Kategorie-Archiv: Allgemein

Auslagerungsmanagement mit LEGANTA 360 (Teil 2)

In Teil 1 hatten wir die Aufgabe des Auslagerungsmanagements beschrieben. In Teil 2 beschreiben wir die regulatorischen Grundlagen.

2     Regulatorische Grundlagen

In das Auslagerungsregister gehen Anforderungen aus den folgenden regulatorischen Vorgaben ein:

  • KWG §25 a, b
  • MaRisk
  • Finanzberichterstattung BaFin (FISG, WpIG, WpHG, KAGB, ZAG)
  • EBA Leitlinien

2.1     Auslagerungen (KWG und MaRisk)

Die Auslagerung umfasst Maßnahmen, mit denen zur Stärkung der Wettbewerbsfähigkeit die Unternehmensfunktionen und -prozesse dadurch optimiert werden sollen, dass einzelne wesentliche Unternehmensbereiche durch Vertrag auf dritte (externe) Unternehmen (Auslagerungsunternehmen) verlagert werden.

In Umsetzung der allgemeinen Grundsätze ordnungsgemäßer Geschäftsführung und zur Konkretisierung organisatorischer Grundanforderungen formuliert § 25b KWG für Kredit- und Finanzdienstleistungsinstitute i.S. des KWG allgemeine Qualitätsstandards für eine Auslagerung, die durch das Rundschreiben 09/2017 (BA) – Mindestanforderungen an das Risikomanagement – MaRisk der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) vom 27.10.2017 konkretisiert werden.

Grundsätzlich können sämtliche Aktivitäten und Prozesse eines Instituts ausgelagert werden; allerdings darf durch die Auslagerung die Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsorganisation nach § 25a I KWG nicht beeinträchtigt werden (AT 9.4 MaRisk).

Nicht zulässig ist eine Auslagerung, wenn sie zu einer Delegation der Verantwortung der Geschäftsleitung an das Auslagerungsunternehmen führt. Leitungsaufgaben der Geschäftsleitung dürfen nicht ausgelagert werden.

Bei Auslagerungen, die unter Risikogesichtspunkten wesentlich sind (wesentliche Auslagerungen), sind die spezifischen Anforderungen der MaRisk zu beachten.

  • Danach ist das Institut verpflichtet, die mit einer wesentlichen Auslagerung verbundenen Risiken angemessen zu steuern sowie die Ausführung der ausgelagerten Aktivitäten und Prozesse ordnungsgemäß zu überwachen.
  • In diesem Zusammenhang ist die Leistung des Auslagerungsunternehmens anhand vorzuhaltender Kriterien regelmäßig zu beurteilen (AT 9.9 MaRisk).
  • Die wesentlichen Auslagerungen sind von dem Institut auf Basis einer Risikoanalyse eigenverantwortlich festzulegen (AT 9.2 MaRisk).
  • Darüber hinaus werden in AT 9.7 MaRisk detaillierte Vorgaben zu den Inhalten des Auslagerungsvertrags gemacht, wie z.B. die Verpflichtung zur Vereinbarung von Regelungen, mit denen die Beachtung der Bestimmungen des Datenschutzes sichergestellt wird.
  • Bei nicht wesentlichen Auslagerungen müssen lediglich die allgemeinen Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsorganisation gemäß § 25a I KWG beachtet werden (AT 9.3 MaRisk).

2.2     AT 9.7. MaRisk

Bei wesentlichen Auslagerungen ist im Auslagerungsvertrag insbesondere Folgendes zu vereinbaren:

  1. Spezifizierung und ggf. Abgrenzung der vom Auslagerungsunternehmen zu erbringenden Leistung,
  2. Festlegung angemessener Informations- und Prüfungsrechte der Internen Revision sowie externer Prüfer,
  3. Sicherstellung der uneingeschränkten Informations- und Prüfungsrechte sowie der Kontrollmöglichkeiten der gemäß § 25b Absatz 3 KWG zuständigen Behörden bezüglich der ausgelagerten Aktivitäten und Prozesse,
  4. soweit erforderlich Weisungsrechte,
  5. Regelungen, die sicherstellen, dass datenschutzrechtliche Bestimmungen und sonstige Sicherheitsanforderungen beachtet werden,
  6. Kündigungsrechte und angemessene Kündigungsfristen,
  7. Regelungen über die Möglichkeit und über die Modalitäten einer Weiterverlagerung, die sicherstellen, dass das Institut die bankaufsichtsrechtlichen Anforderungen weiterhin einhält,
  8. Verpflichtung des Auslagerungsunternehmens, das Institut über Entwicklungen zu informieren, die die ordnungsgemäße Erledigung der ausgelagerten Aktivitäten und Prozesse beeinträchtigen können.

Weisungsrechte des Instituts/Prüfungen der Internen Revision

Auf eine explizite Vereinbarung von Weisungsrechten zugunsten des Instituts kann verzichtet werden, wenn die vom Auslagerungsunternehmen zu erbringende Leistung hinreichend klar im Auslagerungsvertrag spezifiziert ist. Ferner kann die Interne Revision des auslagernden Instituts unter den Voraussetzungen von BT 2.1 Tz. 3 auf eigene Prüfungshandlungen verzichten. Diese Erleichterungen können auch bei Auslagerungen auf so genannte Mehrmandantendienstleister in Anspruch genommen werden.

Eskalation bei Schlechtleistung

Bereits bei der Vertragsanbahnung hat das Institut intern festzulegen, welchen Grad einer Schlechtleistung es akzeptieren möchte.

Sonstige Sicherheitsanforderungen

Zu den sonstigen Sicherheitsanforderungen zählen vor allem Zugangsbestimmungen zu Räumen und Gebäuden (z. B. bei Rechenzentren) sowie Zugriffsberechtigungen auf Softwarelösungen zum Schutz wesentlicher Daten und Informationen.

2.3     BAFIN: Finanzberichterstattung

Informationen zum Meldeverfahren für wesentliche Auslagerungen

2.3.1 Meldepflicht von wesentlichen Auslagerungen

Durch das Finanzmarktintegritätsstärkungsgesetz – FISG sowie das Wertpapierinstitutsgesetz – WpIG sind die Unternehmen des Finanzsektors ab dem 01.01.2022 verpflichtet, wesentliche Auslagerungen, im Falle von Kapitalverwaltungsgesellschaften alle Auslagerungen bzw. wichtige Ausgliederungen gemäß VAG, der BaFin anzuzeigen.

Die Anzeigepflicht umfasst entsprechend der bereits bestehenden gesetzlichen Regelungen sowie der neuen gesetzlichen Regelung in Folge des FISG und des WpIG in nahezu allen Geschäftsbereichen der BaFin die Anzeige

im Rahmen von bestehenden oder beabsichtigten (wesentlichen) Auslagerungen.

2.3.2 Inhalte der Anzeigepflicht

Die im Rahmen der Anzeigepflicht geschäftsbereichsübergreifend weitestgehend einheitlich anzugebenden Informationen basieren auf den Anzeigenverordnungen der jeweiligen Aufsichtsgesetze.

Für die Erfüllung der Anzeigepflicht für die Absicht, den Vollzug und wesentliche Änderungen im Rahmen von Auslagerungen wird die BaFin ein elektronisches Meldeverfahren zur Verfügung stellen, das auf der Melde- und Veröffentlichungsplattform (MVP) der BaFin beruht. Anzeigen sind ausschließlich über diese Plattform einzureichen. Anzeigen von schwerwiegenden Vorfällen werden über den üblichen Weg der Aufsicht gemeldet. Nach den derzeitigen Planungen soll das neue Verfahren mit Inkrafttreten der gesetzlichen Pflicht zur Anzeige von Auslagerungen sowie der Konkretisierung dieser Pflicht in den jeweiligen Anzeigenverordnungen zu den Aufsichtsgesetzen zum 01.01.2022 in Betrieb gehen. Die Meldungen werden nach der Entgegennahme an die Deutsche Bundesbank weitergeleitet, sofern die Meldungen für die Deutsche Bundesbank im Rahmen ihrer Aufsichtstätigkeit relevant sind.

2.3.2.1      Registrierung Melder

Die Anzeige ist von der anzeigeberechtigten Person (Melder) durchzuführen, die zunächst ein Registrierungsverfahren zu durchlaufen hat, das sich in drei Schritten vollzieht:

  • Selbstregistrierung am MVP-Portal

Der Melder muss sich als Nutzer am MVP-Portal registrieren, soweit er dort nicht bereits registriert ist. Diese Registrierung kann bereits jetzt durchgeführt werden.

  • Freischaltung für das Meldeverfahren „Anzeige von Auslagerungen“ beantragen

Innerhalb des MVP-Portals kann der Melder über einen Antrag die Freischaltung für das Meldeverfahren „Anzeige von Auslagerungen“ beantragen. Der Melder muss den Freischaltungsantrag ausfüllen und unterschrieben an folgende Adresse senden:

Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht

GIT 2 – Anzeige von Auslagerungen

Graurheindorfer Str. 108

53117 Bonn

Alternativ kann die Meldung auch elektronisch übermittelt werden. Hierzu senden Sie bitte eine Mail mit den qualifizier elektronisch signierten Dokumenten unter Nutzung folgender Struktur.

An: qes-posteingang@bafin.de

Betreff: Fachverfahrensfreischaltung „Anzeige von Auslagerungen“ z.Hd. von GIT 2

Weiterführende Informationen hierzu finden Sie hier.

Ein Melder, der für mehrere Unternehmen melden möchte, muss für jedes Unternehmen einen separaten Freischaltungsauftrag ausfüllen.

  • Benachrichtigung der BaFin

Der Melder wird über die erfolgreiche/nicht erfolgreiche Freischaltung für das Meldeverfahren „Anzeige von Auslagerungen“ informiert Die Benachrichtigung erfolgt per E-Mail, über die im MVP-Portal hinterlegte E-Mail Adresse.

Sobald die Benachrichtigung über die erfolgreiche Freischaltung erfolgt ist, kann der Melder, ab dem 01.01.2022, die entsprechenden Anzeigen einreichen.

2.3.2.2      Meldeverfahren

Zur Einreichung der Anzeigen über das MVP-Portal im Rahmen des vorgenannten Meldeverfahrens werden drei verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung gestellt. Unternehmen sind jederzeit frei, zwischen diesen Methoden zu wählen:

Im MVP-Portal wird ein Web-Formular zur Verfügung gestellt. Dieses kann von dem Melder online ausgefüllt werden kann.

Der Melder hat die Möglichkeit, innerhalb des MVP-Portals eine Meldung manuell als XML-Datei hochzuladen. (Die Definition der XML-Datei wird noch bereitgestellt)

Durch die Nutzung einer SOAP-Webservice-Schnittstelle kann eine Meldung automatisch hochgeladen werden. (Die Definition der Schnittstelle wird noch bereitgestellt)

In allen drei Fällen werden die Anzeigen auf Konsistenz überprüft und anschließend an eine Meldedatenbank weitergeleitet. Der Melder erhält eine Benachrichtigung, in der ihm mitgeteilt wird, ob die Meldung erfolgreich übermittelt worden ist. In dieser Bestätigung wird eine ID mitgesendet. Diese ID ist bei späteren Anzeigen zu derselben Auslagerung zu nutzen, um die Meldungszuordnung gewährleisten zu können. Falls bei der Überprüfung ein Fehler festgestellt wird, wird die Anzeige nicht an die Datenbank weitergeleitet: Der Fehler wird direkt im Response

2.3.3 Besondere Berücksichtigung des Drittstaatenbezugs

Im Rahmen von Auslagerungen an Unternehmen mit Sitz in einem Drittstaat haben Institute nach Maßgabe des FISG vertraglich sicherzustellen, dass für diese ein inländischer Zustellungsbevollmächtigter benannt wird, an den Bekanntgaben und Zustellungen durch die BaFin vorgenommen werden können. Hier lässt sich sicher erwägen, den Zustellungsbevollmächtigen beim auslagernden Unternehmen anzusiedeln.

2.3.4 Unmittelbare Anordnungs-, Prüfungs- und Auskunftsrechte

Darüber hinaus wird der BaFin die Befugnis erteilt, Anordnungen auch unmittelbar gegenüber Auslagerungsunternehmen treffen zu dürfen. Ferner kann die Behörde Eingriffe gegenüber Unternehmen im Inland und Ausland vornehmen. Aufsichtsrechtlicher Anknüpfungspunkt für diese Eingriffsbefugnisse ist, dass Aktivitäten und Prozesse betroffen sind, die gegenüber einem beaufsichtigten Unternehmen erbracht werden. Eingriffsbefugnisse im Ausland, insbesondere gegenüber Unternehmen, die nicht dem Konzern des auslagernden Unternehmens angehören, dürften unter Aspekten des Verwaltungskollisionsrechts und des Völkerrechts im Einzelfall zu diskutieren sein. Es steht nicht zu erwarten, dass Drittstaaten ohne weiteres fremdes Verwaltungshandeln im eigenen Land zulassen.

Die Befugnisse gegenüber Auslagerungsunternehmen gehen weit und sollen der Sicherstellung der aufsichtsrechtlichen Vorgaben entlang einer immer stärker aufgespaltenen Wertschöpfungskette dienen. So könnte die BaFin das Auslagerungsunternehmen zur Behebung konkreter Verstöße zu bestimmten Maßnahmen anweisen, aber auch – unabhängig von einem konkreten Verstoß – bspw. den Aufbau hinreichender Sachkompetenz in der Geschäftsleitung oder Änderungen der Geschäftsorganisation im Auslagerungsunternehmen anordnen. Auch hier sind jedoch die Beschränkungen durch den Verhältnismäßigkeitsgrundsatz zu beachten, der bei jedem staatlichen Eingriffshandeln Beachtung finden muss.

Darüber hinaus werden der BaFin weitgehende Prüfungs- und Auskunftsrechte gegenüber Auslagerungsunternehmen an die Hand gegeben werden, soweit ein Institut oder übergeordnetes Unternehmen wesentliche Aktivitäten und Prozesse im Sinne des § 25b KWG ausgelagert hat oder es sich um eine Auslagerung interner Sicherungsmaßnahmen nach § 25h Abs. 4 KWG oder § 6 Abs. 7 GwG handelt.

2.4     EBA Guidelines

2.4.1 Ziele der EBA Guidelines

Die „Guidelines on outsourcing arrangements“ der EBA (European Banking Authority) umfassen neue Regelungen für die aufsichtsrechtliche Behandlung von Auslagerungen. Sie verlangen von Instituten eine umfassende Bestandsaufnahme sowie die Überprüfung, Bewertung und Dokumentation ihrer Provider-Beziehungen (Due Diligence).

Die neuen Regelungen betreffen v. a. den Governance-Rahmen (z. B. das Risikomanagement, die Organisation und die Dokumentationspflichten) sowie den Auslagerungsprozess (z. B. die Auslagerungsvoranalyse). Darüber hinaus müssen Institute ein einheitliches und vollständiges Auslagerungsregister aller Outsourcing-Beziehungen führen, unterteilt nach kritischen/unkritischen oder wichtigen/unwichtigen Auslagerungsverträgen. Dieses muss der jeweiligen Aufsichtsbehörde mindestens alle drei Jahre zur Verfügung gestellt werden.

2.4.2 Maßnahmen zur Erfüllung der Anforderungen

2.4.3 Weiterführende Informationen

  • Zertifizierung nach PCI-DSS
  • ISO 27001 Zertifizierung für den IT-Betrieb/inkl. 27002 ff.
  • Zertifizierung durch den TÜV „Trusted Site Infrastructure“ Level 3 zur Bestätigung einer zuverlässigen IT-Infrastruktur
  • Anwendungsentwicklung: Orientierung an ISO/EIC 15504-5 (SPICE Level 3)
  • RZ-Betrieb: Orientierung an ISO27001/ITIL

LEGANTA 360 (managed services / cloud) und COMAC 7 (on premise) sind professionelle Softwarelösungen für das Auslagerungsmanagement.

HILFSMITTELVERTRÄGE nach Par 127 SGB V

Die Verwaltung der Hilfsmittelverträge ist inzwischen ein unverzichtbarer Aufgabenbereich der gesetzlichen Krankenversicherungen.

Um die Erreichung der Unternehmensziele angesichts sich ändernder Rahmenbedingungen in einem dynamischen gesetzlichen und wettbewerblichen Umfeld langfristig zu sichern, ist es unverzichtbar, der Einsatz einer modernen Vertragsmanagementsoftware in die bestehenden Geschäftsprozesse zu integrieren.

Unsere Cloud-Lösung LEGANTA 360 und unsere on premise Lösung COMAC 7 HIMI unterstützen die gesetzlichen Krankenkassen, die Leistungserbringer und die Versicherten bei allen Geschäftsprozessen im  gesamten Vertragslebenslauf der Hilfsmittelverträge.

Mit LEGANTA 360 und COMAC 7 HiMi Vertragsmanagement-Software können Informationen für den gesamten Prozess von der Planung, Vorbereitung und Durchführung bis zur Anwendung und Verwaltung von Verträgen dokumentiert und archiviert werden sowie für Auswertungen zur Verfügung gestellt werden.

Die hiermit verbundenen Anforderungen über alle Phasen eines Vertrages beziehen sich dabei auf folgende Grundfunktionalitäten und sind in der Regel mit den nachstehenden Mengengerüsten verbunden:

  • Zentrale, strukturierte und transparente Archivierung von Dokumenten inklusive aller wesentlichen Fakten und Entscheidungsgrundlagen, d.h. mehrere tausend Dateien je Vertragsaktivität wie E-Mails, Word- und Exceldokumente, Wieder-vorlagen, Aufgaben, Kalendereinträge und Kontakte
  • Management von Vertragsdaten, d.h. mehrere hundert vereinbarte Unterschriftsverträge mit Leistungserbringern und Verbänden, die sowohl in mindestens einem Kriterium den 25 Vertragstypen (z.B. bestimmter Versorgungsbereich) sowie einer Vertragsnummer zugeordnet sind.
  • Management von Leistungserbringer- und Verbands-daten, d.h. mehrere tausend Leistungserbringer und Verbände sowie mehrere 10.000 Beitritte von Leistungserbringern und Verbänden zu den beste-henden Unterschriftsverträgen, die rechtlich gleich-wertig zu oben genannten Einzelverträgen sind.
  • Alle Dokumente können gespeichert, gelesen, bearbeitet und in allen Änderungen nachvollziehbar dokumentiert werden. Zudem werden Datenschutz-bestimmungen sowie Anforderungen an den Daten-import und Datenexport beachtet.

Die User der Vertragsmanagementsoftware können aus verschiedenen Standorten auf einem einheitlichen konsistenten Datenbestand arbeiten.

LEGANTA 360 und COMAC 7 HiMi können in jede Organisations- und IT-Struktur integriert werden und kann in ihrer Handhabung flexibel an die individuellen Anforderungen, Vorstellungen, Konzepte und Prozesse der GKV angepasst werden

Hilfsmittelverträge

LEGANTA 360 und COMAC 7 HiMi unterstützen alle Arten von Hilfs-mittelverträgen, wie z.B. Rahmenverträge, Einzel-Verträge oder Ergänzungsvereinbarungen, Vertragsanlagen und Schriftverkehr.

Life Cycle Management

LEGANTA 360 und COMAC 7 HiMi unterstützen den gesamten Lebenslauf der Hilfsmittelverträge, im Einzelnen:

  • Vertragsanbahnung z.B.
    • Ausschreibungen,
    • Angebote,
    • Verhandlungen,
    • Vorlagen und Genehmigungen
  • Vertragsabschluss und Veröffentlichungen
  • Vertragsbeitritte
  • Vertragsverwaltung und Abrechnungen
  • Vertragsstörungen, Verlängerungen, Kündigungen und die Vertragsbeendigung

Geschäftsprozesse

LEGANTA 360 und COMAC 7 HiMi unterstützen alle Geschäftsprozesse des Hilfsmittel-Vertragsmanagements, z.B.

  • Marktbeobachtung, Preisangebote, Preisspiegel und Vertragsdokumentation
  • Nachweis von fachlichen und rechtlichen Änderungen durch Rundschreiben, Richtlinien, Gesetzesänderungen,
  • Nachweis der dadurch betroffenen Vertragsklauseln, Abstimmung und Identifizierung von Anpassungs-bedarfen für Verträge und Vertragsklauseln
  • Planen und Priorisieren von Entscheidungen über jegliche Vertragsänderungen
  • Beratungsunterlagen/Vorstandsvorlagen
  • Bewertungen für den Vertrag nach § 127 (1) bzw. (2) SGB V sowie für Kündigungen / Verlängerungen
  • Vertragserstellung durch Composer und Bausteinverwaltung
  • Vertragsverhandlung (Durchführung und Nachweise),
  • Verwaltung und Bewertung von Angeboten
  • Vertragsabschluss mit Nachweis der Vorlagen und Stellungnahmen, Veröffentlichungen,
  • Beitrittsmanagement
  • Terminüberwachung, Fristenverwaltung
  • Dokumentenmanagementsystem
  • Datenpflege

Schnittstellen

LEGANTA 360 und COMAC 7 HiMi ermöglichen durch automatische Schnittstellen immer aktuelle Daten für die

  • Präqualifizierung aller Leistungserbringer
  • Hilfsmittelverzeichnisse
  • Versorgungsbereiche und zugeordnete Produkte
  • Abstimmung der HiMi-Verträge mit dem Rechnungswesen

Compliance

LEGANTA 360 und COMAC 7 HiMi verwalten alle Compliance bezogenen Vereinbarungen und die einzelnen Maßnahmen und Nachweise, die zur Einhaltung der Compliance durchgeführt werden, z.B. Unterrichtungen und Einverständniserklärungen.

Aufgrund der ganzheitlichen Erfassung aller Daten rund um die Hilfsmittelverträge kann COMAC 7 HiMi umfassende Plausibilitätschecks zur Einhaltung der Anforderungen des SBG V vornehmen.

Ganzheitliche Sicht       

LEGANTA 360 und COMAC 7 HiMi verwalten die Hilfsmittelverträge aus einer ganzheitlichen Sicht. Diese Sicht umfasst alle relevanten Informationen rund um die Hilfsmittelverträge und deren Beziehungen untereinander. Dadurch schaffen LEGANTA 360 und COMAC 7 HiMi eine einzigartige lückenlose Transparenz von der Vertragserstellung über die Abrechnungspositionen bis zur Präqualifizierung der Leistungserbringer.

Healthcare Informationssystem

Durch die ganzheitliche Betrachtung der Hilfsmittelverträge stellen LEGANTA 360 und COMAC 7 HiMi ein leistungsstarkes Informationssystem für betriebswirtschaftliche und Compliance-Anforderungen zur Verfügung. Es liefert umfassende und nach  zusammengehörenden Themen geordnete  Auskünfte bei allen Anfragen über Verträge, Leistungserbringer, Unterlagen, Dokumente und Geschäftsprozesse. Es  umfasst:

  • Schnelles Enterprise Information System
  • Diagramme
  • Navigationssystem
  • Smart Online Reporting und Drill Down
  • Business Intelligence Reporting Tool
  • Alarm-, Termin und Ereignisüberwachung
  • Workflow-Management

Bildschirme

LEGANTA 360 und COMAC 7 HiMi besitzen Oberflächen, die genau auf den Bedarf der Hilfsmittelverträge zugeschnitten ist. Hierzu gehören

  • Vertragsverwaltung mit
    • Vertragsstammdaten
    • Vertragsabrechnungs-/ -gebührenpositionen
    • Vertragsbeitritte von Leistungserbringern
    • Vertragseinbindung und Beitrittsart
  • Leistungserbringer-Verwaltung mit
    • Stammdaten
    • Adressen und Ansprechpartner
    • Eignungskriterien (Präqualifizierung und Zusatzqualifikationen)
  • Vertragsnachweise und Hilfsmittel

LEGANTA 360 und COMAC 7 Vertragsplattform

LEGANTA 360 und COMAC 7 HiMi nutzen die gesamte Vertragsmanagement-Plattform. Damit stehen alle Funktionen für die Verwaltung der Hilfsmittelverträge zur Verfügung, aber es können  auch alle Erweiterungen verwaltet werden, wie z.B. Heilmittelverträge, Direktverträge aber auch alle anderen Vertragsarten.

Zentrale Vertragsdatenbank

LEGANTA 360 und COMAC 7  integrieren in einer einheitlichen zentralen Vertragsdatenbank alle

  • Vertrags- und Geschäftsbeziehungen
  • Vertragspartner und Leistungserbringer
  • Dokumente (inkl. Vertragsunterlagen, Entwürfe, Mails, Schriftverkehr, Belege, Notizen),
  • vertraglichen Vereinbarungen und Leistungsumfänge,
  • finanzwirksamen Konsequenzen
  • verbundenen Aufgaben, Terminen, Fristen und Geschäftsprozesse.

Die Datenbank besitzt vollständige Historienführung und kann auf Wunsch alle Geschäftsprozesse und Vertragszugriffe dokumentieren.

Vollständige Perspektiven

LEGANTA 360 und COMAC 7 bietet auf seiner einheitlichen Datenbank alle notwendigen Perspektiven für Management, Archivierung, Automatisierung, Controlling und Buchhaltung:

  • Dashboard für Information und Navigation
  • Geschäftspartner / Leistungserbringer
  • Vertrag
  • Objekte und Hilfsmittel
  • Dokumentenmanagement
  • Digitale Akten und Notizen
  • Pinnwand
  • Enterprise Information System
  • Benutzerverwaltung (Rollen und Rechte)
  • Datenaustausch mit anderen Systemen
  • Hilfefunktion
  • Steuerungs-, Wartungs-, Schnittstellenmanagement
  • Aufgabenmanagement
  • Alarm- und Ereignisverwaltung
  • Prozess- und Informationsmanagement
  • Workflow
  • Gruppenverwaltung
  • Rule Box zur Vertragsautomatisierung
  • Tabellenverwaltung
  • Zentrales Rechnungsbuch
  • Die Erweiterung um ein leistungsstarkes Rechnungswesen zur Abrechnung der Hilfsmittelverträge ist möglich.

Datenübernahme / Migration

Alle Bestandsdaten (z.B. aus Datenbanken oder EXCEL-Verwaltung)  können nach LEGANTA 360 und COMAC 7 HiMi migriert werden. Hierzu stehen Standard-Schnittstellen zur Verfügung.

Flexibilität und Anpassung

LEGANTA 360 und COMAC 7 HiMi können ohne Programmierung durch Parameter und Customizing an die individuellen Anforderungen der GKV angepasst werden.

Technische Rahmenbedingungen

LEGANTA 360 und COMAC 7 HiMi können auf allen handelsüblichen IT-Systemen (Betriebssystem, Datenbank, Kommunikation) ablaufen.

LEGANTA 360 und COMAC 7 HiMi sind in JAVA / ECLIPSE erstellt und bieten damit eine zukunftssichere IT-Grundlage.

Nutzungsbedingungen

LEGANTA 360 und COMAC 7 HiMi können auf der Anlage des Kunden und im Rechenzentrum des Herstellers betrieben werden.

Die Nutzungsvereinbarung umfasst eine

  • 10 User-Lizenz oder eine
  • Unternehmenslizenz

Der Nutzungsumfang kann von

  • Hilfsmittelverträgen auf andere
  • GKV-Verträge (z.B. Heilmittel, Direktverträge) und auf die
  • allgemeine Vertragsverwaltung erweitert werden.

Die Nutzungsgebühr wird monatlich abgerechnet.

LEGANTA, LEGANTA 360, COMAC 7 und COMAC 7 HiMi basieren auf dem StandardBusinessCode geschützt durch United States Patent Application Publication  Pub. No.: US 2003/0149556 A1, Inventor Hugo Christian Rieß, SBC Systems GmbH.

Auslagerungsmanagement mit LEGANTA 360 (Teil 1)

Mit diesem Bericht beginnen wir unsere Reihe zum Auslagerungsmanagement. Insbesondere zeigen wir, wie die Anforderungen durch LEGANTA 360 abgedeckt werden kann.

  1. Die Aufgaben des Auslagerungsmanagements

Neue EU-Bestimmungen verschärfen die Compliance- und Governance-Anforderungen für Banken und andere Finanzinstitutionen im Umgang mit der Auslagerung von Finanztechnologie (Fintech). Diese beinhalten Anforderungen an ein zentrales Register für Verträge und Leistungen mit Subdienstleistern.

Ausgangspunkt sind die von der Europäischen Bankenaufsichtsbehörde (EBA) herausgegebenen Leitlinien zum Umgang mit Outsourcing („Guidelines on outsourcing arrangements“ (EBA/GL/2019/02)), welche die Grundlage für nationale Regelungen bilden, die im Folgenden ebenfalls berücksichtigt werden (KWG, MaRisk, FISG u.a.). Die Vorschriften gelten in der EU und im gesamten EWR.

Die Vorschriften sollen dem Umstand Rechnung tragen, dass Finanzinstitutionen zunehmend Tätigkeiten auslagern, um Kosten zu reduzieren und Flexibilität und Effizienz zu steigern.

Die neuen Vorschriften richten sich an Banken, Kreditinstitute, Investitionsgesellschaften sowie Zahlungs- und E-Geld-Institutionen. Sie enthalten Anforderungen, die sicherstellen sollen, dass Unternehmen, die Tätigkeiten auslagern, eine angemessene Steuerung und Kontrolle über Auslagerungsverträge haben.

Eine der Anforderungen ist die Dokumentation von Auslagerungen in einem zentralen Auslagerungsregister. Dieses Register soll laut EBA folgende Mindest-Informationen enthalten:

  • Auslagerungsunternehmen:
    • Bei einer Auslagerung an einen Cloud-Dienstleister: Angabe des Clouddienstes und der Implementierungsmodelle sowie der Orte, an denen die Daten gespeichert werden
    • Ein Ergebnis der Bewertung der Ersetzbarkeit des Dienstleisters sowie ob die betreffende Finanzinstitution die Aufgaben selbst ausüben kann oder nicht
  • Auslagerungsvertrag:
    • Auslagerungsverträge sind solche Verträge, in denen Auslagerungen geregelt sind.
    • Es sind in der Regel Dauerschuldverhältnisse.
    • Vertragliche Mindestinformationen sind:
      • Anfangsdatum,
      • nächstes Datum zur Vertragsverlängerung,
      • Ablaufdatum und/oder
      • Kündigungsfristen
  • Auslagerungen
    • Prozesse:
      • Eine Beschreibung der ausgelagerten Leistung mit Kategoriezuweisung
      • Angabe, ob die ausgelagerte Funktion als unternehmenskritisch oder wichtig betrachtet wird oder nicht
      • Das Datum der letzten Bewertung der Kritikalität oder Wichtigkeit der ausgelagerten Funktion
    • Daten: Eine Beschreibung dazu, welche Daten ausgelagert werden, ob personenbezogene Daten übertragen wurden oder nicht und ob diese an einen Dienstleister ausgelagert werden (DSGVO)
    • Ort der Leistungserbringung: Land oder Länder, in dem/denen die Leistung erbracht wird, mit Angabe der geltenden Gesetze.

Soweit der 1. Teil. Im 2. Teil zeigen wir die wichtigsten regulatorischen Grundlagen des Auslagerungsmanagements.

Erlöswirksame Kundenverträge nach IFRS 15

IFRS 15 Kundenverträge

Mit der COMAC 7 Vertragssoftware

sind Sie schon heute für die neuen Aufgaben nach IFRS 15 gerüstet.  

Buchen Sie hier Ihre unverbindliche Präsentation

COMAC 7

  • unterstützt die Inventarisierung und Erfassung aller Verträge
  • dokumentiert alle Urkunden, Belege, Schriftverkehr und Informationen
  • automatisiert und archiviert alle Vertragsprozesse
  • berechnet bereits bei Vertragsabschluss alle Komponenten der  Gegenleistungen (Transaktionskosten)
  • bewertet die Leistungsverpflichtungen auf Einzelverkaufspreisbasis und
  • ermittelt die jeweiligen Umsatzerlöse nach der Art, der Höhe, dem zeitlichen Anfall und
  • bewertet die Unsicherheit von Umsatzerlösen und resultierenden Zahlungsströmen gemäß IFRS 15.1.

Grundlage hierfür ist die einzigartige Vertragsarchitektur von COMAC 7 mit

  • Vertrags- und Leistungsklassifizierung
  • Nachweis aller Leistungsverpflichtungen,
  • Nachweis aller Gegenleistungen (Vergütungen und Transaktionspreise)
  • leistungsbezogene Rechenregeln,
  • Zeitreihenberechnungen für Preise, Mengen und Werte über den gesamten Vertragslebenszyklus
  • Nachweis aller leistungsbezogenen Erlöse
  • in jeweils automatisierten Vertragsprozessen.

Definitionen
In COMAC 7 werden alle nach IFRS 15 relevanten und nachstehend erläuterten Sachverhalte verwaltet:

  • Vertrag: Der Vertrag ist eine Vereinbarung zwischen zwei oder mehr Parteien, die zu rechtlich durchsetzbaren Rechten und Pflichten führt.
  • Kunde: Der Kunde (Leistungsnehmer) ist eine Partei, die mit einem Unternehmen (Leistungsgeber) einen Vertrag über die Lieferung von Waren oder die Erbringung von Dienstleistungen eingegangen ist, die Ergebnis der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit des Unternehmens im Austausch für eine Gegenleistung sind.
  • Leistungsverpflichtung: Die Leistungsverpflichtung ist eine Zusage in einem Vertrag mit einem Kunden, Folgendes zu übertragen oder zu erbringen:
    • eine Ware oder
    • eine Dienstleistung
    • oder ein Bündel von Waren oder Dienstleistungen, die jeweils eigenständig abgrenzbar sind oder
    • eine Reihe von eigenständig abgrenzbaren Gütern oder Dienstleistungen, die im Wesentlichen gleich sind und das gleiche Übertragungsmuster an den Kunden aufweisen
  • Transaktionspreis: Der Transaktionspreis ist der Betrag der Gegenleistung, die ein Unternehmen erwartungsgemäß vom Kunden für die Übertragung von Waren oder die Erbringung von Dienstleistungen erhalten wird
  • Ertrag: Der Ertrag ist ein Zuwachs wirtschaftlichen Nutzens während der Berichtsperiode in Form von
    • Zuflüssen oder
    • Werterhöhungen von Vermögenswerten oder
    • der Abnahme von Schulden,

die zu einer Erhöhung des Eigenkapitals führt, mit Ausnahme von Eigenkapitalerhöhungen, die sich aus Beiträgen von Eigenkapitaleignern ergeben.

  • Erlöse: Erlöse sind Erträge, die im Rahmen der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit eines Unternehmens anfallen

Fünfstufige Berechnung

Das Kernprinzip ist, dass ein Unternehmen Erlöse in der Höhe erfassen soll, in der für die übernommenen Leistungsverpflichtung(en), also die Übertragung von Waren bzw. die Erbringung von Dienstleistungen, Gegenleistungen erwartet werden.

Dieses Kernprinzip wird mit einem fünfstufigen Rahmenmodell umgesetzt:

  1. Identifizierung des Vertrags/ der Verträge mit einem Kunden,
  2. Identifizierung der eigenständigen Leistungsverpflichtungen in dem Vertrag,
  3. Bestimmung des Transaktionspreises,
  4. Verteilung des Transaktionspreises auf die Leistungsverpflichtungen des Vertrags,
  5. Erlöserfassung bei Erfüllung der Leistungsverpflichtungen durch das Unternehmen.

Alle Stufen des Rahmenmodells werden mit COMAC 7 umgesetzt.

Leasingverträge bilanzieren nach IFRS 16

IFRS 16 Leasingverträge (Leasingnehmer)

 

Mit der COMAC 7 Vertragssoftware sind Sie schon heute für die neuen Aufgaben nach IFRS 16 gerüstet.  Buchen Sie hier Ihre unverbindliche Präsentation.

COMAC 7

  • unterstützt die Inventarisierung und Erfassung aller Verträge
  • dokumentiert alle Urkunden, Belege, Schriftverkehr und Informationen
  • automatisiert und archiviert alle Vertragsprozesse
  • berechnet bereits bei Vertragsabschluss alle Komponenten der  Gegenleistungen (Transaktionskosten)
  • bewertet die Leistungsverpflichtungen auf Einzelverkaufspreisbasis und
  • ermittelt die jeweiligen Umsatzerlöse nach der Art, der Höhe, dem zeitlichen Anfall und
  • bewertet die Unsicherheit von Umsatzerlösen und resultierenden Zahlungsströmen gemäß IFRS 15.1.

Grundlage hierfür ist die einzigartige Vertragsarchitektur von COMAC 7 mit

  • Vertrags- und Leistungsklassifizierung
  • Nachweis aller Leistungsverpflichtungen,
  • Nachweis aller Gegenleistungen (Vergütungen und Transaktionspreise)
  • leistungsbezogene Rechenregeln,
  • Zeitreihenberechnungen für Preise, Mengen und Werte über den gesamten Vertragslebenszyklus
  • Nachweis aller leistungsbezogenen Erlöse
  • in jeweils automatisierten Vertragsprozessen.

 

Anforderungen

Kernanforderung des IFRS 16 ist es, beim Leasingnehmer generell alle Leasingverhältnisse und die damit verbundenen vertraglichen Rechte und Verpflichtungen in der Bilanz zu erfassen. Die bisher unter IAS 17 erforderliche Unterscheidung zwischen Finanzierungs- und Operating-Leasing-Verträgen entfällt damit künftig für den Leasingnehmer.

 

Vorgehensweise

  1. Für alle Leasingverhältnisse erfasst der Leasingnehmer in seiner Bilanz eine Leasingverbindlichkeit für die Verpflichtung, künftig Leasingzahlungen vorzunehmen.
  2. Gleichzeitig aktiviert der Leasingnehmer ein Nutzungsrecht am zugrunde liegenden Vermögenswert, welches grundsätzlich dem Barwert der künftigen Leasingzahlungen zuzüglich direkt zurechenbarer Kosten entspricht.

Während der Laufzeit des Leasingvertrags wird die Leasingverbindlichkeit ähnlich den Regelungen nach IAS 17 für Finanzierungs-Leasingverhältnisse finanzmathematisch fortgeschrieben, während das Nutzungsrecht planmäßig amortisiert wird, was grundsätzlich zu höheren Aufwendungen zu Beginn der Laufzeit eines Leasingvertrags führt.

 

Leasinggeber

Beim Leasinggeber sind die Regelungen des neuen Standards dagegen ähnlich den bisherigen Vorschriften des IAS 17. Insofern können die bisherigen geschäftsprozesse weitgehend erhaltem bleiben.

 

Klassifizierung

Für die Klassifizierung nach IFRS 16 werden die Kriterien des IAS 17 übernommen.

 

Weitere Regelungen

IFRS 16 enthält darüber hinaus eine Reihe von weiteren Neuregelungen zur

  • Definition eines Leasingverhältnisses,
  • zum Ausweis und zu den Anhangangaben sowie
  • zu Sale-and-LeasebackTransaktionen.

Auswirkungen beim Leasingnehmer

Aus den wesentlichen Änderungen, die IFRS 16 vorsieht, ist zu erwarten, dass sich die Bilanzsumme zum Erstanwendungszeitpunkt aufgrund des Anstiegs der Leasingverbindlichkeiten sowie einem ähnlich hohen Anstieg des Anlagevermögens aufgrund der zu aktivierenden Nutzungsrechte erhöht.

In der Gewinn- und Verlustrechnung werden künftig Abschreibungen und der Zinsaufwand anstatt Leasingaufwand erfasst.

SMART CONTRACTS und SMART BUSINESS CONTRACTS

Ein Smart Business Contract ist ein Vertrag, der

  • die dort getroffenen Vereinbarungen computerlesbar formalisiert
  • automatisch ihre zeitlichen und finanziellen Wirkungen ermittelt
  • die Erfüllung der von den Vertragsparteien übernommenen Verpflichtungen überwacht und
  • definierte Aktionen beim Vorliegen auslösender Ereignisse selbsttätig ausführen kann.

Was sind die Vorteile beim Einsatz von Smart Business Contracts?

Ein Smart Business Contract  ermöglicht

  • Automatisierung der Vertragsprozesse
  • Einsparungen bei den Prozesskosten
  • Transparenz aller Vertragsabläufe
  • Transparenz aller Vertragswirkungen
  • Reduzierung der Vertragsrisiken

Was sind die KPIs eines Smart Business Contracts?

Vertragsregeln

Alle in der Vertragsurkunde getroffenen Vereinbarungen und die dabei genannten auslösenden Ereignisse und Bedingungen  können  als computerlesbare Regeln formuliert und in einem Vertragsmodell (bestehend aus Vertragsdaten und Vertragsprozessen) hinterlegt werden.

Vertragskonsolidierung

Das Vertragsmodell ist konsolidierungsfähig, d.h. es kann für alle Arten von Verträgen ohne Strukturänderungen verwendet werden. Das bedeutet

  • Alle Vertragsdaten können im Vertragsdatenmodell gespeichert werden
  • Alle in der Vertragsurkunde definierten Vertragsprozesse können mit Parametereinstellungen im Vertragsmodell aus wenigen Standardprozessen generiert werden.
  • Ebenso können alle zur Anbahnung der Vertragsbeziehungen erforderlichen Geschäftsprozesse abgebildet werden.

Modularer Aufbau

Smart Contracts sind kaskadierbar, d.h.

  • alle für die Erfüllung notwendigen Bereitstellungen und Beschaffungsmaßnahmen können ebenfalls unter Verwendung von Smart Contracts vereinbart werden und dass
  • das gesamte Geschäftsmodell kann durch Smart Contracts abgebildet werden.

Vertragspartner und Externe Services

Es können beliebig viele Vertragspartner und externe Services in beliebigen Rollen am Vertrag teilnehmen.

Vertragswirkungen

Die im Vertrag vereinbarten zeitlichen und finanziellen Wirkungen, insbesondere auch alle wirtschaftlichen und juristischen Eigentumsübergänge können für alle Vertragspartner, Vertragsleistungen und Vertragsgegenstände ermittelt und transparent dargestellt werden.

Vertragsverpflichtung und -erfüllung

Die von den Vertragsparteien übernommenen Verpflichtungen können auf ihre Erfüllung hin überwacht und angefordert, sowie bei Nichterfüllung eskaliert werden.

Ereignissteuerung

Beim Vorliegen auslösender Ereignisse können die definierten Ereignisfolgen automatisch ausgeführt und ihre Auswirkungen für alle Vertragsbeteiligten transparent gemacht werden.

Wo kann ich das anwenden?

Die COMAC 7 Vertragssoftware bietet zahlreiche Lösungen mit Smart  Business Contracts:

1.Allgemeines Vertragsmanagement

2.Financial Middleware

3.Leasing

4.Finanzierung

5.ABS und Forderungsverkauf

6.Health Care

7.Logistics

8.Strategische Beschaffung

9.Sales

und kann SMART an jede weitere Anforderung angepasst werden.

Hier finden Sie nähere Informationen zur Vertragssoftware COMAC 7

Smart Business Contracts und Smart Contracts

Von der fachlichen Funktionalität her gesehen, muss ein Smart Business Contract aber nicht an eine Blockchain und die dort geltenden Einschränkungen an Smart Contracts gebunden sein. Unsere Smart Business Contracts können in Blockchains als externe Services durch ein „Oracle“ oder eine „Trusted Party“ betrieben werden.