Kategorie-Archiv: Kapitalanlage

Verträge im Rechnungswesen und die vollautomatische BACKOFFICE ENGINE

Verträge zum Leben bringen

„Keine Buchung ohne Beleg“ – das ist die Basis der ordnungsgemäßen Buchführung. Wenn aber nur Rechnungen, Zahlungen und die Wirkungen des Leistungsverzehrs verbucht werden, dann bleibt das Rechnungswesen passiv und rückwärtsgerichtet.

Dabei hat das Unternehmen alles, was für ein aktives und vorausschauendes Rechnungswesen erforderlich ist, bereits im Hause: die geplanten und die abgeschlossenen Verträge. Nur verstauben sie noch zu oft in Archiven. Doch zum Leben gebracht, sind sie eine der besten Informationsquellen des Unternehmens.

Verträge steuern Abläufe und ermöglichen Entscheidungen

Mit den Verträgen bindet sich das Unternehmen über die gesamte Vertragsdauer an eine feste Geschäftsbeziehung mit definierten Verpflichtungen auf Leistungs- und Zahlungsbasis. Verträge zeigen bereits bei Vertragsabschluss und mit der laufenden Bewertung die Chancen und die Risiken des Unternehmens. Und Verträge betreffen alle Unternehmensbereiche: Vertrieb, Einkauf, Finanzierung, Produktion, Cash Management.

Deshalb sind Verträge unverzichtbare Belege für das Rechnungswesen. Sie liefern Planzahlen und sehen in die Zukunft. Sie beschreiben Aktivitäten, Pflichten und Ansprüche. In Verbindung mit den Ist-Belegen (Rechnungen und Zahlungen) erlauben sie aussagefähige Soll-Ist-Vergleiche bis auf Investionsgüter-, Kostenträger- und Projektebene, zeigen laufende Obligen und verbleibende Möglichkeiten. Sie liefern die Basis für die Früherkennung von Risiken aller Art.

Auch zahlreiche wissenschaftliche Artikel belegen die Notwendigkeit von Vertragsbelegen im Rechnungswesen. Einen guten Überblick geben Holger Dresing und Joachim Fischer in „Verträge im Rechnungswesen als Grundlage für ein zeitorientiertes Data Warehose“. Ebenso weisen  J.Fischer und J.Hoos auf die Vorteile von „Vertragsbasierte, dartenbankgestützte Buchhaltung in Lieferketten“ hin. Mehr dazu finden Sie auf den unten angegebenen Links.

Verträge buchen heißt BACK OFFICE ENGINE

Verträge müssen aber auch gebucht werden.Je nach Vertragsart und Vertragsdauer kann ein Vertrag zwischen 10 und 50.000 Buchungen auslösen. Und diese müssen vollautomatisch verarbeitet werden können.

Hierzu dient die in allen Unternehmensgrößen erprobte COMAC BACK OFFICE ENGINE. Sie ist für alle Vertragsarten und jede Vertragsgestaltung einsetzbar. Sie erlaubt regelbasiert die vollautomatische Berechnung aller zeit- und finanzwirksamen Vertragswirkungen über die gesamte Vertragslaufzeit hinweg. Alle buchungsrelevanten Geschäftsvorfälle können automatisch in ERP-Systeme übergeben werden. Bei Vertragsänderungen erfolgen automatisch Korrekturberechnungen und Änderungsbuchungen. Die Informationen liegen nach Leistungen, Leistungsgegenständen (Investionen, Personen, Projekten), nach Kostenarten und Kostenträgern vor. Sie können nach verschiedenen Rechtsgrundlagen (HGB, IFRS, IAS, US-GAAP) und nach nationalen Besonderheiten parallel berechnet und gebucht werden. Dabei werden alle steuerlichen Erfordernisse bis auf Kommunal- und Kantonalebene berücksichtigt.

Neue Verträge, Produkte und Prozesse können durch die Fachabteilungen und ohne Programmierung in die automatische Verarbeitung übernommen werden.

COMAC BACKOFFICE ENGINE dokumentiert alle Berechnungen und Buchungen vertragsbezogen und hält diese nachvollziehbar entsprechend den gesetzlichen Anforderungen verfügbar.

COMAC BACK OFFICE ENGINE liefert vollautomatische Daten für Abschlüsse, Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen und Steuererklärungen. Dabei werden die vertragsbezogenen Einzelberechnungen verdichtet und aggregiert. Dennoch kann jede verdichtete Zahl bis auf die Einzelverträge und alle Geschäftsprozesse und alle damit verbundenen Belege (Urkunden, Dokumente, Anlagen, Mails, Schriftverkehr) zurückverfolgt werden.

COMAC BACKOFFICE ENGINE ist international, mehrwährungsfähig und mehrsprachig.

COMAC BACKOFFICE ENGINE kann über Schnittstellen in alle Front Office Systeme und alle ERP-Systeme integriert werden.

COMAC BACKOFFICE ENGINE senkt Kosten, erhöht die Sicherheit, braucht im Betrieb keine Kontrollen, verbessert die Transparenz, steigert die Effizienz und holt alle Informationen aus Ihren Verträgen heraus.

Wollen Sie mehr wissen? Hier finden Sie die Lösung Ihrer Anforderungen: www.sbc-systems.de.

Literaturhinweise:

462-vertrage-im-rechnungswesen-als-grundlage-fur-ein-zeitorientiertes-data-warehouse

619-vertragsbasierte-datenbankgesttzte-buchhaltung-in-lieferketten-46-th-international-scientific-colloquium-ilmenau-technical-university-september-24-b27-2001

Vertragsanalyse, strukturierte Vertragsdaten und konsolidierungsfähige Vertragsdatenbank

1 Ausgangslage

Das Unternehmen hat über Jahre hinweg Verträge geschlossen und diese im Papierformat archiviert. Die Dokumente wurden dezentral geschlossen und werden dezentral aufbewahrt.

Die Archive umfassen alle Vertragsarten in Einkauf, Verkauf und Finanzierung mit unterschiedlichen Vertragspartnern, Laufzeiten, Klauseln, Leistungsumfängen und vertraglichen Regelungen.

Der Vertragsvollzug wird in der Regel über Rechnungsbelege und in individueller Form in Schriftverkehren, Mails und Notizen dokumentiert.

Das Unternehmen reagiert auf Vertragsstörungen und treibt kein aktives Vertragsmanagement und kein vorrausschauendes Leistungscontrolling.

2 Zielsetzung

Zukünftig sollen die in den Verträgen dokumentierten Geschäftsprozesse und Regelungen für ein aktives Vertragsmanagement und ein vorausschauendes Vertragscontrolling eingesetzt werden.

a) Prozesskostensenkung

Mit Hilfe der digitalisierten und strukturierten Vertragsdaten sollen Kostenersparnisse und eine höhere Effizienz realisiert werden.

Diese Ergebnisse sollen erreicht werden durch

  • Fristen- und Terminkontrolle,
  • Überwachung der vertraglichen Regelungen,
  • Optimierung und Automatisierung der Geschäftsprozesse
  • automatische Rechnungsprüfungen,
  • Finanz- und Budgetplanung
  • Unternehmensweites Auffinden aller Vertragsdaten nach Bedeutung und mit allen damit verbundenen Geschäftsbeziehungen.

b) „Benchmarking“

Durch die Übernahme der strukturierten Vertragsdaten in eine konsolidierungsfähige Vertragsdatenbank sollen automatische Leistungsvergleiche innerhalb des Unternehmens und mit dem Markt ermöglicht werden. Hierdurch soll eine Konditionenverbesserung um mindestens 10 % der Vertragsvolumina erreicht werden.

c) Dokumentation

Für alle Vertragsdokumente (Urkunden, Verträge, Anlagen, Schriftverkehr, Notizen, Geschäftsprozesse) soll ein zentrales digitales Archiv eingerichtet werden.

Alle Informationen sollen in ein integriertes Informationsnetzwerk eingebunden werden.

Alle Vertragsregeln sollen zur Automatisierung in einer zentralen Vertragsregelbank gespeichert werden.

d) Enterprise Search

Alle Informationen sollen unternehmensweit nach beliebigen Suchbegriffen ausgegeben werden. Die Ergebnisse werden nach Bedeutung sortiert und mit allen damit verbundenen Geschäftsprozessen und Geschäftsdaten präsentiert.

3 Vorgehensweise

3.1 Aufgabe

Vervollständigung, Analyse und Übernahme des Vertragsbestandes und Aufbau einer konsolidierten Vertragsdatenbank mit dem Ziel der Senkung der Prozesskosten und der Verbesserung der Vertragskonditionen

3.2 Schwerpunkt

Alle Vertragsarten mit besonderer Berücksichtigung von IT-Verträgen

3.3 Projektphasen

Phase 1: Vorbereitung

  • Bestandsaufnahme der Papierablage
  • Aktualisierung und Vervollständigung des Vertragsbestandes
  • Digitalisierung der Verträge und Aufbau eines Dokumentenmanagements

Phase 2: Betriebswirtschaftliche Analyse der Verträge

  • Konsolidierte Kurzerfassung der Vertragsdaten und Vertragsleistungen anhand eines tragfähigen Datenmodells auf EXCEL-Basis („Vertragsstenogramm“)
  • Gewichtung und Priorisierung der zu migrierenden Verträge in Vertragsgruppen
  • Nach Priorisierung: Detailanalyse der wichtigsten Verträge mit dem Ziel einer automatisierten Rechnungsbearbeitung und Rechnungsprüfung sowie der Erzeugung von Plandaten für das Controlling

Phase 3: Übernahme von Verträgen (Prototyping)

  • Definition von geeigneten Vertragskategorien
  • Migration von ausgewählten Verträgen anhand des Vertragsstenogramms auf ein EDV-gestütztes Vertragsmanagementsystem
  • Testbetrieb mit Plandaten, Rechnungsprüfung und Verteilung auf Kostenstellen unter Berücksichtigung der Budgets

4 Realisierung

Unsere erfahrenen Projektmanager führen Vertragsanalysen und den Aufbau der konsolidierungsfähigen Vertragsdatenbank durch.

Mit COMAC 6 stellen wir Ihnen auf Wunsch eine leistungsfähige Vertragssoftware für das Management und Controlling Ihrer digitalisierten Verträge zur Verfügung. Damit können Sie die Prozesskostensenkungen und Konditionenverbesserungen sofort umsetzen.

Vertragsmanagement Vertragscontrolling

Wir wenden uns

  • an Unternehmen, öffentliche Betriebe und Verwaltungen,
  • an Einzelunternehmen, kleine Gesellschaften, den Mittelstand und an Konzerne
  • an Bund, Länder, Gemeinden und Körperschaften des öffentlichen Rechts und
  • an alle Branchen

In Ihren Geschäftsbeziehungen spielen Verträge eine entscheidende Rolle.

Sie regeln

  • das Zusammenwirken mit Kunden und Lieferanten, mit Banken und Behörden
  • die vereinbarten Lieferungen und Dienstleistungen
  • den rechtzeitigen Bezug von Produktionsfaktoren in der notwendigen Qualität und Menge und zu den vereinbarten Preisen.

Sie ermöglichen

  • die schnelle Reaktion auf sich bietende Marktchancen
  • die Nutzung der weltweiten Absatz- und Beschaffungskanäle
  • eine effiziente Arbeitsteilung durch externes Outsourcing und interne Profitcenter

Sie beinhalten

  • alle Termine
  • alle Klauseln
  • alle Aktivitäten
  • alle Finanzwirkungen und damit
  • wichtige Angaben über Produktions-, Liquiditäts- und Finanzplanung

Sie möchten die Chancen nutzen, die in Ihren Verträgen schlummern und interessieren sich für ein Vertragsmanagement-System, das mit Ihren bestehenden Softwarelösungen zusammenarbeiten kann.

Im Anhang stellen wir Ihnen die technischen und fachlichen Grundlagen sowie die Alleinstellungsmerkmale von COMAC vor. Anschließend skizzieren wir verschiedene Musterszenarien, die als Grundlage für eine optimal auf Ihre Anforderungen zugeschnittene Lösung dienen können.

sbcs-comac-6-produktbeschreibung-01

COMAC 7 Enterprise Search Engine

Lesen Sie hier mehr:  COMAC 7  ENTERPRISE INFORMATION SYSTEM

Jedes Unternehmen verwendet zahlreiche Speicher für Informationen: Relationale und hierarchische Daten-banken, Data Warehouses, Office-Dokumente, Arbeits-blätter, Präsentationen, Verzeichnisse, Mails, DMS, Archive, Externe Informationsdienste, URLs und Medien (Bilder, Audio, Video).

COMAC 7 stellt die Verbindung zu allen Daten-speichern her und baut hieraus ein virtuelles integriertes Informationsnetzwerk des Unternehmens. Damit haben Sie alle Vertrags- und Geschäfts-beziehungen im Griff. Informationen speichern wird einfach: Sie müssen die Informationen nur an einer Stelle mit dem Informationsnetzwerk verbinden und können sie unter allen direkten und indirekten Beziehungen wiederfinden.


COMAC 7 ist Ihre Suchmaschine für alle Informationen im Unternehmen. Sie können mit beliebigen Such-begriffen „googeln“. Die Suchgebiete, die Such-verfahrenen und die konkreten Suchaufträge können können beliebig verfeinert werden. COMAC 7 erlaubt die Personalisierung der Suchverfahren.

Lesen Sie hier mehr:  COMAC 7  ENTERPRISE INFORMATION SYSTEM


Vertragsmanagement und Leistungsabrechnung für KAPITALANLAGEGESELLSCHAFTEN (KAG)

Trotz der aktuellen Krise an den Finanzmärkten erfüllen die Kapitalanlagegesellschaften eine langfristige und notwendige Aufgabe. Vermögensverwaltung und die Lenkung internationaler Kapitalströme sind feste Säulen der globalen Wirtschaft. Aber auch Sie bestehen in der Globalisierung nur durch flexible, individuelle und optimierte Produkte. Vertragsmanagement, Vertrags- und Leistungscontrolling sind ein Muss.

Der ganze Lebenslauf aller Verträge ist dabei von Bedeutung. Dies beginnt bereits in der Verhandlungsphase. Durch Ausschreibungen können verschiedene Angebote eingeholt und bewertet werden. Auch die weiteren Gespräche und Vertragsentwürfe werden mit Hilfe der Vertragssoftware COMAC koordiniert, dokumentiert und historisiert. Automatisierte und geregelte Arbeitsabläufe sichern die Effizienz und Transparenz in der Zusammenarbeit mit dem möglichen Vertragspartner genau so wie in den internen Arbeitsabläufen.
In der Abschlussphase kann COMAC die Verträge druckreif mit allen terminlichen und finanziellen Wirkungen (Mengen, Preise, Werte) zur
Genehmigung vorlegen.
Die Rechnungserstellung im Aktivgeschäft und Rechnungsprüfung im Passivgeschäft können durch die Hinterlegung der Leistungsregeln
weitgehend automatisch erfolgen. Auch die Fristenüberwachung bei allen vertragsbezogenen und vertragsübergreifenden Geschäftsprozessen gehört zum Aufgabenbereich von COMAC. Änderungen im Vertrag werden von COMAC auf Leistungsebene verfolgt und überwacht.
COMAC verwaltet alle Arten von Vertragsänderungen, strittige Leistungsstörungen genauso wie einvernehmliche Änderungen bei Leistungen, Preisen, Mengen und Werten, und bei Verkürzungen oder Verlängerungen des jeweiligen Leistungszeitraums. Bei der Beendigung eines Vertrages unterstützt COMAC die rechtzeitige Verhandlung eines Anschlussvertrages oder eines neuen Vertrages mit einem anderen Anbieter.
COMAC ermöglicht es , die Anforderungen des Kerngeschäftes und des Gemeinkostenbereiches durch die Erfassung aller Vertragsregeln
zu automatisieren.