundlagen sowie die Alleinstellungsmerkmale von COMAC vor. Anschließend skizzieren wir verschiedene Musterszenarien, die als Grundlage für eine optimal auf Ihre Anforderungen zugeschnittene Lösung dienen können.

sbcs-comac-6-produktbeschreibung-01