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LEGANTA® – Verträge werden zum semantischen Betriebssystem der Wirtschaft

LEGANTA® Contract Intelligence ist die erste Plattform, die Verträge nicht nur analysiert, sondern als steuernde Elemente in einer Ereignis-Risiko-Architektur versteht. Sie verbindet alle relevanten Unternehmensbereiche in einem gemeinsamen semantischen Betriebssystem.

LEGANTA® Contract Intelligence ist die erste Plattform, die Verträge nicht nur analysiert, sondern als steuernde Elemente in einer Ereignis-Risiko-Architektur versteht. Sie verbindet alle relevanten Unternehmensbereiche in einem gemeinsamen semantischen Betriebssystem.

1. LEGANTA® OntoSphere – Architektur für Räume, Ereignisse und Risiken

Die LEGANTA® OntoSphere bildet das semantische Fundament der Plattform. Sie verknüpft Geschäftsmodell, Compliance und Umwelt in einem intelligenten Ereignis- und Risikoraum. OntoSphere macht unternehmerische Aktivitäten steuerbar, indem sie Ereignisse und Risiken systematisch miteinander verbindet – strukturell, dynamisch und zukunftsorientiert.

Die LEGANTA® OntoSphere
umfasst die drei zentralen Wirklichkeitsräume eines Unternehmens

Die LEGANTA® OntoSphere umfasst die drei zentralen Wirklichkeitsräume eines Unternehmens:

  • Im Geschäftsraum transformiert LEGANTA® den Unternehmenskreislauf in ein intelligentes Geschäftsmodell – durch Verträge, die Prozesse steuern, Risiken erkennen und Resonanz erzeugen.“
  • Der Rechtsraum umfasst alle normativen Vorgaben – Gesetze, Standards, Richtlinien – LEGANTA® verknüpft ihn mit konkreten Vertragspflichten.
  • Der Resonanzraum (auch: Einfluss- oder Lebensraum) steht für die Umwelt des Unternehmens – wirtschaftlich, ökologisch, gesellschaftlich – LEGANTA® liefert und bekommt Signale für Verträge und Risiken.

LEGANTA® verwaltet alle relevanten Ereignisse. Sie verknüpfen historisch, aktuell und zukünftig alle drei Räume semantisch und dynamisch.

Jedes Ereignis kann durch sein Eintreten oder Ausbleiben ein Risiko auslösen. Bei LEGANTA® sind Risiken ein integraler Bestandteil von Ereignissen. Sie können in vier Zustände eingeteilt werden:

  1. unerkannt: das Risiko besteht, wurde aber im aktuellen Vertrag nicht erkannt
  2. schlafend – das Risiko besteht, ist aber noch nicht relevant
  3. aktiv – das Risiko ist aktuell wirksam, Frühwarnsysteme haben es identifiziert
  4. eingetreten – das Risiko hat bereits Schäden erzeugt

LEGANTA® liefert für alle Verträge und Geschäftsmodelle dynamische Informationen über Obligo und Risiko.

2. Form Follows Contract – Das Paradigma

LEGANTA® bricht mit klassischen LegalTech-Ansätzen und stellt den Vertrag ins Zentrum unternehmerischer Steuerung. Nach dem Prinzip „Form Follows Contract“ gestalten Verträge Prozesse – nicht umgekehrt. Das ist nicht nur ein Paradigmenwechsel, sondern ein emotional starker Leitsatz für moderne Unternehmensführung. Durch die vollständige Analyse der Verträge erfolgt eine 100% Digitalisierung in strukturierte Daten. Diese bilden die Basis für eine 100% Automatisierung der Vertragsprozess. Mit unseren Simulationen können Sie Ihren Verträgen beim Arbeiten zusehen, denn LEGANTA® bringt Verträge zum Leben.

3. Contract Intelligence – Die Funktionalität

LEGANTA® macht Vertragsdaten intelligent nutzbar:

  • durch Fragmentierung in steuerbare Klauseln und Ereignisse,
  • durch semantische Verknüpfung mit Risiken, Pflichten und Kontexten,
  • und durch automatisierte Analyse, Audit-Trails, Risikomanagement und ESG-Reporting.

Die 100% Digitalisierung macht LEGANTA® zum Digitalen Zwilling der Verträge und zum Single Point of Truth (SPOT).

LEGANTA® SPOT: Single Point of Truth und Digitaler Zwilling

Die LEGANTA® Software fungiert im Single Point of Truth (SPOT) als Generalist, indem sie aus ihren Verträgen ein zentrales, umfassendes und zuverlässiges Fundament für alle wichtigen Daten im Unternehmen herstellt. Sie sorgt dafür, dass alle Abteilungen und Systeme auf dieselben konsistenten und aktuellen Informationen zugreifen.

Die Umgebungssysteme hingegen können als Spezialisten betrachtet werden. Sie sind oft auf bestimmte Funktionen oder Aufgaben spezialisiert und nutzen die von dem SPOT bereitgestellten Daten, um spezifische Anforderungen und Prozesse zu erfüllen.

Die Plattform ist anschlussfähig an moderne Anforderungen wie AI, GRC, ESG, Lieferkettengesetz, IFRS 16 und mehr – international verständlich, modular erweiterbar und medienbruchfrei integrierbar.

Mit diesem Dreiklang aus Architektur, Paradigma und Funktionalität positioniert sich LEGANTA® als neue Klasse von Contract Intelligence – weit über klassische LegalTech hinaus.

Starten Sie jetzt in die Ära der semantischen Unternehmenssteuerung. Wir sind für Sie da.

Dauerschuldverhältnisse, Ereignisse und Risikokosten: Ein Interview mit KI

Management-Zusammenfassung

Kernaussage

Dauerschuldverhältnisse sind Stabilitätsanker im Unternehmen – sie sichern Leistungen, schaffen Planbarkeit und sind strategisch relevant. Gleichzeitig bergen sie systematische Risiken, die sich über lange Laufzeiten multiplikativ auswirken können.

Typische Risiken

  • Unklare Kündigungsregelungen → automatische Verlängerung
  • Fehlende Exit-Strategien → Lock-in, Datenverlust
  • Kostenfallen → Preissteigerungen ohne Deckelung
  • Leistungsverschlechterung → Qualität sinkt, Vertrag bindet weiter
  • Technische Bindung → hohe Migrationskosten

Risiken entstehen durch Ereignisse

Vertragsrisiken sind nicht abstrakt, sondern werden durch konkrete Ereignisse ausgelöst:

  • Vertragsende
  • Zahlungsverzug
  • Migration
  • Preisänderung
  • Leistungsstörung

LEGANTA® erkennt diese Ereignisse automatisch und verknüpft sie mit typisierten Risiken.

Ereignismengen in Dauerschuldverhältnissen

Ein typischer 4-jähriger Vertrag kann:

  • 60–70 Basisereignisse
  • 100–300 Buchungs- und Workflow-Ereignisse
  • 6.000–10.000 leistungsbezogene Ereignisse
  • 6.000–15.000 Kontierungsereignisse
  • 8.000–20.000 Plan-/Ist-Abgleiche und Obligo-Management
  • 1.000–4.000 Rollen- und Vertretungswechsel

➡️ Gesamt: bis zu 50.000+ Ereignisse pro Vertrag

In komplexen Fällen (z. B. Telekomverträge) wurden sogar über 2,5 Mio. Ereignisse gemessen.

LEGANTA®-Lösung

  • Vollautomatische Ereigniserkennung
  • Dynamische Risiko-Taxonomie
  • Ereignisbasierte Risikokostenberechnung
  • Revisionssichere, rollenbasierte Verwaltung
  • Grundlage für präventives Vertragsrisikomanagement

Fazit

LEGANTA® schafft Transparenz über die tatsächliche Komplexität von Dauerschuldverhältnissen und deren Risiken. Die Plattform ermöglicht ein frühzeitiges, automatisiertes und kostensensitives Risikomanagement, das manuell nicht mehr beherrschbar wäre.

Dauerschuldverhältnisse sind Stabilitätsanker im Unternehmen

Was sind Dauerschuldverhältnisse?

Ein Dauerschuldverhältnis ist ein Vertrag, bei dem sich die Leistungspflichten über einen längeren Zeitraum erstrecken und wiederholt oder fortlaufend erbracht werden. Typische Beispiele sind:

  • Mietverträge
  • Leasingverträge
  • Arbeitsverträge
  • Wartungs- und Supportverträge
  • SaaS- und Cloud-Service-Verträge
  • Energielieferverträge

Im Gegensatz zu einmaligen Leistungsaustauschen (z. B. Kaufvertrag) entsteht hier eine dauerhafte Bindung bei der die laufende Erfüllung der eingegangenen  Verpflichtungen (Leistungen und Gegenleistungen) wesentlich ist. (Beispiel: Beschaffungsverträge mit Just-in-Time-Anlieferungen)

Dauerschuldverhältnisse sind Stabilitätsanker im Unternehmen

Dauerschuldverhältnisse bieten Verlässlichkeit, Kontinuität und Orientierung  in der Unternehmenspraxis:

Vertragliche Stabilität

  • Sie sichern dauerhafte Leistungen (z. B. IT-Services, Miete, Personal, Energie).
  • Sie schaffen verlässliche Rahmenbedingungen für Planung und Betrieb.

Finanzielle Planbarkeit

  • Wiederkehrende Zahlungen und Leistungen ermöglichen Budgetierung und Forecasting.
  • Sie reduzieren Volatilität in der Kostenstruktur.

Verhandlungsmacht & Skaleneffekte

  • Langfristige Verträge ermöglichen bessere Konditionen.
  • Anbieter investieren eher in individuelle Lösungen bei längerer Bindung.

Rechtliche Absicherung

  • Kündigungsfristen, Übergaberegeln und Migrationspflichten können vertraglich geregelt werden.
  • Schutz vor willkürlicher Vertragsbeendigung oder Leistungsausfall.

Betriebliche Kontinuität

  • Viele Geschäftsprozesse hängen direkt an solchen Verträgen.
  • Ein stabiler Vertrag verhindert operative Unterbrechungen.

Strategische Bindung

  • Langfristige Verträge mit Schlüsselpartnern (z. B. SaaS, Logistik, Infrastruktur) sind oft Teil der Unternehmensstrategie.

Dauerschuldverhältnisse und Risiken

Typische Risiken bei Dauerschuldverhältnissen

Risiko Beschreibung
Unklare
Kündigungs-
regelung 		Kann zu automatischer Verlängerung oder Streit über Vertragsende führen.
Fehlende
Exit-Strategie 		Keine Regelung zur Datenrückgabe, Migration oder
Übergabe bei Vertragsende.
Kostenfallen
bei
Verlängerung 		Preise steigen automatisch, wenn keine
Preisgleitklausel oder Deckelung vereinbart ist.
Leistungs-
verschlech-
terung 		Anbieter liefert nicht mehr wie zu Beginn, aber
Vertrag bindet weiter.
Abhängigkeit vom
Anbieter
(Lock-in) 		Technische oder organisatorische Bindung ohne klare Ausstiegsmöglichkeiten.

Warum können Risiken in Dauerschuldverhältnissen teuer werden?

Durch die lange Laufzeit der Dauerschuldverhältnisse können Fehler, Mängel und Unklarheiten im Vertrag teuer werden.

1. Laufzeit = Kostenmultiplikator

Ein Fehler oder eine ungünstige Klausel wirkt sich nicht einmalig, sondern über Monate oder Jahre aus.

Beispiel: Ein zu hoher Mietzins oder ein ungeregelter Preisindex kann über 5 Jahre zu einem sechsstelligen Mehraufwand führen.

2. Eingeschränkte Änderungsmöglichkeiten

Dauerschuldverhältnisse sind oft nicht flexibel anpassbar:

  • Änderungen bedürfen der Zustimmung beider Parteien.
  • Nachverhandlungen sind schwierig, besonders bei asymmetrischer Machtverteilung.

Beispiel: Ein SaaS-Vertrag mit fixem Leistungsumfang, der nicht mehr zum Geschäftsmodell passt, aber nicht kündbar ist.

3. Kündigungsfristen & automatische Verlängerungen

Fehlende oder unklare Regelungen führen zu:

  • Verpassten Kündigungsfristen
  • Automatischen Vertragsverlängerungen
  • Verpflichtungen über den gewünschten Zeitraum hinaus

Beispiel: Ein Wartungsvertrag verlängert sich automatisch um 12 Monate, weil die Kündigung nicht fristgerecht erfolgte.

4. Lock-in-Effekte

Technische, organisatorische oder rechtliche Bindungen machen den Wechsel teuer:

  • Datenmigration
  • Schulung neuer Anbieter
  • Vertragsstrafen oder Exit-Kosten

Beispiel: Ein Hosting-Vertrag ohne Migrationsregelung verursacht hohe Kosten beim Anbieterwechsel.

5. Versteckte Folgekosten

  • Preisgleitklauseln ohne Deckelung
  • Zusatzleistungen, die nicht klar abgegrenzt sind
  • Supportkosten außerhalb des vereinbarten Rahmens

Beispiel: Ein „inkludierter Support“ wird plötzlich als „Projektleistung“ abgerechnet.

Auslöser von Risiken sind Ereignisse

Ein Ereignis ist ein beobachtbarer oder dokumentierter Vorgang im Vertragsverlauf – z. B.:

  • Zahlungsverzug
  • Vertragsende
  • Kündigung
  • Migration
  • Leistungsstörung

Diese Ereignisse lösen Risiken aus, wenn sie:

  • nicht geregelt sind,
  • unklar formuliert sind,
  • oder nicht wie vereinbart eintreten.

Beispiel: „Vertragsende“ ist ein Ereignis – das Risiko entsteht, wenn keine Datenrückgabe geregelt ist.

Risiken als potenzielle negative Folgen von ERignissen

Ein Risiko beschreibt die mögliche negative Auswirkung eines Ereignisses:

  • wirtschaftlich (z. B. Kosten, Umsatzverlust)
  • rechtlich (z. B. Haftung, Vertragsstrafen)
  • operativ (z. B. Systemausfall, Datenverlust)

Beispiel: Das Ereignis „Zahlungsverzug“ kann das Risiko „Liquiditätsengpass“ oder „Verzugszinsenverlust“ auslösen.

Risiken überwachen heißt Ereignisse überwachen

Risiken sind nicht abstrakt, sondern entstehen aus konkreten Ereignissen im Vertragsverlauf.

Wer Risiken früh erkennen will, muss die Ereignisse identifizieren, beobachten und bewerten, die sie auslösen können.

Beispielhafte Ereignisse → Risikoauslösung

Ereignis Mögliche Risiken
Zahlungsverzug Liquiditätsrisiko, Mahnkosten, Leistungsausfall
Vertrags-
verlängerung 		Kostensteigerung, Bindung über Bedarf hinaus
Vertragsende Datenverlust, Migrationskosten, Lock-in
Kündigung Betriebsunterbrechung, Vertragsstrafe
Preisänderung Budgetüberschreitung, Nachverhandlungspflicht
Leistungsstörung SLA-Verletzung, Reputationsrisiko,
Schadensersatz

Was bedeutet das für LEGANTA®?

  • Ereignisse sind die Triggerpunkte für Risikoanalysen.
  • Die Plattform kann durch automatisierte Ereigniserkennung (z. B. Vertragsende, Mahnstatus, Kündigungsfristen) Risiken frühzeitig sichtbar machen.
  • Die Risiko-Taxonomie wird dynamisch, wenn sie mit einem Ereignis-Monitoring verknüpft ist.

Beispiel für LEGANTA®-Logik:

„Wenn ein Vertragsende innerhalb der nächsten 60 Tage erkannt wird und keine Migrationsregel vorhanden ist, dann wird das Risiko Datenverlust bei Vertragsende aktiviert.“

Ereignis-Risiko-Verknüpfung

Aus diesem Grund besitzt die LEGANTA® Contract Intelligence Platform ein Modul für Ereignis-Risiko-Verknüpfung, das systematisch beschreibt, wie Vertragsereignisse mit Risiken verbunden sind.

Zweck:

Dieses Modul verknüpft erkannte Vertragsereignisse mit typisierten Risiken aus der LEGANTA® Risiko-Taxonomie. Es dient der automatisierten Risikoerkennung, -bewertung und -überwachung im Vertragslebenszyklus.

Modulstruktur

1. Ereignisdefinition

JSON

{

  „EreignisID“: „EV001“,

  „Bezeichnung“: „Vertragsende in 30 Tagen“,

  „Typ“: „Zeitbasiert“,

  „Quelle“: „Vertragslaufzeit“,

  „ErkanntAm“: „2025-09-12“

}

2. Verknüpfte Risiken

JSON

[

  {

    „RisikoID“: „R001“,

    „Bezeichnung“: „Datenverlust bei Vertragsende“,

    „Risikotyp“: „Technisch“,

    „Auslöser“: „Keine Migrationsregel vorhanden“,

    „Kostenpotenzial“: „Hoch“,

    „Bewertung“: „Aktiv“

  },

  {

    „RisikoID“: „R002“,

    „Bezeichnung“: „Lock-in durch fehlende Übergabepflichten“,

    „Risikotyp“: „Strategisch“,

    „Auslöser“: „Keine Exit-Klausel“,

    „Kostenpotenzial“: „Mittel“,

    „Bewertung“: „Aktiv“

  }

]

3. Regelwerk zur Verknüpfung

YAML

Regeln:

  – Wenn Ereignis = „Vertragsende in <60 Tagen“

    Und keine Klausel enthält „Datenrückgabe“ oder „Migration“

    Dann Risiko = „Datenverlust bei Vertragsende“

  – Wenn Ereignis = „Vertragsende“

    Und keine Klausel enthält „Übergabepflichten“

    Dann Risiko = „Lock-in durch fehlende Übergabepflichten“

Monitoring-Funktion

  • Ereignisse werden laufend aus Vertragsdaten extrahiert.
  • Verknüpfte Risiken werden automatisch aktiviert, bewertet und priorisiert.
  • Änderungen im Vertrag (z. B. Ergänzung einer Migrationsregel) deaktivieren das Risiko.

Anschlussmodule

  • Integration mit LEGANTA® Audit-Trail zur Nachverfolgung von Risikoänderungen
  • Verknüpfung mit Kostenmodul zur Simulation finanzieller Auswirkungen
  • Export als JSON für externe Risk Engines oder BI-Systeme

Ereignisse in Dauerschuldverhältnissen: Ein Interview mit der KI

Ereignisse sind die Auslöser von Risiken. Sie zu überwachen ist eine zentrale Aufgabe im Vertrags-Risiko-Management.

In der Regel wird diese Aufgabe dramatisch unterschätzt, da die Anzahl der Vertragsereignisse dramatisch unterschätzt wird.

Wir haben deshalb unseren neuen Kollegen „KI“ befragt, ob er uns bei der Ermittlung der Anzahl von Ereignissen unterstützen kann.

Hier ist das Interview im Wortlaut.

1. Frage an die KI: Wie viele Ereignisse sind in einem 4jährigen Dauerschuldverhältnis zu überwachen

Antwort:

Die Anzahl der zu überwachenden Ereignisse in einem 4-jährigen Dauerschuldverhältnis hängt stark von der Art des Vertrags und den spezifischen Anforderungen ab. Hier ist eine strukturierte Übersicht, wie man das einschätzen kann:

Typische Ereignisse in einem Dauerschuldverhältnis

  • Vertragsbeginn & -ende
  • Startdatum
  • Geplantes Enddatum (falls befristet)
  • Zahlungszyklen
  • Monatlich, vierteljährlich, jährlich etc.
  • Bei monatlicher Zahlung: 48 Ereignisse in 4 Jahren
  • Preisanpassungen
  • z. B. jährliche Indexierung oder vertraglich vereinbarte Erhöhungen
  • Kündigungsfristen
  • Erinnerung vor Ablauf der Kündigungsfrist (z. B. 3 Monate vorher)
  • Verlängerungsoptionen
  • Automatische Verlängerung oder aktive Verlängerung notwendig
  • Leistungsüberprüfungen / SLA-Kontrollen
  • z. B. jährliche Reviews, Wartungstermine, Serviceberichte
  • Dokumentenaktualisierungen
  • z. B. neue AGB, Datenschutzrichtlinien, Vertragsanhänge

Beispielhafte Ereignisanzahl (für einen typischen Vertrag)

Ereignisart Häufigkeit Anzahl in 4 Jahren
Zahlungstermine monatlich 48
Preisanpassung jährlich 4
Kündigungsfrist-Erinnerung 1× vor Ablauf 1
Vertragsverlängerung 1× (falls nötig) 1
Leistungsüberprüfung jährlich 4
Dokumentenupdates | 1–2× jährlich 4–8
Gesamt (geschätzt)   60–66 Ereignisse

Fazit

In einem typischen 4-jährigen Dauerschuldverhältnis können 60 bis 70 relevante Ereignisse anfallen, die überwacht werden sollten. Eine manuelle Verwaltung ist dabei fehleranfällig und zeitaufwendig – Automatisierung lohnt sich also deutlich.

2. Frage an die KI: Hast Du auch alle Buchungen und Workflows berücksichtigt und die Berechtigungen von Mitarbeitern beachtet?

Antwort:

Sehr gute Ergänzung! Wenn man alle Buchungen, Workflows und Berechtigungen von Mitarbeitenden berücksichtigt, steigt die Anzahl der zu überwachenden Ereignisse in einem Dauerschuldverhältnis deutlich.

Hier ist eine erweiterte Betrachtung:

Zusätzliche Ereignisse durch Buchungen, Workflows und Berechtigungen

1. Buchungen & Zahlungsflüsse

  • Zahlungseingänge/-ausgänge: z. B. monatlich oder bei Sonderleistungen
  • Rechnungsprüfung & Freigabeprozesse
  • Skontofristen, Mahnläufe, Rücklastschriften
  • Buchungssätze in ERP-Systemen

➡️ +12–60 Ereignisse/Jahr, je nach Komplexität

2. Workflows & Genehmigungen

  • Vertragserstellung & -freigabe
  • Änderungsanträge (z. B. Laufzeit, Preis, Leistung)
  • Kündigungsfreigaben
  • Verlängerungsentscheidungen

➡️ +5–20 Ereignisse/Jahr, abhängig von der Organisation

3. Mitarbeiterberechtigungen

  • Zugriffsrechte auf Vertragsdaten
  • Änderungsprotokolle (Audit Trails)
  • On-/Offboarding-Prozesse (z. B. bei Rollenwechseln)

➡️ +2–10 Ereignisse/Jahr, je nach Fluktuation und Sicherheitsniveau

Gesamtschätzung über 4 Jahre (inkl. aller Faktoren)

Kategorie Geschätzte Ereignisse
Basisvertragsereignisse 60–70
Buchungen & Zahlungsprozesse 50–240
Workflows & Genehmigungen 20–80
Berechtigungen & Zugriffsrechte 8–40
Gesamt (grobe Schätzung) 138–430 Ereignisse

Fazit

Ein einziges Dauerschuldverhältnis kann – unter Berücksichtigung aller operativen Prozesse – mehrere hundert Ereignisse in vier Jahren erzeugen. Das macht die automatisierte Verwaltung nicht nur sinnvoll, sondern nahezu unverzichtbar, insbesondere bei mehreren Verträgen.

3. Frage an die KI: Hast Du auch die einzelnen Leistungen im Vertrag beachtet?

In einem Dauerschuldverhältnis z.B. einem Telekom- oder Bloombergvertrag können auch leicht 500 Leistungen beinhaltet sein.

Antwort:

 Sehr guter Punkt – wenn ein Dauerschuldverhältnis bis zu 500 Einzelleistungen umfasst, vervielfacht sich der Verwaltungsaufwand noch einmal deutlich. Das hat massive Auswirkungen auf die Anzahl der zu überwachenden Ereignisse und die Komplexität der Prozesse.

Was bedeutet das konkret?

Für jede der 500 Leistungen können potenziell folgende Ereignisse auftreten:

  • Leistungserbringung (z. B. monatlich, quartalsweise, nach Bedarf)
  • Leistungsnachweise / Dokumentation
  • Abrechnung / Buchung
  • Qualitätskontrolle / SLA-Überwachung
  • Rückfragen / Eskalationen
  • Vertragsänderungen (z. B. Mengen, Preise, Frequenz)

➡️ Selbst bei nur 3–5 Ereignissen pro Leistung pro Jahr ergibt das:

  • 500 Leistungen × 4 Jahre × 3–5 Ereignisse
  • = 6.000–10.000 zusätzliche Ereignisse

Gesamtschätzung mit 500 Leistungen

Kategorie Geschätzte Ereignisse
Basisvertragsereignisse | 60–70
Buchungen & Workflows 100–300
Berechtigungen & Zugriffe 10–40
Leistungsbezogene Ereignisse 6.000–10.000
Gesamt (realistisch) 6.200–10.400

Fazit

Ein komplexes Dauerschuldverhältnis mit 500 Leistungen kann über 10.000 verwaltungsrelevante Ereignisse in 4 Jahren erzeugen. Das ist manuell kaum noch beherrschbar – hier ist ein automatisiertes System nicht nur sinnvoll, sondern geschäftskritisch.

4. Frage an die KI: Hast du auch berücksichtigt, dass alle Leistungen auch auf Objekte, Kostenstellen, Profitcentern und Projekten bzw. Kostenträgern zu buchen sind?

Antwort:

Ja – wenn alle Leistungen zusätzlich auf Objekte, Kostenstellen, Profitcenter, Projekte oder Kostenträger gebucht werden müssen, steigt die Komplexität und die Anzahl der zu überwachenden Ereignisse exponentiell. Das betrifft insbesondere Unternehmen mit mehrdimensionaler Kostenrechnung oder SAP-ähnlichen ERP-Systemen.

🧾 Was bedeutet das konkret?

Für jede einzelne Leistung (bis zu 500):

  • Zuweisung zu:
  • Kostenstelle (z. B. Abteilung)
  • Profitcenter (z. B. Geschäftsbereich)
  • Objekt (z. B. Maschine, Gebäude, Fahrzeug)
  • Projekt oder Kostenträger (z. B. Kundenauftrag, internes Projekt)

Für jede Buchung:

  • Kontierung prüfen
  • Genehmigungsworkflow durchlaufen
  • Buchungssatz erzeugen
  • Reporting & Controlling-Zuordnung
  • Audit-Trail & Nachvollziehbarkeit sicherstellen

➡️ Das kann 3–6 zusätzliche Ereignisse pro Leistung und Jahr bedeuten.

Erweiterte Ereignisschätzung mit Buchung auf Dimensionen

Kategorie Geschätzte Ereignisse
Basisvertragsereignisse 60–70
Buchungen & Workflows 100–300
Berechtigungen & Zugriffe 10–40
Leistungsbezogene Ereignisse 6.000–10.000
Kontierungsereignisse 6.000–15.000
Gesamt (realistisch) 12.000–25.000+

Fazit

Ein komplexes Dauerschuldverhältnis mit 500 Leistungen und multidimensionaler Buchung kann über 25.000 verwaltungsrelevante Ereignisse in 4 Jahren erzeugen. Das ist ohne Automatisierung praktisch nicht mehr effizient oder fehlerfrei zu bewältigen.

5. Frage an die KI: Hast Du auch bedacht, dass in 4 Jahren die Bearbeiter oder Stellvertreter in verschiedenen Rollen wechseln und Urlaubs und Krankheitsvertretungen wechseln und das leistungsbezogen sein kann?

Antwort:

Ja – das ist ein entscheidender Aspekt, der die Komplexität in der Verwaltung von Dauerschuldverhältnissen noch einmal deutlich erhöht: die dynamische Personalstruktur über vier Jahre hinweg.

👥 Was muss zusätzlich berücksichtigt werden?

1. Rollen- und Zuständigkeitswechsel

  • Mitarbeitende wechseln Abteilungen oder Rollen (z. B. von Sachbearbeiter zu Teamleiter)
  • Neue Zuständigkeiten für bestimmte Verträge oder Leistungsbereiche
  • Historie und Nachvollziehbarkeit müssen erhalten bleiben (Audit-Trail)

2. Urlaubs- und Krankheitsvertretungen

  • Temporäre Vertretungen müssen Zugriff auf bestimmte Verträge/Leistungen erhalten
  • Vertretungsregelungen müssen leistungsbezogen sein (nicht pauschal)
  • Automatische Eskalationen bei Fristüberschreitungen durch Abwesenheit

3. Onboarding / Offboarding

  • Neue Mitarbeitende müssen korrekt eingewiesen und berechtigt werden
  • Zugriffsrechte müssen bei Austritt oder Rollenwechsel entzogen werden
  • Historische Bearbeitungen müssen nachvollziehbar bleiben

4. Genehmigungs- und Eskalationsketten

  • Wer darf was freigeben – und wer im Vertretungsfall?
  • Dynamische Workflows je nach Rolle, Projekt, Kostenstelle etc.

Was bedeutet das für die Ereignisanzahl?

Wenn man annimmt, dass:

  • 10–20 Mitarbeitende über 4 Jahre beteiligt sind
  • Jeder Mitarbeitende im Schnitt 2–4 Rollenwechsel oder Vertretungsphasen durchläuft
  • Diese Änderungen leistungsbezogen dokumentiert und angepasst werden müssen

➡️ Dann entstehen zusätzlich 1.000–4.000 Ereignisse, allein durch Rollen- und Vertretungsmanagement.

Fazit

Mit der Berücksichtigung von Personalwechseln, Vertretungen und rollenbasierten Workflows kann ein einziges Dauerschuldverhältnis mit 500 Leistungen über 4 Jahre mehr als 25.000–30.000 verwaltungsrelevante Ereignisse erzeugen.

Das macht eine automatisierte, rollenbasierte, revisionssichere Verwaltungslösung absolut notwendig – insbesondere in regulierten oder komplexen Unternehmensumgebungen.

6. Frage an die KI: Jetzt musst Du noch die Planung, diee vereinbarten Mengen und Preise berücksichtigen. Hast Du das getan?

Antwort:

Perfekt – mit der Einbeziehung von Plan-Leistungen, Ist-Leistungen, variablen Mengen, unterschiedlichen Preisstrukturen und dem laufend zu aktualisierenden Obligo nach verschiedenen Sichten (z. B. Projekt, Vertrag, Geschäftspartner, Objekte, Kostenstelle, Leistung, Zeitraum) erreichen wir nun die höchste Komplexitätsstufe in der Verwaltung eines Dauerschuldverhältnisses.

Was kommt jetzt noch hinzu?

1. Plan- vs. Ist-Leistungen

  • Planleistungen: geplante Mengen, Termine, Budgets
  • Istleistungen: tatsächlich erbrachte Leistungen mit Abweichungen
  • Abgleich & Abweichungsanalyse: regelmäßig notwendig (monatlich, quartalsweise)

2. Variable Mengen & Preise

  • Mengen können schwanken (z. B. nach Verbrauch, Bedarf, Nutzung)
  • Preise können sich ändern (z. B. Staffelpreise, Indexierung, Rabatte)
  • Preis-Mengen-Kombinationen müssen korrekt abgerechnet und gebucht werden

3. Obligo-Management

  • Offene Verpflichtungen aus Planleistungen müssen laufend aktualisiert werden
  • Obligo muss aus verschiedenen Perspektiven auswertbar sein:
  • nach Projekt
  • nach Vertrag
  • nach Geschäftspartner,
  • nach Objekt bzw. Leistungsgegenstand
  • nach Kostenstelle
  • nach Leistung
  • nach Zeitraum
  • nach Lieferant oder Vertrag

4. Reporting & Forecasting

  • Obligo fließt in Budgetplanung, Liquiditätsplanung, Projektcontrolling
  • Muss laufend synchronisiert werden mit Ist-Daten und Plananpassungen

Erweiterte Ereignisschätzung (realistisch)

Kategorie Geschätzte Ereignisse (4 Jahre)
Basisvertragsereignisse 60–70
Buchungen & Workflows 100–300
Berechtigungen & Rollenwechsel 1.000–4.000
Leistungsbezogene Ereignisse (500 L.) 6.000–10.000
Kontierungsereignisse 6.000–15.000
Plan-/Ist-Abgleiche & Obligo Management 8.000–20.000
Gesamt (realistisch) 21.000–49.000+

Fazit

Ein komplexes Dauerschuldverhältnis mit 500 Leistungen, variablen Mengen, Plan-/Ist-Abgleichen und multidimensionalem Obligo-Management kann bis zu 50.000 verwaltungsrelevante Ereignisse in 4 Jahren erzeugen.

Das ist nur mit einer automatisierten, rollenbasierten, revisionssicheren Plattform effizient und fehlerfrei zu bewältigen.

Wir danken für das aufschlussreiche Gespräch.

Was lernen wir daraus?

Auch die KI unterschätzt die Zahl der Ereignisse in einem Dauerschuldverhältnis zu Beginn dramatisch. Nach einigen Nachfragen und Hinweisen lernt sie aber sukzessive dazu und kommt dann von 60 Ereignissen auf 49.000 + Ereignisse.

Ein erstaunlicher Lerneffekt.

Allerdings waren die Hinweise noch nicht vollständig. Deshalb kann sich die Zahl der Ereignisse in der Vertragspraxis noch wesentlich steigern.

Mit der LEGANTA® Contract Intelligence Platform wird die Zahl der Ereignisse für jeden einzelnen Vertrag automatisch gemessen.

Zwei Beispiele zu Telekomverträgen zeigen knapp 500.000 und über 2,5 Mio. Ereignisse:

LEGANTA® berechnet für jeden Vertrag alle Ereignisse, Risiken und deren Kosten

Das Überwachen der Ereignisse und das frühzeitige Erkennen von Störungen und damit von verbundenen Risiken liefert die Basisdaten für ein erfolgreiches Management von potentiellen Vertragsrisiken.

Durch 100% Automatisierung dieser Verfahren legt LEGANTA® den Grundstein für die Vermeidung von potentiellen Vertragsrisiken. Und sie berechnet die Risikokosten, wenn diese Überwachung unterbleibt.

Vertragsmanagement: Erfolgreiche Umsetzung einer SaaS-Anforderung durch LEGANTA® Contract Intelligence


Direkter Nutzen für Anwender und Anwenderinnen – Effizienz, Sicherheit und Selbstständigkeit im Vertragsmanagement

Single Point of Truth

Zusammenfassung

LEGANTA® bietet eine zukunftssichere, medienbruchfreie und konzerntaugliche Lösung für das zentrale Vertragsmanagement als SaaS. Die Plattform verbindet juristische Präzision mit technologischer Flexibilität und erfüllt alle Anforderungen der Auftraggeberin – von der SAP-Integration über die revisionssichere Archivierung bis hin zur intuitiven Bedienbarkeit für alle Konzernmitarbeitenden.

1. Strategische Zielerreichung

LEGANTA® erfüllt die Zielsetzung der Auftraggeberin durch eine standardnahe, mandantenfähige SaaS-Lösung, die den gesamten Contract Lifecycle Management (CLM) digitalisiert und zentralisiert – sowohl für Beschaffungsverträge als auch für juristische Verträge außerhalb der Beschaffung.

Architektur und Integration

  • Cloud-native Plattform mit DSGVO-konformem Hosting in der EU/EWR und ISO 27001-Zertifizierung.
  • Mandantenfähigkeit für getrennte Bereiche (Beschaffung vs. juristische Verträge).
  • Skalierbarkeit für Konzernstrukturen und Tochtergesellschaften.
  • Browserbasierter Zugriff über Standardbrowser (z.?B. Microsoft Edge).
  • Mobile Endgeräte werden vollständig unterstützt.

SAP S4/HANA Integration

  • LEGANTA® integriert sich über einen Enterprise Service Bus (ESB) nahtlos in SAP S4/HANA.
  • Beschaffungsverträge werden auf Basis der SAP-Daten automatisiert übernommen.
  • SAP als führendes System bleibt erhalten – LEGANTA® ergänzt es durch intelligente Vertragssteuerung und -auswertung.

Funktionale Abdeckung

LEGANTA® bietet alle geforderten Funktionen:

  • Fristen- und Terminüberwachung mit automatisierten Erinnerungen.
  • Workflow-Engine zur Abbildung interner Genehmigungsprozesse.
  • Kommentarfunktion in der Vertragsakte.
  • Einheitlicher Eingangskanal für Dokumente inkl. automatisierter Migration.
  • Dokumentenvorschau für PDFs, E-Mails etc.
  • Revisionssichere Archivierung und Versionierung gemäß GoBD.
  • Volltextsuche und Filterfunktionen über alle Vertragsinhalte.
  • Benutzer- und Rollenmanagement inkl. Single Sign-On (SSO).
  • Schnittstellen zu ERP, Vergabeplattform, JIRA, Signingtools.
  • Dashboard- und Reporting-Funktionen für operative und strategische Steuerung.
  • Sprachunterstützung: Deutsch, Englisch, Spanisch (optional aktivierbar).

Juristischer Bereich & Vertragsdatenbank

  • Vertragsdatenbank für alle juristischen Verträge außerhalb der Beschaffung.
  • Eigenständiges Hochladen durch Mitarbeitende gemäß interner Richtlinien.
  • Revisionssichere Dokumentation aller Vertragsdokumente.
  • Technische Erweiterbarkeit für weitere Vertragsarten durch modulare Architektur.

Governance & Sicherheit

  • DSGVO- und GoBD-Konformität für Langzeitspeicherung.
  • Inhouse-Administrierbarkeit durch intuitive Steuerung und rollenbasierte Rechtevergabe.
  • Audit-Trail für alle Aktivitäten und Änderungen.

Vorteile für Anwender und Anwenderinnen nach der Einführung von LEGANTA® Contract Intelligence als zentrale SaaS-Lösung für Vertragsmanagement auf Konzernebene:

Zentrale Übersicht & Kontrolle

  • Einheitliche Plattform für alle Vertragsarten – juristisch und beschaffungsbezogen.
  • Transparente Fristen- und Terminüberwachung mit automatisierten Erinnerungen.
  • Dashboards für schnelle Statusübersicht und Reporting.

Nahtlose Integration

  • Direkte Anbindung an SAP S4/HANA über Enterprise Service Bus.
  • Schnittstellen zu Vergabeplattform, JIRA, Signingtools u.v.m.
  • Automatisierte Migration bestehender Vertragsdokumente.

Sicherheit & Compliance

  • Revisionssichere Archivierung und Versionierung.
  • DSGVO- und GoBD-konforme Speicherung.
  • ISO 27001-zertifiziertes Hosting in der EU/EWR.

Benutzerfreundlichkeit & Selbstständigkeit

  • Intuitive Oberfläche für eigenständiges Hochladen und Verwalten von Verträgen.
  • Rollenbasiertes Berechtigungskonzept mit Single Sign-On (SSO).
  • Zugriff über Standardbrowser und mobile Endgeräte.

Intelligente Funktionen

  • Volltextsuche und Filter für schnelle Informationsfindung.
  • Kommentarfunktion und Workflowsteuerung für Genehmigungsprozesse.
  • Dokumentenvorschau direkt in der Vertragsakte.

Internationalität & Skalierbarkeit

  • Mehrsprachige Oberfläche (Deutsch, Englisch, Spanisch, weitere Sprachen optional).
  • Mandantenfähigkeit für Konzernstrukturen und Tochtergesellschaften.
  • Skalierbar für zukünftige Erweiterungen und Vertragsarten.

Die LEGANTA® Business Software ist ein SaaS-basiertes Produkt der SBC Systems GmbH. Gegründet im Jahr 2009 und mit Sitz in Frankfurt am Main, entwickelt und vertreibt SBC Systems GmbH innovative KI-Softwarelösungen zur Automatisierung von Geschäftsbeziehungen, Leistungsaustausch und Vertragsmanagement. Das Unternehmen vergibt Lizenzen und bietet Beratung, Projektmanagement und Dienstleistungen für Unternehmen und Behörden an.

Unsere Kompetenzen zeigen sich insbesondere:
• in der Digitalisierung und Automatisierung von Dauerschuldverhältnissen
• mit unbegrenzter Zahl von Vertragspartnern, Leistungen und Objekten
• mit automatisierten Vertragsprozessen
• mit täglich tausenden von automatisierten Buchungen
• mit voller Integration in die bestehende IT-Landschaft.

Unsere Produkte sind in 52 Ländern mit unterschiedlichen Sprachen und Währungen im Einsatz. Zusammen mit unseren Partnern whitepaper.id (whitepaper-id.com) und innowise (innowise.de) sind wir ein Team mit hochzertifizierter SAP-Kompetenz und über 1.500 Experten, mit dem wir seit vielen Jahren integrierte IT-Lösungen erfolgreich bereitstellen und betreuen.

Mehr erfahren Sie unter https://leganta.ai und https://leganta.de
Kontakt: Hugo Christian Rieß, Dipl.-Volkswirt und Dipl.-Mathematiker, Geschäftsführer, E-Mail: hcr@sbc-systems.de

„Digitale Souveränität ist keine Utopie – wir beweisen es jeden Tag.“

LEGANTA® zeigt, wie technologische Unabhängigkeit in Europa Realität wird.

In einer Zeit, in der technologische Unabhängigkeit und Datenschutz höchste Priorität haben, setzt LEGANTA® ein klares Zeichen: Für uns ist digitale Souveränität kein Schlagwort – sondern gelebte Praxis.

„Ist digitale Souveränität überhaupt realistisch?“ Diese Frage stellen sich viele Unternehmen. Unsere Antwort: Ja – wenn man sich konsequent für offene Technologien, europäische Dienstleister und Unabhängigkeit entscheidet.

LEGANTA® setzt bereits heute auf ein robustes Open-Source-Ökosystem, das technologische Exzellenz mit strategischer Autonomie verbindet:

  • PostgreSQL als leistungsfähige, offene Datenbanklösung
  • OpenJDK, Spring Boot, Vaadin, Vue.js und Vuetify für moderne, modulare Applikationsentwicklung
  • BIRT, Solr und Elasticsearch für Reporting, Suche und Analyse
  • SVN als Open-Source-Dokumentenablage
  • Apache Software Foundation als stabile Basis für nachhaltige Komponenten
  • Spring AI zur Integration von LLMs – lokal oder souverän gehostet über Ollama
  • Hosting durch 1&1, SysEleven und Secunet – allesamt deutsche Anbieter mit höchsten Datenschutzstandards

Was LEGANTA® anders macht

– 100 % Open-Source-Stack
– Hosting ausschließlich bei deutschen Anbietern
– KI-Integration mit voller Datenhoheit
– Keine Abhängigkeit von internationalen Plattformen

🗣️ „Digitale Souveränität beginnt mit technologischer Entscheidungsfreiheit.“

— Henry Schramm, IT-Architekt bei LEGANTA®

„Wir bei LEGANTA® haben uns bewusst für ein offenes, kontrollierbares und europäisch geprägtes Technologie-Ökosystem entschieden. Das gibt uns nicht nur Unabhängigkeit, sondern auch Innovationsfreiheit – und unseren Kunden die Sicherheit, dass ihre Daten und Prozesse in vertrauenswürdigen Händen sind. Wir sind als Besucher auf der Patch Panel Digitale Souveränität – vielleicht laufen wir uns dort über den Weg.“

LEGANTA® zeigt: Digitale Souveränität ist machbar – Schritt für Schritt.

Ein vollständiger Bruch mit etablierten Plattformen ist weder notwendig noch zielführend. Doch durch gezielte Entscheidungen für offene, kontrollierbare Technologien vermeiden wir Abhängigkeiten – und schaffen gleichzeitig Raum für Innovation, Compliance und strategische Autonomie.

Digitale Souveränität ist kein Ziel in weiter Ferne – wir leben sie bereits.

👉 Mehr über unsere souveräne Plattform erfahren Sie unter https://leganta.ai

oder besuchen Sie uns auf dem Patch Panel Digitale Souveränität: https://www.syseleven.de/events/patch-panel-digitale-souveraenitaet/

Noch mehr erfahren Sie unter https://www.leganta.ai/

SBC Systems GmbH Die LEGANTA® Business Software ist ein SaaS-basiertes Produkt der SBC Systems GmbH. Gegründet im Jahr 2009 und mit Sitz in Frankfurt am Main, entwickelt und vertreibt SBC Systems GmbH innovative KI-Softwarelösungen zur Automatisierung von Geschäftsbeziehungen, Leistungsaustausch und Vertragsmanagement. Das Unternehmen vergibt Lizenzen und bietet Beratung, Projektmanagement und Dienstleistungen für Unternehmen und Behörden an.

Unsere Kompetenzen zeigen sich insbesondere:
• in der Digitalisierung und Automatisierung von Dauerschuldverhältnissen
• mit unbegrenzter Zahl von Vertragspartnern, Leistungen und Objekten
• mit automatisierten Vertragsprozessen
• mit täglich tausenden von automatisierten Buchungen
• mit voller Integration in die bestehende IT-Landschaft.

Unsere Produkte sind in 52 Ländern mit unterschiedlichen Sprachen und Währungen im Einsatz. Zusammen mit unseren Partnern whitepaper.id (whitepaper-id.com) und innowise (innowise.de) sind wir ein Team mit hochzertifizierter SAP-Kompetenz und über 1.500 Experten, mit dem wir seit vielen Jahren integrierte IT-Lösungen erfolgreich bereitstellen und betreuen.

Auslagerungsmanagement mit LEGANTA 360 (Teil 2)

In Teil 1 hatten wir die Aufgabe des Auslagerungsmanagements beschrieben. In Teil 2 beschreiben wir die regulatorischen Grundlagen.

2     Regulatorische Grundlagen

In das Auslagerungsregister gehen Anforderungen aus den folgenden regulatorischen Vorgaben ein:

  • KWG §25 a, b
  • MaRisk
  • Finanzberichterstattung BaFin (FISG, WpIG, WpHG, KAGB, ZAG)
  • EBA Leitlinien

2.1     Auslagerungen (KWG und MaRisk)

Die Auslagerung umfasst Maßnahmen, mit denen zur Stärkung der Wettbewerbsfähigkeit die Unternehmensfunktionen und -prozesse dadurch optimiert werden sollen, dass einzelne wesentliche Unternehmensbereiche durch Vertrag auf dritte (externe) Unternehmen (Auslagerungsunternehmen) verlagert werden.

In Umsetzung der allgemeinen Grundsätze ordnungsgemäßer Geschäftsführung und zur Konkretisierung organisatorischer Grundanforderungen formuliert § 25b KWG für Kredit- und Finanzdienstleistungsinstitute i.S. des KWG allgemeine Qualitätsstandards für eine Auslagerung, die durch das Rundschreiben 09/2017 (BA) – Mindestanforderungen an das Risikomanagement – MaRisk der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) vom 27.10.2017 konkretisiert werden.

Grundsätzlich können sämtliche Aktivitäten und Prozesse eines Instituts ausgelagert werden; allerdings darf durch die Auslagerung die Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsorganisation nach § 25a I KWG nicht beeinträchtigt werden (AT 9.4 MaRisk).

Nicht zulässig ist eine Auslagerung, wenn sie zu einer Delegation der Verantwortung der Geschäftsleitung an das Auslagerungsunternehmen führt. Leitungsaufgaben der Geschäftsleitung dürfen nicht ausgelagert werden.

Bei Auslagerungen, die unter Risikogesichtspunkten wesentlich sind (wesentliche Auslagerungen), sind die spezifischen Anforderungen der MaRisk zu beachten.

  • Danach ist das Institut verpflichtet, die mit einer wesentlichen Auslagerung verbundenen Risiken angemessen zu steuern sowie die Ausführung der ausgelagerten Aktivitäten und Prozesse ordnungsgemäß zu überwachen.
  • In diesem Zusammenhang ist die Leistung des Auslagerungsunternehmens anhand vorzuhaltender Kriterien regelmäßig zu beurteilen (AT 9.9 MaRisk).
  • Die wesentlichen Auslagerungen sind von dem Institut auf Basis einer Risikoanalyse eigenverantwortlich festzulegen (AT 9.2 MaRisk).
  • Darüber hinaus werden in AT 9.7 MaRisk detaillierte Vorgaben zu den Inhalten des Auslagerungsvertrags gemacht, wie z.B. die Verpflichtung zur Vereinbarung von Regelungen, mit denen die Beachtung der Bestimmungen des Datenschutzes sichergestellt wird.
  • Bei nicht wesentlichen Auslagerungen müssen lediglich die allgemeinen Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsorganisation gemäß § 25a I KWG beachtet werden (AT 9.3 MaRisk).

2.2     AT 9.7. MaRisk

Bei wesentlichen Auslagerungen ist im Auslagerungsvertrag insbesondere Folgendes zu vereinbaren:

  1. Spezifizierung und ggf. Abgrenzung der vom Auslagerungsunternehmen zu erbringenden Leistung,
  2. Festlegung angemessener Informations- und Prüfungsrechte der Internen Revision sowie externer Prüfer,
  3. Sicherstellung der uneingeschränkten Informations- und Prüfungsrechte sowie der Kontrollmöglichkeiten der gemäß § 25b Absatz 3 KWG zuständigen Behörden bezüglich der ausgelagerten Aktivitäten und Prozesse,
  4. soweit erforderlich Weisungsrechte,
  5. Regelungen, die sicherstellen, dass datenschutzrechtliche Bestimmungen und sonstige Sicherheitsanforderungen beachtet werden,
  6. Kündigungsrechte und angemessene Kündigungsfristen,
  7. Regelungen über die Möglichkeit und über die Modalitäten einer Weiterverlagerung, die sicherstellen, dass das Institut die bankaufsichtsrechtlichen Anforderungen weiterhin einhält,
  8. Verpflichtung des Auslagerungsunternehmens, das Institut über Entwicklungen zu informieren, die die ordnungsgemäße Erledigung der ausgelagerten Aktivitäten und Prozesse beeinträchtigen können.

Weisungsrechte des Instituts/Prüfungen der Internen Revision

Auf eine explizite Vereinbarung von Weisungsrechten zugunsten des Instituts kann verzichtet werden, wenn die vom Auslagerungsunternehmen zu erbringende Leistung hinreichend klar im Auslagerungsvertrag spezifiziert ist. Ferner kann die Interne Revision des auslagernden Instituts unter den Voraussetzungen von BT 2.1 Tz. 3 auf eigene Prüfungshandlungen verzichten. Diese Erleichterungen können auch bei Auslagerungen auf so genannte Mehrmandantendienstleister in Anspruch genommen werden.

Eskalation bei Schlechtleistung

Bereits bei der Vertragsanbahnung hat das Institut intern festzulegen, welchen Grad einer Schlechtleistung es akzeptieren möchte.

Sonstige Sicherheitsanforderungen

Zu den sonstigen Sicherheitsanforderungen zählen vor allem Zugangsbestimmungen zu Räumen und Gebäuden (z. B. bei Rechenzentren) sowie Zugriffsberechtigungen auf Softwarelösungen zum Schutz wesentlicher Daten und Informationen.

2.3     BAFIN: Finanzberichterstattung

Informationen zum Meldeverfahren für wesentliche Auslagerungen

2.3.1 Meldepflicht von wesentlichen Auslagerungen

Durch das Finanzmarktintegritätsstärkungsgesetz – FISG sowie das Wertpapierinstitutsgesetz – WpIG sind die Unternehmen des Finanzsektors ab dem 01.01.2022 verpflichtet, wesentliche Auslagerungen, im Falle von Kapitalverwaltungsgesellschaften alle Auslagerungen bzw. wichtige Ausgliederungen gemäß VAG, der BaFin anzuzeigen.

Die Anzeigepflicht umfasst entsprechend der bereits bestehenden gesetzlichen Regelungen sowie der neuen gesetzlichen Regelung in Folge des FISG und des WpIG in nahezu allen Geschäftsbereichen der BaFin die Anzeige

im Rahmen von bestehenden oder beabsichtigten (wesentlichen) Auslagerungen.

2.3.2 Inhalte der Anzeigepflicht

Die im Rahmen der Anzeigepflicht geschäftsbereichsübergreifend weitestgehend einheitlich anzugebenden Informationen basieren auf den Anzeigenverordnungen der jeweiligen Aufsichtsgesetze.

Für die Erfüllung der Anzeigepflicht für die Absicht, den Vollzug und wesentliche Änderungen im Rahmen von Auslagerungen wird die BaFin ein elektronisches Meldeverfahren zur Verfügung stellen, das auf der Melde- und Veröffentlichungsplattform (MVP) der BaFin beruht. Anzeigen sind ausschließlich über diese Plattform einzureichen. Anzeigen von schwerwiegenden Vorfällen werden über den üblichen Weg der Aufsicht gemeldet. Nach den derzeitigen Planungen soll das neue Verfahren mit Inkrafttreten der gesetzlichen Pflicht zur Anzeige von Auslagerungen sowie der Konkretisierung dieser Pflicht in den jeweiligen Anzeigenverordnungen zu den Aufsichtsgesetzen zum 01.01.2022 in Betrieb gehen. Die Meldungen werden nach der Entgegennahme an die Deutsche Bundesbank weitergeleitet, sofern die Meldungen für die Deutsche Bundesbank im Rahmen ihrer Aufsichtstätigkeit relevant sind.

2.3.2.1      Registrierung Melder

Die Anzeige ist von der anzeigeberechtigten Person (Melder) durchzuführen, die zunächst ein Registrierungsverfahren zu durchlaufen hat, das sich in drei Schritten vollzieht:

  • Selbstregistrierung am MVP-Portal

Der Melder muss sich als Nutzer am MVP-Portal registrieren, soweit er dort nicht bereits registriert ist. Diese Registrierung kann bereits jetzt durchgeführt werden.

  • Freischaltung für das Meldeverfahren „Anzeige von Auslagerungen“ beantragen

Innerhalb des MVP-Portals kann der Melder über einen Antrag die Freischaltung für das Meldeverfahren „Anzeige von Auslagerungen“ beantragen. Der Melder muss den Freischaltungsantrag ausfüllen und unterschrieben an folgende Adresse senden:

Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht

GIT 2 – Anzeige von Auslagerungen

Graurheindorfer Str. 108

53117 Bonn

Alternativ kann die Meldung auch elektronisch übermittelt werden. Hierzu senden Sie bitte eine Mail mit den qualifizier elektronisch signierten Dokumenten unter Nutzung folgender Struktur.

An: qes-posteingang@bafin.de

Betreff: Fachverfahrensfreischaltung „Anzeige von Auslagerungen“ z.Hd. von GIT 2

Weiterführende Informationen hierzu finden Sie hier.

Ein Melder, der für mehrere Unternehmen melden möchte, muss für jedes Unternehmen einen separaten Freischaltungsauftrag ausfüllen.

  • Benachrichtigung der BaFin

Der Melder wird über die erfolgreiche/nicht erfolgreiche Freischaltung für das Meldeverfahren „Anzeige von Auslagerungen“ informiert Die Benachrichtigung erfolgt per E-Mail, über die im MVP-Portal hinterlegte E-Mail Adresse.

Sobald die Benachrichtigung über die erfolgreiche Freischaltung erfolgt ist, kann der Melder, ab dem 01.01.2022, die entsprechenden Anzeigen einreichen.

2.3.2.2      Meldeverfahren

Zur Einreichung der Anzeigen über das MVP-Portal im Rahmen des vorgenannten Meldeverfahrens werden drei verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung gestellt. Unternehmen sind jederzeit frei, zwischen diesen Methoden zu wählen:

Im MVP-Portal wird ein Web-Formular zur Verfügung gestellt. Dieses kann von dem Melder online ausgefüllt werden kann.

Der Melder hat die Möglichkeit, innerhalb des MVP-Portals eine Meldung manuell als XML-Datei hochzuladen. (Die Definition der XML-Datei wird noch bereitgestellt)

Durch die Nutzung einer SOAP-Webservice-Schnittstelle kann eine Meldung automatisch hochgeladen werden. (Die Definition der Schnittstelle wird noch bereitgestellt)

In allen drei Fällen werden die Anzeigen auf Konsistenz überprüft und anschließend an eine Meldedatenbank weitergeleitet. Der Melder erhält eine Benachrichtigung, in der ihm mitgeteilt wird, ob die Meldung erfolgreich übermittelt worden ist. In dieser Bestätigung wird eine ID mitgesendet. Diese ID ist bei späteren Anzeigen zu derselben Auslagerung zu nutzen, um die Meldungszuordnung gewährleisten zu können. Falls bei der Überprüfung ein Fehler festgestellt wird, wird die Anzeige nicht an die Datenbank weitergeleitet: Der Fehler wird direkt im Response

2.3.3 Besondere Berücksichtigung des Drittstaatenbezugs

Im Rahmen von Auslagerungen an Unternehmen mit Sitz in einem Drittstaat haben Institute nach Maßgabe des FISG vertraglich sicherzustellen, dass für diese ein inländischer Zustellungsbevollmächtigter benannt wird, an den Bekanntgaben und Zustellungen durch die BaFin vorgenommen werden können. Hier lässt sich sicher erwägen, den Zustellungsbevollmächtigen beim auslagernden Unternehmen anzusiedeln.

2.3.4 Unmittelbare Anordnungs-, Prüfungs- und Auskunftsrechte

Darüber hinaus wird der BaFin die Befugnis erteilt, Anordnungen auch unmittelbar gegenüber Auslagerungsunternehmen treffen zu dürfen. Ferner kann die Behörde Eingriffe gegenüber Unternehmen im Inland und Ausland vornehmen. Aufsichtsrechtlicher Anknüpfungspunkt für diese Eingriffsbefugnisse ist, dass Aktivitäten und Prozesse betroffen sind, die gegenüber einem beaufsichtigten Unternehmen erbracht werden. Eingriffsbefugnisse im Ausland, insbesondere gegenüber Unternehmen, die nicht dem Konzern des auslagernden Unternehmens angehören, dürften unter Aspekten des Verwaltungskollisionsrechts und des Völkerrechts im Einzelfall zu diskutieren sein. Es steht nicht zu erwarten, dass Drittstaaten ohne weiteres fremdes Verwaltungshandeln im eigenen Land zulassen.

Die Befugnisse gegenüber Auslagerungsunternehmen gehen weit und sollen der Sicherstellung der aufsichtsrechtlichen Vorgaben entlang einer immer stärker aufgespaltenen Wertschöpfungskette dienen. So könnte die BaFin das Auslagerungsunternehmen zur Behebung konkreter Verstöße zu bestimmten Maßnahmen anweisen, aber auch – unabhängig von einem konkreten Verstoß – bspw. den Aufbau hinreichender Sachkompetenz in der Geschäftsleitung oder Änderungen der Geschäftsorganisation im Auslagerungsunternehmen anordnen. Auch hier sind jedoch die Beschränkungen durch den Verhältnismäßigkeitsgrundsatz zu beachten, der bei jedem staatlichen Eingriffshandeln Beachtung finden muss.

Darüber hinaus werden der BaFin weitgehende Prüfungs- und Auskunftsrechte gegenüber Auslagerungsunternehmen an die Hand gegeben werden, soweit ein Institut oder übergeordnetes Unternehmen wesentliche Aktivitäten und Prozesse im Sinne des § 25b KWG ausgelagert hat oder es sich um eine Auslagerung interner Sicherungsmaßnahmen nach § 25h Abs. 4 KWG oder § 6 Abs. 7 GwG handelt.

2.4     EBA Guidelines

2.4.1 Ziele der EBA Guidelines

Die „Guidelines on outsourcing arrangements“ der EBA (European Banking Authority) umfassen neue Regelungen für die aufsichtsrechtliche Behandlung von Auslagerungen. Sie verlangen von Instituten eine umfassende Bestandsaufnahme sowie die Überprüfung, Bewertung und Dokumentation ihrer Provider-Beziehungen (Due Diligence).

Die neuen Regelungen betreffen v. a. den Governance-Rahmen (z. B. das Risikomanagement, die Organisation und die Dokumentationspflichten) sowie den Auslagerungsprozess (z. B. die Auslagerungsvoranalyse). Darüber hinaus müssen Institute ein einheitliches und vollständiges Auslagerungsregister aller Outsourcing-Beziehungen führen, unterteilt nach kritischen/unkritischen oder wichtigen/unwichtigen Auslagerungsverträgen. Dieses muss der jeweiligen Aufsichtsbehörde mindestens alle drei Jahre zur Verfügung gestellt werden.

2.4.2 Maßnahmen zur Erfüllung der Anforderungen

2.4.3 Weiterführende Informationen

  • Zertifizierung nach PCI-DSS
  • ISO 27001 Zertifizierung für den IT-Betrieb/inkl. 27002 ff.
  • Zertifizierung durch den TÜV „Trusted Site Infrastructure“ Level 3 zur Bestätigung einer zuverlässigen IT-Infrastruktur
  • Anwendungsentwicklung: Orientierung an ISO/EIC 15504-5 (SPICE Level 3)
  • RZ-Betrieb: Orientierung an ISO27001/ITIL

LEGANTA 360 (managed services / cloud) und COMAC 7 (on premise) sind professionelle Softwarelösungen für das Auslagerungsmanagement.

HILFSMITTELVERTRÄGE nach Par 127 SGB V

Die Verwaltung der Hilfsmittelverträge ist inzwischen ein unverzichtbarer Aufgabenbereich der gesetzlichen Krankenversicherungen.

Um die Erreichung der Unternehmensziele angesichts sich ändernder Rahmenbedingungen in einem dynamischen gesetzlichen und wettbewerblichen Umfeld langfristig zu sichern, ist es unverzichtbar, der Einsatz einer modernen Vertragsmanagementsoftware in die bestehenden Geschäftsprozesse zu integrieren.

Unsere Cloud-Lösung LEGANTA 360 und unsere on premise Lösung COMAC 7 HIMI unterstützen die gesetzlichen Krankenkassen, die Leistungserbringer und die Versicherten bei allen Geschäftsprozessen im  gesamten Vertragslebenslauf der Hilfsmittelverträge.

Mit LEGANTA 360 und COMAC 7 HiMi Vertragsmanagement-Software können Informationen für den gesamten Prozess von der Planung, Vorbereitung und Durchführung bis zur Anwendung und Verwaltung von Verträgen dokumentiert und archiviert werden sowie für Auswertungen zur Verfügung gestellt werden.

Die hiermit verbundenen Anforderungen über alle Phasen eines Vertrages beziehen sich dabei auf folgende Grundfunktionalitäten und sind in der Regel mit den nachstehenden Mengengerüsten verbunden:

  • Zentrale, strukturierte und transparente Archivierung von Dokumenten inklusive aller wesentlichen Fakten und Entscheidungsgrundlagen, d.h. mehrere tausend Dateien je Vertragsaktivität wie E-Mails, Word- und Exceldokumente, Wieder-vorlagen, Aufgaben, Kalendereinträge und Kontakte
  • Management von Vertragsdaten, d.h. mehrere hundert vereinbarte Unterschriftsverträge mit Leistungserbringern und Verbänden, die sowohl in mindestens einem Kriterium den 25 Vertragstypen (z.B. bestimmter Versorgungsbereich) sowie einer Vertragsnummer zugeordnet sind.
  • Management von Leistungserbringer- und Verbands-daten, d.h. mehrere tausend Leistungserbringer und Verbände sowie mehrere 10.000 Beitritte von Leistungserbringern und Verbänden zu den beste-henden Unterschriftsverträgen, die rechtlich gleich-wertig zu oben genannten Einzelverträgen sind.
  • Alle Dokumente können gespeichert, gelesen, bearbeitet und in allen Änderungen nachvollziehbar dokumentiert werden. Zudem werden Datenschutz-bestimmungen sowie Anforderungen an den Daten-import und Datenexport beachtet.

Die User der Vertragsmanagementsoftware können aus verschiedenen Standorten auf einem einheitlichen konsistenten Datenbestand arbeiten.

LEGANTA 360 und COMAC 7 HiMi können in jede Organisations- und IT-Struktur integriert werden und kann in ihrer Handhabung flexibel an die individuellen Anforderungen, Vorstellungen, Konzepte und Prozesse der GKV angepasst werden

Hilfsmittelverträge

LEGANTA 360 und COMAC 7 HiMi unterstützen alle Arten von Hilfs-mittelverträgen, wie z.B. Rahmenverträge, Einzel-Verträge oder Ergänzungsvereinbarungen, Vertragsanlagen und Schriftverkehr.

Life Cycle Management

LEGANTA 360 und COMAC 7 HiMi unterstützen den gesamten Lebenslauf der Hilfsmittelverträge, im Einzelnen:

  • Vertragsanbahnung z.B.
    • Ausschreibungen,
    • Angebote,
    • Verhandlungen,
    • Vorlagen und Genehmigungen
  • Vertragsabschluss und Veröffentlichungen
  • Vertragsbeitritte
  • Vertragsverwaltung und Abrechnungen
  • Vertragsstörungen, Verlängerungen, Kündigungen und die Vertragsbeendigung

Geschäftsprozesse

LEGANTA 360 und COMAC 7 HiMi unterstützen alle Geschäftsprozesse des Hilfsmittel-Vertragsmanagements, z.B.

  • Marktbeobachtung, Preisangebote, Preisspiegel und Vertragsdokumentation
  • Nachweis von fachlichen und rechtlichen Änderungen durch Rundschreiben, Richtlinien, Gesetzesänderungen,
  • Nachweis der dadurch betroffenen Vertragsklauseln, Abstimmung und Identifizierung von Anpassungs-bedarfen für Verträge und Vertragsklauseln
  • Planen und Priorisieren von Entscheidungen über jegliche Vertragsänderungen
  • Beratungsunterlagen/Vorstandsvorlagen
  • Bewertungen für den Vertrag nach § 127 (1) bzw. (2) SGB V sowie für Kündigungen / Verlängerungen
  • Vertragserstellung durch Composer und Bausteinverwaltung
  • Vertragsverhandlung (Durchführung und Nachweise),
  • Verwaltung und Bewertung von Angeboten
  • Vertragsabschluss mit Nachweis der Vorlagen und Stellungnahmen, Veröffentlichungen,
  • Beitrittsmanagement
  • Terminüberwachung, Fristenverwaltung
  • Dokumentenmanagementsystem
  • Datenpflege

Schnittstellen

LEGANTA 360 und COMAC 7 HiMi ermöglichen durch automatische Schnittstellen immer aktuelle Daten für die

  • Präqualifizierung aller Leistungserbringer
  • Hilfsmittelverzeichnisse
  • Versorgungsbereiche und zugeordnete Produkte
  • Abstimmung der HiMi-Verträge mit dem Rechnungswesen

Compliance

LEGANTA 360 und COMAC 7 HiMi verwalten alle Compliance bezogenen Vereinbarungen und die einzelnen Maßnahmen und Nachweise, die zur Einhaltung der Compliance durchgeführt werden, z.B. Unterrichtungen und Einverständniserklärungen.

Aufgrund der ganzheitlichen Erfassung aller Daten rund um die Hilfsmittelverträge kann COMAC 7 HiMi umfassende Plausibilitätschecks zur Einhaltung der Anforderungen des SBG V vornehmen.

Ganzheitliche Sicht       

LEGANTA 360 und COMAC 7 HiMi verwalten die Hilfsmittelverträge aus einer ganzheitlichen Sicht. Diese Sicht umfasst alle relevanten Informationen rund um die Hilfsmittelverträge und deren Beziehungen untereinander. Dadurch schaffen LEGANTA 360 und COMAC 7 HiMi eine einzigartige lückenlose Transparenz von der Vertragserstellung über die Abrechnungspositionen bis zur Präqualifizierung der Leistungserbringer.

Healthcare Informationssystem

Durch die ganzheitliche Betrachtung der Hilfsmittelverträge stellen LEGANTA 360 und COMAC 7 HiMi ein leistungsstarkes Informationssystem für betriebswirtschaftliche und Compliance-Anforderungen zur Verfügung. Es liefert umfassende und nach  zusammengehörenden Themen geordnete  Auskünfte bei allen Anfragen über Verträge, Leistungserbringer, Unterlagen, Dokumente und Geschäftsprozesse. Es  umfasst:

  • Schnelles Enterprise Information System
  • Diagramme
  • Navigationssystem
  • Smart Online Reporting und Drill Down
  • Business Intelligence Reporting Tool
  • Alarm-, Termin und Ereignisüberwachung
  • Workflow-Management

Bildschirme

LEGANTA 360 und COMAC 7 HiMi besitzen Oberflächen, die genau auf den Bedarf der Hilfsmittelverträge zugeschnitten ist. Hierzu gehören

  • Vertragsverwaltung mit
    • Vertragsstammdaten
    • Vertragsabrechnungs-/ -gebührenpositionen
    • Vertragsbeitritte von Leistungserbringern
    • Vertragseinbindung und Beitrittsart
  • Leistungserbringer-Verwaltung mit
    • Stammdaten
    • Adressen und Ansprechpartner
    • Eignungskriterien (Präqualifizierung und Zusatzqualifikationen)
  • Vertragsnachweise und Hilfsmittel

LEGANTA 360 und COMAC 7 Vertragsplattform

LEGANTA 360 und COMAC 7 HiMi nutzen die gesamte Vertragsmanagement-Plattform. Damit stehen alle Funktionen für die Verwaltung der Hilfsmittelverträge zur Verfügung, aber es können  auch alle Erweiterungen verwaltet werden, wie z.B. Heilmittelverträge, Direktverträge aber auch alle anderen Vertragsarten.

Zentrale Vertragsdatenbank

LEGANTA 360 und COMAC 7  integrieren in einer einheitlichen zentralen Vertragsdatenbank alle

  • Vertrags- und Geschäftsbeziehungen
  • Vertragspartner und Leistungserbringer
  • Dokumente (inkl. Vertragsunterlagen, Entwürfe, Mails, Schriftverkehr, Belege, Notizen),
  • vertraglichen Vereinbarungen und Leistungsumfänge,
  • finanzwirksamen Konsequenzen
  • verbundenen Aufgaben, Terminen, Fristen und Geschäftsprozesse.

Die Datenbank besitzt vollständige Historienführung und kann auf Wunsch alle Geschäftsprozesse und Vertragszugriffe dokumentieren.

Vollständige Perspektiven

LEGANTA 360 und COMAC 7 bietet auf seiner einheitlichen Datenbank alle notwendigen Perspektiven für Management, Archivierung, Automatisierung, Controlling und Buchhaltung:

  • Dashboard für Information und Navigation
  • Geschäftspartner / Leistungserbringer
  • Vertrag
  • Objekte und Hilfsmittel
  • Dokumentenmanagement
  • Digitale Akten und Notizen
  • Pinnwand
  • Enterprise Information System
  • Benutzerverwaltung (Rollen und Rechte)
  • Datenaustausch mit anderen Systemen
  • Hilfefunktion
  • Steuerungs-, Wartungs-, Schnittstellenmanagement
  • Aufgabenmanagement
  • Alarm- und Ereignisverwaltung
  • Prozess- und Informationsmanagement
  • Workflow
  • Gruppenverwaltung
  • Rule Box zur Vertragsautomatisierung
  • Tabellenverwaltung
  • Zentrales Rechnungsbuch
  • Die Erweiterung um ein leistungsstarkes Rechnungswesen zur Abrechnung der Hilfsmittelverträge ist möglich.

Datenübernahme / Migration

Alle Bestandsdaten (z.B. aus Datenbanken oder EXCEL-Verwaltung)  können nach LEGANTA 360 und COMAC 7 HiMi migriert werden. Hierzu stehen Standard-Schnittstellen zur Verfügung.

Flexibilität und Anpassung

LEGANTA 360 und COMAC 7 HiMi können ohne Programmierung durch Parameter und Customizing an die individuellen Anforderungen der GKV angepasst werden.

Technische Rahmenbedingungen

LEGANTA 360 und COMAC 7 HiMi können auf allen handelsüblichen IT-Systemen (Betriebssystem, Datenbank, Kommunikation) ablaufen.

LEGANTA 360 und COMAC 7 HiMi sind in JAVA / ECLIPSE erstellt und bieten damit eine zukunftssichere IT-Grundlage.

Nutzungsbedingungen

LEGANTA 360 und COMAC 7 HiMi können auf der Anlage des Kunden und im Rechenzentrum des Herstellers betrieben werden.

Die Nutzungsvereinbarung umfasst eine

  • 10 User-Lizenz oder eine
  • Unternehmenslizenz

Der Nutzungsumfang kann von

  • Hilfsmittelverträgen auf andere
  • GKV-Verträge (z.B. Heilmittel, Direktverträge) und auf die
  • allgemeine Vertragsverwaltung erweitert werden.

Die Nutzungsgebühr wird monatlich abgerechnet.

LEGANTA, LEGANTA 360, COMAC 7 und COMAC 7 HiMi basieren auf dem StandardBusinessCode geschützt durch United States Patent Application Publication  Pub. No.: US 2003/0149556 A1, Inventor Hugo Christian Rieß, SBC Systems GmbH.

Auslagerungsmanagement mit LEGANTA 360 (Teil 1)

Mit diesem Bericht beginnen wir unsere Reihe zum Auslagerungsmanagement. Insbesondere zeigen wir, wie die Anforderungen durch LEGANTA 360 abgedeckt werden kann.

  1. Die Aufgaben des Auslagerungsmanagements

Neue EU-Bestimmungen verschärfen die Compliance- und Governance-Anforderungen für Banken und andere Finanzinstitutionen im Umgang mit der Auslagerung von Finanztechnologie (Fintech). Diese beinhalten Anforderungen an ein zentrales Register für Verträge und Leistungen mit Subdienstleistern.

Ausgangspunkt sind die von der Europäischen Bankenaufsichtsbehörde (EBA) herausgegebenen Leitlinien zum Umgang mit Outsourcing („Guidelines on outsourcing arrangements“ (EBA/GL/2019/02)), welche die Grundlage für nationale Regelungen bilden, die im Folgenden ebenfalls berücksichtigt werden (KWG, MaRisk, FISG u.a.). Die Vorschriften gelten in der EU und im gesamten EWR.

Die Vorschriften sollen dem Umstand Rechnung tragen, dass Finanzinstitutionen zunehmend Tätigkeiten auslagern, um Kosten zu reduzieren und Flexibilität und Effizienz zu steigern.

Die neuen Vorschriften richten sich an Banken, Kreditinstitute, Investitionsgesellschaften sowie Zahlungs- und E-Geld-Institutionen. Sie enthalten Anforderungen, die sicherstellen sollen, dass Unternehmen, die Tätigkeiten auslagern, eine angemessene Steuerung und Kontrolle über Auslagerungsverträge haben.

Eine der Anforderungen ist die Dokumentation von Auslagerungen in einem zentralen Auslagerungsregister. Dieses Register soll laut EBA folgende Mindest-Informationen enthalten:

  • Auslagerungsunternehmen:
    • Bei einer Auslagerung an einen Cloud-Dienstleister: Angabe des Clouddienstes und der Implementierungsmodelle sowie der Orte, an denen die Daten gespeichert werden
    • Ein Ergebnis der Bewertung der Ersetzbarkeit des Dienstleisters sowie ob die betreffende Finanzinstitution die Aufgaben selbst ausüben kann oder nicht
  • Auslagerungsvertrag:
    • Auslagerungsverträge sind solche Verträge, in denen Auslagerungen geregelt sind.
    • Es sind in der Regel Dauerschuldverhältnisse.
    • Vertragliche Mindestinformationen sind:
      • Anfangsdatum,
      • nächstes Datum zur Vertragsverlängerung,
      • Ablaufdatum und/oder
      • Kündigungsfristen
  • Auslagerungen
    • Prozesse:
      • Eine Beschreibung der ausgelagerten Leistung mit Kategoriezuweisung
      • Angabe, ob die ausgelagerte Funktion als unternehmenskritisch oder wichtig betrachtet wird oder nicht
      • Das Datum der letzten Bewertung der Kritikalität oder Wichtigkeit der ausgelagerten Funktion
    • Daten: Eine Beschreibung dazu, welche Daten ausgelagert werden, ob personenbezogene Daten übertragen wurden oder nicht und ob diese an einen Dienstleister ausgelagert werden (DSGVO)
    • Ort der Leistungserbringung: Land oder Länder, in dem/denen die Leistung erbracht wird, mit Angabe der geltenden Gesetze.

Soweit der 1. Teil. Im 2. Teil zeigen wir die wichtigsten regulatorischen Grundlagen des Auslagerungsmanagements.

Checkliste für IFRS 16

Alle Anforderungen aus IFRS 16 erfüllen unsere Softwarelösungen LEGANTA 360 (Cloud) und COMAC DIGITAL CONTRACT (on premise)

1      Am Rande der Klippe

Was bleibt bestehen?

Bisher konnte ein Operate Leasing-Vertrag auf Basis der vereinbarten Raten gebucht werden. Das bleibt unverändert.

Was kommt durch IFRS 16 hinzu?

  1. Verträge
  • Erfassen aller Leasingverhältnisse (auch wenn nicht Leasing draufsteht) einschließlich der Vertragsdokumente und des Schriftverkehrs sowie digitale Abbildung aller Leasingverhältnisse (auch short term und small ticket), aller Leistungspositionen und aller Leasinggüter über den gesamten Leistungszeitraum in einer zentralen Vertragsdatenbank
  • Zusammenführung, Teilung und Klassifikation von Leasingverhältnissen
  • Berücksichtigung von Mehrsprachigkeit und Mehrwährungsfähigkeit
  1. Erst- und Folgebewertungen für zahlreiche Geschäftsvorfälle
  • Ermittlung der IFRS 16 Grundlagen (Kalkulatorischer Vertragszinssatz, Laufzeit, Verlän-gerungs- und Kündigungsoptionen, Grenzfremdkapitalzinssatz) unter Beachtung von Leasing Incentives, Anfangszahlungen, Rückbauvereinbarungen und vergleichbare Verpflichtungen
  • Periodengerechte Neu- bzw. Folgebewertungen der Zeitreihen für die „right-of-use-assets“ und die Leasingverbindlichkeiten  für die (Rest-) Laufzeit, jeweils Anfangswert, Veränderungen und Endwert.
  • Für alle finanzwirksamen Geschäftsvorfälle Ermittlung aller Buchungssätze und Buchungswerte und IFRS 16-gerechter Ausweis in den Bilanz- und GuV-Positionen
  • Berücksichtigung von vertraglichen, produktbezogenen und rechtskreisbezogenen Sonderregelungen und von Überleitungsrechnungen (parallele Rechnungslegung)
  1. Häufigkeit der Bewertungen

Bewertungen sind zeitbezogen und nach jedem finanzwirksamen Geschäftsprozess erforderlich:

  • Zeitbezogen zum Wirtschafts- und Kalenderjahr und zum Ende des Wirtschafts- und Kalenderquartals, wobei die Mandanten unterschiedliche Wirtschaftsjahre haben können
  • Prozessbezogen nach allen finanzwirksamen Geschäftsprozessen während der Vertrags-laufzeit wie z.B. Vertragsabschluss, Laufzeitänderungen (von Anfang an, während der Laufzeit),  Verlängerungen, Early Termination, Teilab- oder -zugänge, Erhöhungen oder Minderungen des Leasingvolumens, Zahlungsstörungen, Kaufoptionen, Index-, kurs- oder zinsinduzierte Leasingraten, Schadensfälle, merkantile Minderwerte
  • Die Berechnungen müssen unabhängig davon erfolgen, ob es die Erfassung der Geschäftsprozesse vorzeitig, wirkungsgenau oder rückwirkend stattfindet
  • Bei Korrekturen oder Rücknahme von Geschäftsprozessen muss eine automatische Neutralisierung der bisherigen und Neuberechnung aller neuen Ergebnisse erfolgen.

Fazit:

Wird mit den bisherigen verfahren weitergearbeitet, so können weder die Vollständigkeit, Richtigkeit noch die Wirtschaftlichkeit der häufigen Bewertungen sichergestellt werden. Denn insbesondere die häufigen Folgebewertungen stellen eine hohe Arbeitsanforderung dar.

2      Use Cases und Geschäftsprozesse

Die nachfolgenden Use Cases zeigen die drastisch steigenden Anforderungen an das Accounting. Aber auch bei den einfachen Leasingmodellen werden Stichtage und jeder einzelne Geschäftsprozess zu umfangreichen Folgebewertungen führen.

IT-Leasing

IT-Leasing ist ein wichtiges und typisches Leasingmodell, welches seinen hohen betrieblichen Nutzen aus Geschäftsprozessen zur Anpassung an das jeweilige betriebliche Optimum bezieht. Diese Geschäftsprozesse haben bisher lediglich eine neue Leasingrate ausgelöst, die durch die Leasing-gesellschaft berechnet und mitgeteilt wurde. Ein Zusatzaufwand im Accounting fand nicht statt.

IT-Leasing beinhaltet kundenbezogene Lösungen für das gesamte IT-Portfolio von Planung über individuelle Beratung, Beschaffung und Nutzung bis zum flexiblen Austausch der IT-Infrastruktur durch neue Technologien. Dabei werden nicht nur neue Leasinggüter überlassen, sondern bei Vertragsbeginn wird häufig auch der gegebene IT-Bestand durch Sale-and-Lease-Back-Vereinbarungen in das IT-Leasing integriert. IT-Leasing enthält in der Regel Leasinggüter mit sehr unterschiedlichen Nutzungsdauern und stellt dafür laufende Austauschvolumina nach unterschiedlichen Kalkulations- und Laufzeitmodellen bereit.

Welche typischen Anforderungen sind im Lebenslauf solcher Verträge zu lösen?

  • Der Vertrag enthält mehrere hundert Leasinggüter mit individuellen Überlassungsdauern
  • Es erfolgt eine laufende Anpassung des Portfolios durch Herausnahme von Leasinggütern und durch Hinzunahme anderer Leasinggüter, die nicht wertgleich sein müssen.
  • Soweit konstante Leasingraten angestrebt werden, erfolgt der Wertausgleich durch Anpassungen von objektbezogenen Nutzungsdauern
  • Anpassungsgeschäftsprozesse werden häufig nicht wirkungsgleich, sondern auch vorausschauend und nachträglich vereinbart
  • Durch einen Anpassungsgeschäftsprozess werden im Regelfall hunderte von Buchungen für Leasinggüter und die Perioden der Restlaufzeit (z.B. für Planbilanzen) ausgelöst. Bei Fehleingaben oder notwendigen Korrekturen muss es eine Möglichkeit geben, alle Buchungswirkungen auch nachträglich periodengerecht zu neutralisieren und durch die korrekten Vorgaben und deren Wirkungen zu ersetzen.

Full Service-Leasing

Full-Service-Verträge finden sich häufig im Bereich des Flottenleasing. Dabei wird die Nutzungsüberlassung mit unterschiedlichen Dienstleistungspaketen verbunden, was Auswirkungen auf die Portfoliobildung nach IFRS 16 haben kann. Durch die unterschiedlichen Wertverläufe des Gesamtportfolios ergeben sich neue Möglichkeiten der flexiblen Anpassung von Fahrzeugen an den betrieblichen Bedarf. Während das Fahrzeug selbst einen schnelleren Wertverlust aufweist als die Tilgung, finden sich bei den Servicekomponenten häufig erhebliche Anspareffekte. Diese können mit den Wertunterdeckungen verrechnet werden und ermöglichen so verschiedene wirtschaftliche Austauschzeitpunkte der Leasinggüter bei anschließender Anpassung der neuen Grundmietzeiten.

Real Estate-Leasing

Real Estate- oder Immobilien-Leasing verbindet eine vorgeschaltete Investitionsphase mit zum Teil unterschiedlichem Nutzungsbeginn bei den verschiedenen Leasinggütern. Häufig werden nach der Gesamtfertigstellung vorläufige Leasingraten gegen endgültige Leasingraten getauscht. Im Laufe der langen Grundmietzeiten ergeben sich durch notwendige Anpassungen an die betrieblichen Erfordernisse zahlreiche Geschäftsprozesse, die zu Minderungen oder Erhöhungen des Leasingvolumens oder zu Laufzeitanpassungen führen. Häufig sind die Leasingnehmer zusätzlich an Objektgesellschaften beteiligt, die für einzelne Leasingobjekte eingerichtet werden.

3      Aufgabe

Einmal trafen sie eine Krähe. „Vögel sind nicht dumm“, sagte der kleine Bär und er fragte die Krähe nach dem Weg.“Welchen Weg?“, fragte die Krähe. „Es gibt hundert und tausend Wege.“

 aus: Janosch, „Oh, wie schön ist Panama“

Anders als häufig angenommen, liefert IFRS 16 alleine keine vollständige Beschreibung der erforderlichen Funktionalität.

IFRS 16 ist – um mit dem obigen Zitat zu sprechen – lediglich „Panama“, also das zu erreichende Ziel. Und unter den „hundert und tausend Wegen“ ist der richtige herauszufinden, mit dem dieses Ziel erreicht werden kann.

Die Funktionalität muss sich vielmehr aus den zeit- und anlassbezogenen Geschäftsprozessen ableiten, die im Laufe eines Leasingvertrages auftreten können.

Für den richtigen Weg sind vier Fähigkeiten unabdingbar:

  1. Abbildung der Geschäftsmodelle und Geschäftsprozesse
    • die vollständige Abbildung aller Vertragsmodelle und der darin enthaltenen Leasingverhältnisse im Bestand sowie die zukünftig zu erwartenden Verträge mit Leasingverhältnissen
    • die vollständige Abbildung aller zulässigen Geschäftsprozesse, welche im Lebenslauf der Leasingverhältnisse auftreten können und
    • die vollständige periodenbezogene Zeitreihen-Berechnung aller hieraus entstehenden Geschäftsvorfälle für die jeweils gesamte Vertragslaufzeit.
  2. IFRS 16 Bewertung und -Ausweis
    • Bewertung dieser Vertragsmodelle, Geschäftsprozesse und  Geschäftsvorfall-Zeitreihen
    • Lückenloser Nachweis der „right-of-use-assets“ und der Leasingverbindlichkeiten über den gesamten Vertragszeitraum
    • Ausweis der Finanzwirkungen in Konten, Bilanz, GuV und Anhang
  3. Automatisierung aller Arbeitsschritte
    • Durchführung aller Prozesse durch die Auswahl des auslösenden Geschäftsprozess-Templates
    • Vollautomatisierung aller Berechnungen, Bewertungen und Ausweisangaben in Abhängigkeit von Vertragsmodell und Geschäftsprozess
    • Automatisierte uneingeschränkte und dokumentierte Reversibilität dieser Geschäftsprozesse mit all ihren Auswirkungen über das gesamte System hinweg.
  4. Generische Lösung
    • Anpassung und Steuerung aller Geschäftsprozesse und Geschäftsdaten durch Parameter anstatt durch Programmierung
    • Transparenter Nachweis aller Accounting-Aktivitäten und vorgelagerter Prozesse entsprechend den Anforderungen der Abgabenordnung.

4      Digitalisierung als „Nebenwirkung“ von IFRS 16

Bewertung und Ausweis der Geschäftsvorfälle nach IFRS 16 sind wesentlich komplexer als bisher. Die Voraussetzung hierfür ist, dass diese Geschäftsvorfälle überhaupt ermittelt werden können. Als „Nebenwirkung“ ist deshalb eine umfassende Digitalisierung der Leasingverhältnisse notwendig.

4.1    Leasingverhältnisse und Geschäftsprozesse

Durch den Wegfall der steuerlichen und bilanztechnischen Begründungen für die angebotenen Leasingmodelle ergeben sich zwei gravierende Anforderungen an das Unternehmen:

  1. Die einfach zu buchenden „operate leases“ und die nur wenig komplexeren „finance leases“ des IAS 17 werden weitgehend entfallen. Stattdessen werden die Leasingmodelle künftig nach dem einheitlichen, aber wesentlich komplexeren IFRS 16 Standard abgebildet. Dabei ist nicht die Bezeichnung, sondern der Inhalt der (Teil-) Vereinbarungen für die Klassifizierung maßgeblich.
  2. Auch die Leasingmodelle selbst werden sich wandeln. Zukünftig werden sie sich – wegen des Wegfalls der steuerlichen Präferenzen – noch mehr am betrieblichen Bedarf, an den Produkten, Prozessen und Geschäftsmodellen der Kunden orientieren und dadurch auch weitaus mehr Geschäftsprozesse zur Gestaltung der Leasingverhältnisse während der Laufzeit anbieten.

Die Folge ist, dass zum einen ab 1.1.2019 die Abbildung der Leasingverhältnisse nach den komplexen Anforderungen des IFRS 16 zu erfolgen hat, und dass diese Leasingverhältnisse zunehmend mehr Änderungen durch Geschäftsprozesse  während der Laufzeit erfahren werden.

4.2    Automatisierung

Neben den stärker betrieblich orientierten Leasingmodellen  mit flexiblen Elementen werden auch mehr Geschäftsprozesse zu deren Nutzung angeboten werden. Diese Geschäftsprozesse betreffen den gesamten Lebenslauf der Leasingverhältnisse, z.B.

  • Investitionsphase (bei Anlagen- und real-estate-leasing)
  • Mietphase mit z.B. Vertragsaktivierung, Vertragsverwaltung, Vertragsstörungen, Teilabgängen und Teilzugängen, Änderung der Laufzeit während des Vertrages, Ratenanpassungen, Early Termination, Verlängerungen am Vertragsende, Vertragsbeendigung, Vertragsübernahmen
  • Verwertungsphase mit Kauf- und Verlängerungsoptionen sowie Verwertung des Leasingobjekte und Ergebnisbeteiligung

Mit jedem Geschäftsprozess ist eine Neubewertung eines Leasingverhältnissen nach IFRS 16 erforderlich, die je Vertragsmodell und je Geschäftsprozess unterschiedlich verlaufen kann. Diese umfangreichen Berechnungen, Bewertungen, Buchungen, Ausweise und Angaben können nicht mit dem Personal und den Prozessen abgebildet werden, mit denen bisher gearbeitet wurde. Um erhebliche Kostensteigerungen und Performanceeinbußen zu vermeiden, müssen diese Prozesse durch eine flexibel einstellbare „contract engine“ automatisch erfolgen.

4.3    Reversibilität

Sobald wenige Eingaben hochkomplexe Berechnungen und Bewertungen auslösen und nachvollziehbar dokumentieren, müssen auch Vorkehrungen getroffen werden, um diese umfangreichen Datenmengen bei Fehleingaben oder Korrektur der Rahmenbedingungen in sachgerechter Form auch wieder vollautomatisch neutralisieren zu können.

Reversibilität ist ein notwendiger Bestandteil der Digitalisierung im Rechnungswesen um die „Digitalisierungsfalle“ manueller Korrekturen zu vermeiden.

5      Checkliste zur erfolgreichen Umsetzung von IFRS 16

Die Checkliste zeigt die Anforderungen, welche IFRS 16 an die Rechnungslegung stellt.

5.1    Rahmenbedingungen

Es müssen

  • alle Bestandsverträge und künftige Neuverträge (auch short term und small ticket) dokumentiert werden
  • alle dokumentierten Leasingverhältnisse digitalisiert im System abgebildet werden
  • alle Geschäftsprozesse im gesamten Vertragslebenslauf eines Leasingvertrages berücksichtigt werden
  • alle Anforderungen des IFRS 16 berücksichtigt werden
  • IFRS 16-gerechte Ergebnisse tagesgenau an das Rechnungswesen übermittelt werden

5.2    Arbeitsschritte

Im Einzelnen erfordert die Umsetzung der IFRS 16-Anforderungen acht Arbeitsschritte:

5.2.1   Digitalisierung und Migration von Bestandsverträgen

  • Alle Bestandsverträge (Leasingverhältnisse und Untermietverhältnisse) werden digital dokumentiert.
  • Bei Übernahme von Vertragsdokumenten und Schriftverkehr erfolgt automatische OCR-Bearbeitung
  • Ausnahmen nach IFRS 16.3 können übernommen und gekennzeichnet werden.
  • Digitale Datenbestände werden über EXCEL-Schnittstellen migriert
  • Analoge Bestände werden in EXCEL-Schnittstellen erfasst.
  • Die aufbereiteten Datenbestände werden samt digitalen Vertragsunterlagen in die Vertragsverwaltung übertragen
  • Es erfolgt eine automatische Fehlerkontrolle mit Rückmeldung
  • Nach Korrektur kann erneut eingelesen werden.

5.2.2   Vollständige digitale Vertragsverwaltung

  • Alle Bestandsverträge (Leasingverhältnisse, Untermietverhältnisse und Ausnahmen nach IFRS 16.3) werden mit ihren zivilrechtlichen Vereinbarungen in einer Vertragsverwaltung erfasst.
  • Identifizierung von Leasingverhältnissen
  • Interaktive und dokumentierte Vertragsbearbeitung
  • Trennung und Zusammenfassung von Vertragsbestandteilen
  • Bildung gleichartiger Vertragsportfolien
  • Alle Verträge sind konsolidierungsfähig nach einem einheitlichen Vertragsmodell strukturiert.
  • Alle Vertragsdokumente sind im zugehörigen Vertragsarchiv abgelegt.
  • Das Enterprise Informationssystem erlaubt die Volltextsuche in allen Vertragsdaten und Vertragsdokumenten.
  • Vertragsbildschirme und Klassifizierungen können in beliebigen Sprachen dargestellt und übersetzt werden.
  • Mehrwährungsfähig und Konzernwährung
  • Detailliertes Nutzungs- und Zugangskonzept bis auf Feldebene
  • Dokumentation aller Geschäftsprozesse und Veränderungen an den Steuerungs- und Geschäftsdaten.

5.2.3   Klassifizierung der Leasingverträge

  • Leasingverträge können um nicht leasingrelevante Positionen bereinigt oder erweitert werden.
  • Leasingverträge können zu Portfolien zusammengefasst werden.
  • Festlegung aller wesentlichen Definitionen (Kalkulatorischer Vertragszinssatz, Laufzeit, Verlängerungs- und Kündigungsoptionen, Grenzfremdkapitalzinssatz)
  • Leasingverträge können automatisch und regelbasiert nach IFRS 16 klassifiziert werden.
  • Bilanzierungswahlrechte nach IFRS 16.5,6,8 (short term, low value) können gekennzeichnet werden.
  • Berücksichtigung von Sonderfällen (z.B. SLB Transaktionen)
  • Parallele Rechnungslegung und Klassifizierung nach IAS 17, IFRS 16 und HGB
  • Abstimmung mit IFRS 15 möglich

5.2.4   Vollständige Geschäftsprozesstemplates für den gesamten Vertragslebenslauf

  • Für alle Verträge müssen alle berechnungsrelevanten Geschäftsvorfälle erfasst werden.
  • Für jeden Geschäftsvorfall sind Templates verfügbar
  • Geschäftsvorfälle können zeitgleich mit dem Wirkungstag, aber auch vorausschauend oder rückwirkend erfasst werden.
  • Berücksichtigung aller Geschäftsprozesse für Neubewertungen z.B.
    • Laufzeitänderungen (von Anfang an, während der Laufzeit),
    • Verlängerungen,
    • Early Termination,
    • Teilablösungen,
    • Erhöhungen oder Minderungen des Leasingvolumens,
    • Zahlungsstörungen,
    • Kaufoptionen,
    • Index-, kurs- oder zinsinduzierte Leasingraten,
    • Schadensfälle, Merkantile Minderwerte
  • Neubewertungen können den RoU-Vermögenswert und / oder die Leasingverbindlichkeiten betreffen.
  • Berechnung von stichtagsbezogenen Übernahmen (vgl. Migrationskonzept)

5.2.5   Berechnung aller Finanzwirkungen über die gesamte Grundmietzeit

  • Für alle Geschäftsprozesse werden ihre finanziellen Auswirkungen auf den Leasingvertrag von Vertragsbeginn bis zum Vertragsende berechnet.
  • Alle Ergebnisse stehen über die gesamte Grundmietzeit in Zeitreihen zur Verfügung. Damit sind sie umfassender als die wirtschaftsjahrbezogenen Auswertungen des Rechnungswesens
  • Tagesgenaue Berechnung von Zinsen, Tilgung und Zahlungsplänen
  • Automatische Berücksichtigung von Verzugszinsen bei Zahlungsstörungen
  • Nach jedem Geschäftsvorfäll werden die IFRS-16-Zinssätze berechnet und gegebenenfalls aktualisiert.
  • Bei Korrekturen oder Rücknahme von Geschäftsvorfällen erfolgt eine automatische Neuberechnung aller Ergebnisse.
  • Geschäftsvorfälle können beliebig korrigiert und wieder in Kraft gesetzt werden.
  • Sämtliche Geschäftsprozesse sind parametergesteuert in Datenbanken hinterlegt. Sie können ohne Programmierung auch in Teilbereichen angepasst werden. Nach jeder Anpassung erfolgen automatisch periodengerechte Nachberechnungen.

5.2.6   Bewertung der Aktiva und Passiva nach IFRS 16

  • Für alle erfassten Verträge werden der internen IFRS-16-Zinsstz, das Nutzungsvermögen und die Leasingverbindlichkeiten nach IFRS 16 automatisch tagesgenau berechnet und bewertet.
  • Alle Angaben stehen tagesgenau über die gesamte Grundmietzeit zur Verfügung. Dies gilt für die Erstberechnung und alle Folgeberechnungen.
  • Berechnung von IFRS 16-Zeitreihen (= Anfangswert, Periodenwerte, Endwert) für „Vermögenswert aus einem Nutzungsrecht“ (right-of-use-Asset RoU-Vermögenswert) und Leasingverbindlichkeiten unter Verwendung eines Kostenmodells
  • Berücksichtigung von Leasing Incentives, Anfangszahlungen, Rückbauvereinbarungen und vergleichbare Verpflichtungen
  • Berücksichtigung von IAS 16 und IAS 40
  • Berücksichtigung variabler Leasingzahlungen und Restwertgarantien
  • Die Berechnungen können nach Rechtskreisen, sowie mandanten- und vertragsspezifisch modifiziert werden.
  • Alle Berechnungen erfolgen parametergesteuert ohne Programmierung.
  • Die Berechnungsregeln können bei Bedarf tagesgenau geändert werden. Sämtliche finanziellen Wirkungen auf den Vertrag werden nach IFRS 16 periodengerecht aktualisiert.

5.2.7   Buchungsvorschläge und Financial Reporting nach IFRS 16

  • Alle transaktionsbezogen berechneten Zeitreihen können kontiert und in periodengenaue Buchungsvorschläge transformiert werden.
  • Kunden-, mandanten- und rechtskreisspezifische Kontierungs- und Buchungspläne
  • Ergebnisgerechter Ausweis von Neubewertungen aufgrund von Geschäftsprozessen oder Wertveränderungen
  • Die Buchungsvorschläge werden bei Änderungen der Geschäftsvorfälle automatisch angepasst.
  • Bei nachträglichen Änderungen erfolgen automatisch periodengerechte Korrekturen unter Berücksichtigung der noch offenen Buchungsperioden.
  • Der Ausweis der Buchungen erfolgt nach Konten und Bilanzpositionen entsprechend der IFRS 16 Regelungen.
  • Vollständige Darstellung der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage zu Bilanzstichtagen, GuV-Zeiträumen und allen Perioden während der Vertragslaufzeit
  • Vollständiges Finanzreporting und individuell anpassbare Reports und Reportgeneratoren
  • Bereitstellung aller Anhangangaben
  • Steuerung aller Berechnungen und Ausweise durch Parameter ohne Programmierung

5.2.8   Periodengerechte  Übergabe der IFRS 16-Angaben nach SAP

  • Alle vertragsbezogenen Finanzwirkungen werden periodengerecht und konsolidiert nach SAP übertragen.
  • Das Customizing der bestehende SAP-Schnittstellen kann kundenbezogen angepasst werden.

5.3    Fachliche Architektur (Übersicht)

Die zu implementierende fachliche Architektur ist folgendermaßen aufzubauen:

Modulübergreifend werden folgende Funktionalitäten benötigt:

  • Generische Programme, Steuerung durch Parameter und Businessregeln, revisionssicherer Nachweis der verwendeten Regelwerke, Regeln an jede Anforderung anpassbar, Einsetzbar für jede kaufmännische Anforderung (US Pat.)
  • Vollständige Geschäftsprozesse im gesamten Vertragslebenslauf
  • Automatische Berechnung aller Finanzwirkungen über den gesamten Vertragszeitraum (Historie, Aktuell, Planung)
  • Vollständig integriertes Rechnungswesen (FIBU, Anlagen, Bilanz, Konsolidierung) mit Parallelbuchhaltung verschiedener Rechnungslegungsnormen
  • Ausweis nach allen betriebswirtschaftlichen Sichten (Partner, Verträge, Leistungen, Objekte, Projekte, Konten, Bilanz, GuV)
  • UNDO-Funktion mit automatischer Aktualisierung aller Daten
  • Einheitliche konsolidierungsfähige Datenbank
  • Workflow-, Alarm- und Ereignismanagement
  • Dokumentenmanagement, Vertragsarchiv
  • Mehrsprachigkeit und automatische Übersetzung
  • Mehrwährungsfähigkeit, automatische Umrechnung und Konzernwährung

5.3.1   Migration

  • Standardschnittstellen für Verträge und Vertragspartner
  • Alle gängigen Schnittstellenformate (EXCEL, CSV, XML, JSON)
  • Contract Data Capture aus PDF-Dokumenten ist möglich
  • Daten Mapping von Quell- auf Zielsystem
  • Automatische Prüfung auf Konsistenz und Vollständigkeit
  • Fehlererkennung und Fehlerreporting
  • Fehlermeldungen bei Datenfehlern mit Bearbeitungshinweisen
  • Nach Fehlerkorrektur erneutes Einlesen
  • Vermeidung von Doppelerfassung
  • Doublettenprüfung mit Ähnlichkeitsmetrik

5.3.2   Vollständige Verwaltung von Leasingverträgen

  • Vollständiges Vertragsmanagement mit allen Funktionen (wie z.B. Mehrsprachigkeit, Mehrwährungsfähigkeit, Historienführung, Bildschirmanpassungen, Parametersteuerung)
  • Benutzerverwaltung
  • Geschäftspartnerverwaltung
  • Vertrags- und Leistungsverwaltung
  • Objektverwaltung
  • Gruppenverwaltung
  • Digitale Akten, Dokumentenmanagement
  • Umfangreiche Such- und Navigationsfunktionen, Volltextsuche in Datenbank und Dokumenten, Individuelle Reports für alle Informationsanfragen (Partner, Verträge, Objekte, Prozesse), sowie für das Vertragscontrolling einschließlich der Fristenüberwachung und Obligoüberwachung
  • Ereignis-, Alarm-, Workflow- und Aufgabenmanagement
  • Finanzcontrolling, Termincontrolling
  • Einstellbare Regelwerke, Wertetabellen, Messwesen für variable Leistungserbringung
  • Belegmanagement (Rechnungseingang, Rechnungsausgang)

5.3.3   Geschäftsprozesse bei Leasingverträgen

  • Geschäftsprozess-Templates für den gesamten Lebenslauf von Leasingverträgen
  • Flexible Anpassung der Bildschirme und Schnittstellen
  • Workflow-Templates für die Prozessablaufsteuerung
  • Prozessfeinsteuerung über Makrosprache
  • Einfache Erweiterung durch individuelle Zusatzdaten
  • Alle Geschäftsdaten können für Berechnungen verwendet werden
  • Geschäftsprozesse mit Wirksamkeitsdatum
  • Zeitgleiche, vorausschauende oder nachträgliche Durchführung der Geschäftsprozesse mit jeweils korrekter Berechnung ab dem Tag der Wirksamkeit
  • Dokumentation aller Geschäftsprozesse

5.3.4   Kalkulation von Leasingverträgen

  • Konsistenzprüfung der Vertragsdaten
  • Automatische Neukalkulation bei allen Geschäftsprozessen
  • Periodengerechte Kalkulation ab Änderungsstichtag
  • Interaktive Kalkulation auf alle Einflussgrößen (Anschaffungswerte, Leasingraten, Laufzeiten, Zinssätze, Restwerte)
  • Kalkulation für alle Kalkulationsmodelle (Vollamortisation, Teilamortisation)
  • Kalkulation für alle Vertragsarten (feste Grundmietzeit, variable Laufzeiten, variable Leasingraten, auslastungs- und indexbezogene Leasingraten, Zielfinanzierungen)
  • Kalkulation für alle Leasinggegenstände (Kfz.-Leasing, Full-Service-Leasing, Mobilien-Leasing, Software-Leasing, Lizenzverträge, Immobilien-Leasing)
  • Kalkulation für Sondermodelle (Doppelstock-Leasing, sale and lease back, cross border Leasing)

5.3.5   Finanzwirkungen der Geschäftsprozesse auf Leasingverträge

  • Steuerung aller Berechnungsregeln durch Parameter ohne Programmierung
  • Automatische Berechnung aller finanzwirksamen Veränderungen über die gesamte Vertragslaufzeit aufgrund von Geschäftsprozessen
  • Vollständige Vertragswirkungen von Anfang an bis zum Vertragsende (Historie, Aktuell, Planung)
  • Automatische Berechnung aller tagesgenauen und periodenbezogenen Auswirkungen auf Vermögen, Schulden, Finanzen und Ertrag
  • Rücknahme von Geschäftsprozessen durch UNDO-Funktion mit automatischer Neutralisierung aller Finanzwirkungen bis hin zu Buchungsvorschlägen und Bereitstellung des vorherigen Berechnungsstandes
  • Automatische Stornobuchungen aufgrund von UNDO-Funktion
  • Mehrfache UNDO-Funktion und Aufheben der UNDO-Funktion

5.3.6   Accounting für Leasingverträge

  • Steuerung aller Kontierungen und Buchungsregeln durch Parameter ohne Programmierung
  • Vollständige Rechnungslegung für Vermögen, Schulden, Finanzen und Ertrag
  • Periodengenaue Kontierung, Buchung und Kontenführung
  • Kontenführung nach Vertrag, Partner und Objekt
  • Vollständige Sachkonten
  • Vollständige Debitoren- und Kreditorenkonten
  • Automatische Umsatzsteuerberechnung
  • Automatische Bildung und Auflösung von Abgrenzungen
  • Flexible Kontenpläne und Kontierungsregeln zur Abbildung kundenspezifischer Anforderungen
  • Saldenlisten und Hauptabschlussübersichten
  • Automatische Buchung der Geschäftsvorfallwirkungen bis auf die einzelnen Konten
  • Automatische Stornobuchungen bei rückwirkender Erfassung von Geschäftsprozessen unter Berücksichtigung offener und abgeschlossener Buchungsperioden

5.3.7   Die Berichterstattung nach IFRS 16 für Leasingverhältnisse

  • Steuerung aller Konten und Bilanzausweise durch Parameter ohne Programmierung
  • Flexible Zuordnung von Finanzwirkungen zu Konten
  • Flexible Zuordnung von Konten zu Bilanzpositionen
  • Periodengerechter Ausweis
  • Ausweis für Einzelunternehmen, Teilkonzerne und Konzerne
  • Parallele Rechnungslegung nach unterschiedlichen Rechtskreisen (Länder, Mandanten, Rechnungslegungsvorschriften z.B. HGB, IAS, IFRS)
  • Automatische Überleitungsrechnungen bei Parallelbuchhaltung auf Einzelvertragsebene

5.3.8   Schnittstellen zum Rechnungswesen (SAP z.B. SEM BCS)

  • Standard-Schnittstellen zu SAP (Partner, Assets, Verträge, Leistungen, Rechnungen, Zahlungen, Kontierungselemente (Kostenstellen, PSP, Wirtschaftseinheiten, Erlösausweisen u.a.)
  • Flexible Anpassung an das SAP-Kunden-Customizing
  • Schnittstellen mit definierten Übergabeverfahren und Konsistenzprüfung
  • Automatische Fehlerrückmeldung mit Fehlerursacchen

Wie geht es am Einfachsten?

Nutzen Sie LEGANTA 360 Cloud und unsere Managed Services. Das macht keine Mühe und ist „ready to go“ ohne mühsame Schulungen und knappe IT-Ressourcen.

LEGANTA 360 UND DIE EU-TAXONOMIE

DIE EU TAXONONIE-VERORDNUNG

In der EU-Verordnung (EU) 2020/852 „Taxonomie-Verordnung“  werden die Grundlagen für eine grüne und nachhaltige Ausrichtung der Wirtschaftstätigkeit gefördert.

WAS IST NACHHALTIGE WIRTSCHAFTSTÄTIGKEIT?

Die Verordnung enthält die Kriterien zur Bestimmung, ob eine Wirtschaftstätigkeit als ökologisch nachhaltig einzustufen ist (Taxonomie), um damit den Grad der ökologischen Nachhaltigkeit einer Investition ermitteln zu können. Sie ist ein zentraler Rechtsakt, der durch Förderung privater Investitionen in grüne und nachhaltige Projekte einen Beitrag zum Europäischen Grünen Deal leisten soll.

WER IST DIE ZIELGRUPPE?

Mit der Verordnung werden Finanzmarktteilnehmer, z. B. Investmentfonds, die ein Finanzprodukt als ökologisch vermarkten wollen, verpflichtet, über den Anteil an ökologisch nachhaltigen Investitionen im Sinne der Verordnung in ihrem Portfolio zu berichten.

„CSR“-Unternehmen, die zur nicht-finanziellen Berichterstattung unter der EU-Richtlinie 2014/95/EU (sog. CSR-Richtlinie) verpflichtet sind, müssen künftig in ihren nicht-finanziellen Erklärungen Angaben darüber aufnehmen, wie und in welchem Umfang die Tätigkeiten des Unternehmens mit ökologisch nachhaltigen Wirtschaftstätigkeiten verbunden sind.

Industrie- und Dienstleistungsunternehmen: Durch die Steuerung der Finanzströme sind aber neben den Emittenten alle Unternehmen mit Fremdkapitalfinanzierung zur Überprüfung ihrer Wirtschaftsaktivitäten im Sinne der EU-Taxonomie angehalten.

Risikobetrachtungen sind nicht Gegenstand der EU-Taxonomie

AB WANN IST DIE EU-TAXONOMIE ANZUWENDEN?

Die Taxonomie-Verordnung ist erstmals ab 01.01.2022 für das zurückliegende Wirtschaftsjahr anzuwenden. Die EU-Kommission wird bis zum 1. Juni 2021 einen delegierten Rechtsakt erlassen, der den Emittenten (siehe oben) Inhalt, Darstellung und Methode der Angaben im Sinne von Artikel 8 in nicht-finanziellen Berichten gemäß Richtlinie 2013/34/EU (Bilanz-Richtlinie) erläutert.

ZWECK UND ANWENDUNG DER EU-TAXONOMIE

WAS SIND DIE EU-UMWELTZIELE?

Die EU Taxonomie will in der aktuellen Ausbaustufe die Erreichung der sechs EU-Umweltziele fördern :

  1. Klimaschutz,
  2. Anpassung an den Klimawandel,
  3. Nachhaltige Verwendung und Schutz von Wasser und Meeresressourcen,
  4. Übergang in eine Kreislaufwirtschaft,
  5. Vermeidung und Verminderung von Umweltverschmutzung sowie
  6. Schutz und Wiederherstellung von Biodiversität und Ökosystemen.

WAS SIND NACHHALTIGE AKTIVITÄTEN ?

Die EU-Taxonomie  will ökonomische  Aktivitäten  als nachhaltig kennzeichnen, wenn sie diesen Umweltzielen entsprechen.  Dazu müssen sie

  1. einen substanzieller Beitrag zur Erreichung eines der EU Umweltziele erbringen
  2. keine substanzielle Verletzung eines anderen EU Umweltziels hervorrufen (bestandener „Do Not Significantly Harm“ Test)
  3. Mindestanforderungen in den Bereichen Governance, Menschenrechte und Arbeitnehmerrechte erfüllen und
  4. den durch die EU-Kommission vorgegebenen Technical Screening Criteria (TSC) genügen

WIE WIRD DIE NACHHALTIGKEIT VON AKTIVITÄTEN GEMESSEN?

Zur Prüfung konkreter ökonomischer Aktivitäten gegen diese abstrakten Vorgaben der EU-Taxonomie hat die EU Kommission konkrete TSC  (technical screening criteria) veröffentlicht.

  • Die TSC definieren für eine konkrete ökonomische Aktivität und ein konkretes Umweltziel u.a. quantitative und qualitative Metriken sowie entsprechende Schwellenwerte, ab denen eine Aktivität als ökologisch nachhaltig eingestuft wird.
  • Die TSC spielen somit eine zentrale Rolle und werden von einer sog. Plattform für Sustainable Finance entwickelt, welche aus Vertreten von EU-Behörden, Wirtschaft, Gesellschaft und Experten besteht und die EU-Kommission berät.

NACHHALTIGKEIT

WELCHE ARTEN NACHHALTIGER ÖKONOMISCHER AKTIVITÄTEN GIBT ES?

Die EU-Taxonomie unterscheidet zwischen drei Arten von ökonomischen Aktivitäten.

  • Die reinste oder klassischste Form einer EU-Taxonomie-konformen Aktivität fördert ein Umweltziel selbst und direkt, indem sie selbst „grün“ ist (z.B. emissionsfreie Energieerzeugung). Für eine effiziente und effektive Erreichung der Umweltziele wurde diese Aktivitätenart allein jedoch als nicht ausreichend eingestuft. Daher wurden zusätzlich Enabling- und Transition-Aktivitäten eingeführt.
  • Enabling-Aktivitäten unterstützen andere ökonomische Aktivitäten dabei, eines der Umweltziele zu erreichen (z.B. Datenservices zur Optimierung der Steuerung erneuerbarer Energiequellen und Netze). Hierbei gelten strenge Zusatzanforderungen.
  • Transition-Aktivitäten werden ausschließlich für das Umweltziel Klimaschutz anerkannt und können als ökologisch nachhaltig gelten, sofern sie durch Ausphasen von Treibhausgasemissionen den Übergang in eine CO2-neutrale Wirtschaft unterstützen. Auch hier gelten strenge Zusatzanforderungen.

WELCHE WESENTLICHEN PFLICHTEN ERGEBEN SICH AUS DER EU-TAXONOMIE?

Aus der EU-Taxonomie resultieren bereits zwei Bereiche von direkten Plichten:

  • Anforderungen an die Gesetzgebung und Regulatorik
    • Durch die EU-Taxonomie verpflichten sich die EU und ihre Mitgliedstaaten (und damit auch die jeweils nachgelagerten Regulatoren), die Kriterien der EU-Taxonomie in allen Vorgaben zu Finanzprodukten und Unternehmensanleihen zu berücksichtigen, sofern diese als ökologisch nachhaltig vermarktet werden.
    • Hieraus begründet sich insbesondere die Anforderung, dass Standards für ökologisch nachhaltige Finanzprodukte (z.B. EU Green Bonds, EU Eco-Labels, Nachhaltigkeitsfonds etc.) auf der Taxonomie basieren müssen. Dies gilt auch für bereits existierende Regelungen (Ausnahme sind sog. „certificate based tax incentive schemes“).
  • Anforderungen an die Transparenz und die Offenlegung durch Finanzmarktteilnehmer und die Berichte großer Unternehmen von öffentlichem Interesse.

LEGANTA 360 UNTERSTÜTZT ALLE WESENTLICHEN HANDLUNGSFELDER

Asset Manager und Vermögensverwalter  müssen die Offenlegungsanforderungen für nachhaltige Produkte oder Produkte  erfüllen . LEGANTA 360  unterstützt

  • die laufende Berechnung zu welchem Prozentsatz diese Produkte Taxonomie-konform sind und verwaltet  die benötigten Daten
  • den Aufbau der notwendigen Prozesse, Vorgaben, Kompetenzen und Ressourcen für eine EU-Taxonomie-Konformitätsprüfung
  • Partnerschaften mit Experten und  integriert eine laufende Datenbereitstellung durch die Emittenten
  • verwaltet Produktdokumentationen (inklusive Prospekte) und Berichte, deren Anreicherung um EU-Taxonomie-Informationen sowie
  • die Überprüfung der Produktstrategie und eine Anpassung des Produktportfolios.

Banken  können künftig EU-Taxonomie-konforme Kredit- und Refinanzierungsprodukte anbieten. Mit LEGANTA 360 können Sie

  • in die Kreditprozesse Schritte, Vorgaben, Kompetenzen und Ressourcen zur Prüfung der Taxonomie-Konformität aufnehmen
  • die dafür erforderliche Aufbau- und Ablauforganisation unterstützen.
  • die nicht-finanzielle Berichterstattung um die geforderten EU-Taxonomie-Informationen zu ergänzen.

Versicherer müssen darüber hinaus  ihre Versicherungsanlageprodukte an den neuen Taxonomie-Anforderungen ausrichten. LEGANTA 360 bietet das Material für eine kohärente Dokumentation in den Vertriebsunterlagen (z.B. in den Basisinformationsblättern).

Industrie- und Dienstleistungs-Unternehmen außerhalb des Finanzsektors werden von der  EU-Taxonomie insbesondere aufgrund der Informationsbedürfnisse der Kapitalgeber, Kunden und Lieferanten beeinflusst.  LEGANTA 360 ermöglicht

  • die Pflicht zur nicht-finanziellen Berichterstattung  und die  Anforderungen von Kreditgebern, Investoren und reputationsrelevanten Stakeholdern.
  • die Überprüfung, ob und inwieweit die eigenen ökonomischen Aktivitäten der EU Taxonomie und den TSC entsprechen.
  • das regelmäßige Screening  und den Aufbau der  Verantwortlichkeiten, Kompetenzen wie auch Systeme, Prozesse, Ressourcen und interne Kontrollen
  • die Aufnahme der Ergebnisse eines solchen EU-Taxonomie-Screenings in die nichtfinanzielle Berichterstattung
  • zusätzliche, über die nichtfinanzielle Berichterstattung hinausgehende, Informationsmaterialien für Investoren

LEGANTA 360 IST DIE INTEGRIERTE LÖSUNG FÜR DIE NEUE BERICHTSPFLICHT

LEGANTA 360 verwaltet alle Geschäfts-, Vertrags- und Leistungsbeziehungen

  • Klassifizierung aller Vertrags- und Geschäftsbeziehungen nach den Nachhaltigkeitskriterien der EU-Taxonomie
  • Verwendung der quantitativen Metriken und Schwellenwerte der TSC
  • Dynamische Gewichtung auf Basis der Nachhaltigkeit
  • Bewertung der Nachhaltigkeit nach Umsatz, CapEx und / oder OpEx
  • Berechnung der historischen, aktuellen und geplante Nachhaltigkeit
  • Laufende zeitnahe Dokumentation von Änderungen der Nachhaltigkeit
  • Berücksichtigung der Bindungsdauer von Vertrags- und Geschäftsbeziehungen
  • Konsolidierung der Nachhaltigkeit über beliebige Perioden, Teilmärkte, Branchen, Geschäftspartner, Einzelunternehmen, Teilkonzerne und Konzerne
  • Flexibel erweiterbar hinsichtlich der Ziele, Aktivitäten, Bewertungen und Gewichtungen zur Abbildung künftiger Vorgaben

LEGANTA 360 unterstützt die Geschäftsprozesse zur Umsetzung der Berichtspflichten

  • Automatische Informationsbereitstellung für die Nachhaltigkeitsberichte einschließlich „grüner Zertifizierungen“
  • Aufbauorganisation und Zugriffsverwaltung zur Nachhaltigkeitsberichterstattung
  • Workflows zur Optimierung der Datenbeschaffung
  • Vollständige Dokumentation aller Bewertungsschritte
  • Integriertes Dokumentenmanagement, Integration mit dem ERP-System,
  • Vollständige on-line-Dokumentation der EU-Taxonomie