Kategorie-Archiv: Vertragsanalyse und Vertragsdatenbank

Experten (m/w) für Analyse von Bestandsverträgen und Konzeption, Design, Realisierung, Test und Implementierung von konsolidierungsfähigen Vertragsdatenbanken, sowie Formalisierung von Vertragsregeln

LEGANTA® TWIN: Der digitale Zwilling für Dauerschuldverhältnisse

LEGANTA® TWIN als digitaler Zwilling für Dauerschuldverhältnisse, Geschäftsbeziehungen, Leistungszusagen und Leistungserfüllungen ist eine virtuelle Repräsentation dieser kontinuierlichen und oft komplexen Vertrags- und Geschäftsbeziehungen.

Vorteile des Einsatzes von LEGANTA® TWIN als digitaler Zwilling für Dauerschuldverhältnisse

  • Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Verbesserte Nachvollziehbarkeit und Compliance durch eine klare und konsistente Datenstruktur.
  • Effizienzsteigerung: Automatisierte Prozesse und Workflows reduzieren manuelle Eingriffe und Fehler.
  • Erweiterte Einblicke: Tiefere Analysen und Berichte unterstützen die strategische Planung.
  • Proaktive Entscheidungsfindung: Echtzeitdaten und prädiktive Analysen ermöglichen proaktive Entscheidungen.

Durch die Umsetzung dieser Komponenten hilft LEGANTA® TWIN als digitaler Zwilling für Dauerschuldverhältnisse den Unternehmen dabei, ihre Vertragsprozesse zu optimieren und wertvolle Einblicke zu gewinnen.

Welche Aufgaben löst LEGANTA® TWIN?

LEGANTA® TWIN als digitaler Zwilling für Dauerschuldverhältnisse, Geschäftsbeziehungen, Leistungszusagen und Leistungserfüllungen ist eine virtuelle Repräsentation dieser kontinuierlichen und oft komplexen Vertrags- und Geschäftsbeziehungen.

Hier sind einige Aspekte, die von LEGANTA® TWIN perfekt abgebildet werden:

  1. Dauerschuldverhältnisse: Diese umfassen langfristige Verträge wie Miet- oder Leasingverträge. LEGANTA® TWIN überwacht und steuert in Echtzeit die Vertragsbedingungen, die Leistungsversprechen und deren Erfüllung, Zahlungspläne und die Erfüllung von Vertragsbedingungen.
  2. Geschäftsbeziehungen: LEGANTA® TWIN bildet die Interaktionen und Transaktionen zwischen Geschäftspartnern ab, einschließlich Leistungsabrufe, Bestellungen, Lieferungen und Zahlungen. Dies ermöglicht eine vollständige Nachverfolgbarkeit und Transparenz.
  3. Leistungszusagen: Diese umfassen Versprechen oder Garantien, die ein Unternehmen seinen Kunden gibt. LEGANTA® TWIN überwacht die Einhaltung dieser Zusagen und stellt sicher, dass alle Leistungsbedingungen erfüllt werden.
  4. Leistungserfüllungen: Hierbei geht es um die tatsächliche Erbringung der vereinbarten Leistungen. LEGANTA® TWIN verfolgt und analysiert den Fortschritt und die Qualität der erbrachten Leistungen in Echtzeit. Es können laufend entscheidungsrelevante Informationen abgerufen werden.

Durch die Nutzung des digitalen Zwillings LEGANTA® TWIN in diesen Bereichen können Unternehmen ihre Prozesse optimieren, die Transparenz erhöhen und die Einhaltung von Verträgen und Zusagen sicherstellen.

Wie ist LEGANTA® TWIN aufgebaut?

LEGANTA® TWIN als digitaler Zwilling für Dauerschuldverhältnisse ist eine virtuelle Repräsentation aller relevanten Daten und Prozesse, die mit langfristigen vertraglichen Verpflichtungen und deren Erfüllungen verbunden sind.

LEGANTA® TWIN ist folgendermaßen aufgebaut:

Hauptkomponenten:

  1. Vertragsdatenbank:
    • Vertragsnummer: Eindeutige Identifikation jedes Dauerschuldverhältnisses.
    • Mitarbeiter: Personen, die in den Geschäftsprozessen involviert sind.
    • Vertrags-, Leistungs- und Abrechnungszeiträume: Vertragslaufzeit und Verlängerungsoptionen, Dauer eines Vertrags und mögliche Verlängerungen.
    • Fristen und Bedingungen: Kündigungsbedingungen und Fristen, Bedingungen und Zeitrahmen für die Kündigung von Verträgen.
    • Vertragsanhänge: Zusätzliche Dokumente und Anhänge zu Verträgen.
    • Compliance: Einhaltung von gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen.
    • Schuldverhältnisse: Verpflichtungen und Forderungen zwischen den Vertragsparteien.
    • Leistungen und Gegenleistungen: Vereinbarte Leistungen und die entsprechenden Zahlungsbedingungen
    • Leistungsgegenstände: Die konkreten Objekte oder Dienstleistungen, die erbracht werden.
    • Kontierungselemente: Elemente zur Buchung und Verrechnung.
    • Zeitreihen der Mengen, Preise und Werte: Historische und prognostizierte Daten zu Mengen, Preisen und Werten.
    • Konten und Kontierungen: Finanzkonten und deren Buchungen.
    • Regeln für Geschäftsprozesse: Vorgaben und Abläufe für die Geschäftsprozesse.
    • Neuanlage, Änderungen, Löschungen: Verwaltung von neuen, geänderten und gelöschten Datensätzen.
    • Verpflichtung und Erfüllung: Planwerte und Istwerte, rückwirkend, aktuell, vorausschauend: Betrachtung und Berechnung der Daten in der Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft.
    • Berechnung aller zeitlichen und finanziellen Wirkungen (Zeitstempel): Ermittlung der zeitlichen und finanziellen Auswirkungen von Änderungen.
    • Ereignisse: Auslösende Ereignisse für Geschäftsprozesse, Bedingungen
    • Kostenrechnung: Verwaltung von Kostenarten, Kostenstellen, Profitcentern und Kostenträgern.
    • Liquidität: : Überwachung und Steuerung der Liquidität des Unternehmens.
    • Vertragsart: Typ des Dauerschuldverhältnisses (z.B. Mietvertrag, Leasingvertrag).
    • Vertragsparteien: Informationen zu den Vertragspartnern.
    • Laufzeit: Beginn und Ende des Dauerschuldverhältnisses.
  2. Datenintegration:
    • ERP-Systeme: Integration mit bestehenden ERP-Systemen zur Synchronisation von Vertragsdaten.
    • CRM-Systeme: Verbindung zu CRM-Systemen zur Verwaltung von Kundenbeziehungen.
    • IoT-Daten: Nutzung von IoT-Daten zur Überwachung der Vertragserfüllung in Echtzeit.
  3. Automatisierte Workflows Alle Geschäftsprozesse z.B.::
    • Vertragsprüfung: Automatisierte Prüfung von Vertragsbedingungen und Identifizierung von Risiken.
    • Genehmigungsprozesse: Automatisierte Genehmigungsworkflows zur Beschleunigung der Vertragsfreigabe.
    • Benachrichtigungen: Automatische Benachrichtigungen bei wichtigen Ereignissen oder Fristen.
  4. Analytik und Berichterstattung:
    • Dashboards: Echtzeit-Dashboards zur Überwachung des Vertragsstatus und der Vertragserfüllung.
    • Beispiel: LEGANTA® TWIN 9-Feld-Maske.
    • Berichte: Automatisierte Berichte zur Analyse von Vertragsdaten und -trends.
    • KI-gestützte Analysen: Nutzung von KI zur Vorhersage von Risiken und Chancen.
  5. Benutzerfreundliche Schnittstellen:
    • Web- und Mobile-Apps: Intuitive Benutzeroberflächen für den Zugriff auf Vertragsdaten und -prozesse.
    • Chatbots: Einsatz von Chatbots zur Unterstützung bei der Vertragserstellung und -verwaltung.

Funktionsweise:

  1. Datenaufnahme und -integration:
    • Vertragsdaten werden originär im Datenmodell von LEGANTA® TWIN gesammelt bzw. dort erfasst für die Durchführung aller Vertragsprozesse.
    • Vertrags- und Leistungsdaten werden laufend aus verschiedenen Quellen wie ERP- und CRM-Systemen sowie IoT-Geräten gesammelt und in die zentrale Vertragsdatenbank integriert.
  2. Echtzeit-Überwachung:
    • Sensoren und IoT-Geräte liefern Echtzeitdaten zur Vertragserfüllung, die kontinuierlich in den digitalen Zwilling eingespeist werden.
  3. Automatisierte Prozesse:
    • Automatisierte Workflows sorgen für die Prüfung und Genehmigung von Verträgen sowie für die Benachrichtigung bei wichtigen Ereignissen oder Fristen.
    • Automatisierte Workflows werden zur Leistungsabnahme. Sachlich-rechnerisch-richtig-Prüfung und zu Kostennachgenehmigungen eingesetzt
    • Automatische Verfahren werden zur Rechnungseingangsprüfung und zu Freigabe von Zahlungen eingesetzt
    • Automatisierte Berechnungen und Buchungen nach internationalem Standard, z.B. für IFRS 15 und IFRS 16
  4. Analysen und Berichte:
    • KI-gestützte Analysen und Berichte bieten tiefe Einblicke in Vertragsdaten und helfen bei der Identifizierung von Risiken und Chancen.
  5. Interaktive Benutzeroberflächen:
    • Benutzer können über intuitive Web- und Mobile-Apps sowie Chatbots auf den digitalen Zwilling zugreifen und Verträge verwalten.

PACKAGED SOLUTIONS, SAP RAPID DEPLOYMENT SOLUTIONS UND VENDOR CONTROLLING

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Es ist leider alltägliche Praxis, dass IT-Projekte die anfangs angestrebten Ziele nicht erreichen: Zeitverzögerungen und Budgetüberschreitungen sind oft noch das kleinere Übel, doch sind auch vollständige Themaverfehlungen durch fehlende Genauigkeit der Zielvorgaben, Fehleinschätzungen über den Bedarf des Kunden, unzureichende und unvollständige Einbindung aller Stakeholder, mangelnde Kenntnis der Fähigkeiten der ausgewählten Lösung und unzureichende Kompetenz der Vendors (Lieferanten und Consultants) nicht ungewöhnlich.

Diese Fehler können die unterschiedlichsten Geschäftsprozesse betreffen und werden sich – meist zu spät – in einigen oder allen Projektphasen zeigen, d.h. bei Zielvorgaben, Lösungsarchitektur, Grob- und Feinkonzeption, Testdaten, Programmdesigns, Testplanung, Realisierung, Modul-, Funktions- und Gesamttests, Abnahmen, Implementierung, Training, Roll-Out, Probebetrieb und Einsatzunterstützung.

Die notwendigen Maßnahmen, um hier Abhilfe zu schaffen, sind in der Regel bereits seit den ersten Projekten der Menschheit bekannt und recht unspektakulär, weil allseits bekannt. Notwendig sind

  • theoretische und parktische Kompetenz aller Beteiligten,
  • die exakten Analysen und Problembeschreibungen
  • die Einbindung aller Beteiligten in den Lösungsprozess
  • die Beschreibung der Lösungen, ihre Integration in den Arbeitsplatz und das Gesamtunternehmen und ihre Auswirkungen in der Praxis aller Beteiligten
  • das Augenmaß zwischen generischen Ansätzen, Customizing und Speziallösungen
  • die Beachtung der Ziele des Unternehmens, der Zügelung persönlicher Eitelkeiten und der Nutzen-Kosten-Relationen
  • ein transparentes Projektmanagement, Projektcontrolling und Projektreporting
  • eine faire und offene Moderation zwischen allen Projektbeteiligen und deren Ziele.

Man kann auch einfach sagen: Erfolgreiche IT-Projekte brauchen Kompetenz, Verantwortung und gesunden Menschenverstand aller Beteiligten.

Doch ist es schwierig, am Anfang eines Projektes und inmitten der Aufbruchstimmung und der vielfältigen Optionen und Chancen eine Umsetzung dieser „weichen Faktoren“ zu erreichen.

Deshalb werden immer wieder operationalisierbare Konzepte gesucht, mit denen die genannten Risiken vermieden werden können.

Hierunter fällt das Konzept der „Packaged Solutions“, mit welchem die Implementierungsrisiken verringert werden sollen.

Mit diesem Ansatz bieten Software- und Serviceanbieter Produkte an um Risken zu reduzieren, Transparenz zu verbessern und mit allen Projektbeteiligten die Implementierungsergebnisse frühzeitig abzustimmen.

Packaged Solutions zerlegen den Implementierungsprozess in kleinere, wohldefinierte Einheiten, welche leichter zu steuern und umzusetzen sind und mit geringeren Kosten ausgerollt werden können als diese bei anderen Verfahren der Fall ist. Dabei streben Packaged Solutions eine ganzheitliche Betrachtung der Implementierungsfolgen über die gesamte Wertschöpfungskette, die Geschäftsanforderungen und die Ziele der Auftraggeber an. Packaged Solutions sollen eine vereinfachte Projektsteuerung bei reduzierten Risiken und konkret beschreibbaren Ergebnissen unterstützen.

Eine sehr gute Beschreibung von Packaged Solutions findet sich bei Michael Krigsman, Introducing Packaged Solutions, Januar 2011, Asuret Inc.

Dabei werden Möglichkeiten und Grenzen dieses Ansatzes dargestellt, wobei ergänzend noch auf die Gefahr hingewiesen werden sollte, dass Packaged Solutions leicht auch zu Insellösungen führen können, wenn der Blick nur auf die konkrete Problemsituation verengt wird.

Michael Krigsman zeigt, dass als Antwort auf die abnehmende Toleranz der Auftraggeber gegenüber Implementierungsrisiken und auf die Notwendigkeit Packaged Solutions vom Marktführer SAP sogenannte „Rapid Deployment Solutions“ angeboten werden.

Er zitiert José Duarte, der Präsidenten der SAP Global Services, mit den Worten:

“SAP Rapid Deployment solutions help customers achieve fast time-to-value and immediately address essential business and process needs. Customers know exactly what they’re getting with SAP Rapid Deployment solutions – how long projects will take and what they will cost – combined with lower total cost of implementation and ownership.”

Im Rahmen der SAP Rapid Deployment-Lösungen sollen die Faktoren für den Projekterfolg durch folgende Maßnahmen sichergestellt werden:

  • Projektkosten, Projektpläne, Projektergebnisse einschließlich der erforderlichen Softwaremodule und ihrer Konfiguration werden detailliert beschrieben
  • Projektprozesse und Projektrollen werden beschrieben und mit allen Beteiligten ein gemeinsames Verständnis zwischen Auftraggeber- und Vendorseite abgestimmt
  • Das Projektteam und seine Aufgaben werden beschrieben einschließlich der damit verbundenen wichtigsten Projektaktivitäten.

Alle Komponenten des Projekterfolges werden zwischen Auftraggeber und Vendor in detaillierten vertraglichen Vereinbarungen festgeschrieben.

Durch die damit beabsichtige Auslagerung der Implementierungsrisiken weg vom Auftraggeber hin zum Auftragnehmer kommt dem Kunden die Aufgabe zu, die vertraglichen Vereinbarungen genau zu verstehen und zu bewerten, ihre Umsetzung und Einhaltung zu überwachen und auf Abweichungen frühzeitig und erfolgsorientiert zu reagieren.

Die Verantwortung des Auftraggebers im Vendor Controlling ist die Konsequenz aus dem „Packed Solutions“-Ansatz.

Hierbei wird der Auftraggeber professionell durch die Vertragssoftware COMAC 7 und Dienstleistungen der SBC Systems GmbH unterstützt:

  • COMAC 7 ermöglicht das Management, Accounting und Controlling von beliebig komplexen Vertragsverhältnissen in einer gemeinsamen, konsolidierungsfähigen Datenbank.
  • COMAC 7 stellt alle Geschäftsprozesse, Workflows und Kontrollen bereit, mit denen das Vendor Controlling erfolgreich durchgeführt werden kann.
  • COMAC 7 ist das perfekte Softwarewerkzeug für alle Anforderungen an das Vendor Controlling.

Lesen Sie hier mehr über COMAC 7 Software und Business Services.

SEPA QUICK CHECK – SEPA ROAD MAP

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Der SEPA Zahlungsverkehr erfordert eine Umstellung aller Geschäftsprozesse.

Was müssen Sie tun?

Sie müssen …

  • Ihren Zahlungsverkehr umstellen
  • den richtigen Weg wählen, denn Sie haben mehrere Optionen
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  • die neuen Chancen nutzen im Vertrieb und bei den Kosten

Was ist der beste Weg?

Sie haben drei Wege zur erfolgreichen Modernisierung Ihres Zahlungsverkehrs:

  1. Beratung, Projektmanagement und Schulung: Steuern Sie Ihre Teams.
  2. Modulare Software: Modernisieren Sie Ihre Software
  3. Service: Nutzen Sie Dienstleistungen ohne Investitionen.

Alle drei Wege führen zu einem erfolgreichen Echtbetrieb.

SEPA Quick Check

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Vertragsanalyse, strukturierte Vertragsdaten und konsolidierungsfähige Vertragsdatenbank

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1 Ausgangslage

Das Unternehmen hat über Jahre hinweg Verträge geschlossen und diese im Papierformat archiviert. Die Dokumente wurden dezentral geschlossen und werden dezentral aufbewahrt.

Die Archive umfassen alle Vertragsarten in Einkauf, Verkauf und Finanzierung mit unterschiedlichen Vertragspartnern, Laufzeiten, Klauseln, Leistungsumfängen und vertraglichen Regelungen.

Der Vertragsvollzug wird in der Regel über Rechnungsbelege und in individueller Form in Schriftverkehren, Mails und Notizen dokumentiert.

Das Unternehmen reagiert auf Vertragsstörungen und treibt kein aktives Vertragsmanagement und kein vorrausschauendes Leistungscontrolling.

2 Zielsetzung

Zukünftig sollen die in den Verträgen dokumentierten Geschäftsprozesse und Regelungen für ein aktives Vertragsmanagement und ein vorausschauendes Vertragscontrolling eingesetzt werden.

a) Prozesskostensenkung

Mit Hilfe der digitalisierten und strukturierten Vertragsdaten sollen Kostenersparnisse und eine höhere Effizienz realisiert werden.

Diese Ergebnisse sollen erreicht werden durch

  • Fristen- und Terminkontrolle,
  • Überwachung der vertraglichen Regelungen,
  • Optimierung und Automatisierung der Geschäftsprozesse
  • automatische Rechnungsprüfungen,
  • Finanz- und Budgetplanung
  • Unternehmensweites Auffinden aller Vertragsdaten nach Bedeutung und mit allen damit verbundenen Geschäftsbeziehungen.

b) „Benchmarking“

Durch die Übernahme der strukturierten Vertragsdaten in eine konsolidierungsfähige Vertragsdatenbank sollen automatische Leistungsvergleiche innerhalb des Unternehmens und mit dem Markt ermöglicht werden. Hierdurch soll eine Konditionenverbesserung um mindestens 10 % der Vertragsvolumina erreicht werden.

c) Dokumentation

Für alle Vertragsdokumente (Urkunden, Verträge, Anlagen, Schriftverkehr, Notizen, Geschäftsprozesse) soll ein zentrales digitales Archiv eingerichtet werden.

Alle Informationen sollen in ein integriertes Informationsnetzwerk eingebunden werden.

Alle Vertragsregeln sollen zur Automatisierung in einer zentralen Vertragsregelbank gespeichert werden.

d) Enterprise Search

Alle Informationen sollen unternehmensweit nach beliebigen Suchbegriffen ausgegeben werden. Die Ergebnisse werden nach Bedeutung sortiert und mit allen damit verbundenen Geschäftsprozessen und Geschäftsdaten präsentiert.

3 Vorgehensweise

3.1 Aufgabe

Vervollständigung, Analyse und Übernahme des Vertragsbestandes und Aufbau einer konsolidierten Vertragsdatenbank mit dem Ziel der Senkung der Prozesskosten und der Verbesserung der Vertragskonditionen

3.2 Schwerpunkt

Alle Vertragsarten mit besonderer Berücksichtigung von IT-Verträgen

3.3 Projektphasen

Phase 1: Vorbereitung

  • Bestandsaufnahme der Papierablage
  • Aktualisierung und Vervollständigung des Vertragsbestandes
  • Digitalisierung der Verträge und Aufbau eines Dokumentenmanagements

Phase 2: Betriebswirtschaftliche Analyse der Verträge

  • Konsolidierte Kurzerfassung der Vertragsdaten und Vertragsleistungen anhand eines tragfähigen Datenmodells auf EXCEL-Basis („Vertragsstenogramm“)
  • Gewichtung und Priorisierung der zu migrierenden Verträge in Vertragsgruppen
  • Nach Priorisierung: Detailanalyse der wichtigsten Verträge mit dem Ziel einer automatisierten Rechnungsbearbeitung und Rechnungsprüfung sowie der Erzeugung von Plandaten für das Controlling

Phase 3: Übernahme von Verträgen (Prototyping)

  • Definition von geeigneten Vertragskategorien
  • Migration von ausgewählten Verträgen anhand des Vertragsstenogramms auf ein EDV-gestütztes Vertragsmanagementsystem
  • Testbetrieb mit Plandaten, Rechnungsprüfung und Verteilung auf Kostenstellen unter Berücksichtigung der Budgets

4 Realisierung

Unsere erfahrenen Projektmanager führen Vertragsanalysen und den Aufbau der konsolidierungsfähigen Vertragsdatenbank durch.

Mit COMAC 6 stellen wir Ihnen auf Wunsch eine leistungsfähige Vertragssoftware für das Management und Controlling Ihrer digitalisierten Verträge zur Verfügung. Damit können Sie die Prozesskostensenkungen und Konditionenverbesserungen sofort umsetzen.

Senior IT Consultant

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Erfahrener IT Consultant mit Schwerpunkten in Vertragsanalysen, Vertragsmanagement, Vertragscontrolling, Leasing und Finanzierung

„Ich verbinde hohe analytische Kompetenz mit herausragenden Fähigkeiten in der Programmrealisierung. Dadurch, verbunden mit meiner langjährigen Berufserfahrung, kann ich Probleme rasch analysieren, Fehler sowohl auf abstrakt-konzeptioneller Ebene identifizieren als auch schließlich konkret in eine Problemlösung umsetzen.
Als Schnittstelle zwischen fachlichen Anforderungen, theoretischer Modellbildung und praktischer Realisierung kann ich diese Fähigkeiten in jeder Phase eines Projektes einbringen, um die Qualität des Konzeptes sicherzustellen, Probleme in der Umsetzung frühzeitig zu erkennen und zu beheben, Projektrisiken weitgehend zu vermeiden und damit den Erfolg zu gewährleisten.“

senior-it-consultant

Vertragsmanagement Vertragscontrolling

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Wir wenden uns

  • an Unternehmen, öffentliche Betriebe und Verwaltungen,
  • an Einzelunternehmen, kleine Gesellschaften, den Mittelstand und an Konzerne
  • an Bund, Länder, Gemeinden und Körperschaften des öffentlichen Rechts und
  • an alle Branchen

In Ihren Geschäftsbeziehungen spielen Verträge eine entscheidende Rolle.

Sie regeln

  • das Zusammenwirken mit Kunden und Lieferanten, mit Banken und Behörden
  • die vereinbarten Lieferungen und Dienstleistungen
  • den rechtzeitigen Bezug von Produktionsfaktoren in der notwendigen Qualität und Menge und zu den vereinbarten Preisen.

Sie ermöglichen

  • die schnelle Reaktion auf sich bietende Marktchancen
  • die Nutzung der weltweiten Absatz- und Beschaffungskanäle
  • eine effiziente Arbeitsteilung durch externes Outsourcing und interne Profitcenter

Sie beinhalten

  • alle Termine
  • alle Klauseln
  • alle Aktivitäten
  • alle Finanzwirkungen und damit
  • wichtige Angaben über Produktions-, Liquiditäts- und Finanzplanung

Sie möchten die Chancen nutzen, die in Ihren Verträgen schlummern und interessieren sich für ein Vertragsmanagement-System, das mit Ihren bestehenden Softwarelösungen zusammenarbeiten kann.

Im Anhang stellen wir Ihnen die technischen und fachlichen Grundlagen sowie die Alleinstellungsmerkmale von COMAC vor. Anschließend skizzieren wir verschiedene Musterszenarien, die als Grundlage für eine optimal auf Ihre Anforderungen zugeschnittene Lösung dienen können.

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