Nachzählen ist besser als Nachsitzen
Von: Matthias Juchhoff
Wer bei der systematischen Planung und Verwaltung von softwarebezogenen Nutzungsrechten sofort hohe Investitionen auf sich zukommen sieht, der irrt. Laut den Analysten von Gartner können Unternehmen durch Lizenzmanagement sogar bis zu 30 Prozent ihrer IT-Kosten einsparen.
Möglich wird dies einerseits durch die Vermeidung von ungenutzter Software auf den Rechnern der Mitarbeiter. Andererseits durch die Umstellung von Lizenzmodellen: So kann beispielsweise die Umstellung von teuren Einzellizenzen zu einer günstigen Volumenlizenz das IT-Budget bereits nachhaltig schonen. Wenn auf allen PCs zudem nur unternehmenseigene Programme zum Einsatz kommen, schlägt sich das auch in einem geringeren Supportaufwand nieder. Denn oft sind es gerade die kleinen, heruntergeladenen oder selbst mitgebrachten Tools, die den Arbeitsplatz-PC eines Mitarbeiters ins Wanken bringen.
Schließlich profitiert auch die Sicherheit im Netzwerk, wenn der Administrator wirklich die Kontrolle über alle im Unternehmen eingesetzten Programme hat. Wem dies immer noch nicht reicht, um sofort seine Lizenzen in den Griff zu bekommen, der sei kurz an die Konsequenzen im Falle einer ertappten Unterlizenzierung erinnert: Diese können von Imageverlust über Gerichtsverfahren bis zu Geld- und Haftstrafen reichen.
Lizenzmanagement ist ein Prozess
Mit den richtigen Werkzeugen ist Lizenzmanagement, auch Software-Asset-Management (SAM) genannt, kein großer Aufwand. Doch bevor das passende Tool zum Einsatz kommt, müssen erst die entsprechenden Prozesse im Unternehmen geschaffen oder optimiert werden. Im schlimmsten Fall bestellen beispielsweise Anwender ihre Software selber, installieren sie auf ihrem Rechner am Heimarbeitsplatz und stellen die Schachtel mit Handbuch und Lizenzdokument ins dortige Regal. Im Idealfall fordert der Benutzer hingegen benötigte Software zentral bei der EDV-Abteilung an. Diese prüft zunächst, ob das Programm überhaupt auf dem Rechner des Anwenders problemlos läuft. Ist dies der Fall, prüft im Anschluss der verantwortliche Mitarbeiter, ob nicht bereits eine ungenutzte Lizenz im Unternehmen vorhanden ist. Ist keine Lizenz frei, bestellt die EDV-Abteilung über den Einkauf die Software, die dann auch dorthin geliefert wird. Der zuständige Lizenzmanager aktualisiert seinen Bestand und veranlasst nach sorgfältiger Ablage der Dokumente die Installation beim Anwender.
Um überhaupt zu wissen, welche Software im Unternehmen vorhanden ist und genutzt wird, muss der Softwarebestand aller Rechner regelmäßig inventarisiert werden. Hierbei dürfen weder Server noch mobile Notebooks außen vor bleiben und auch alle verschiedenen Betriebssysteme müssen mit einbezogen werden. Denn wer nur teilweise inventarisiert, kann es gleich ganz bleiben lassen. Den beispielsweise monatlich automatisch ermittelten Ist-Zahlen stellt der verantwortliche Lizenzmanager dann die vorhandenen Lizenzen gegenüber und erhält so seine Lizenzbilanz. Um dies so einfach wie möglich zu machen, sollte die SAM-Software auch komplexe Lizenzformen wie Downgrade-Rechte, legale Mehrfachinstallationen auf Desktop und Notebook oder gemischte Umgebungen aus Terminal Server und Fat Clients unterstützen und richtig abbilden können.
Die meisten Synergieeffekte kann ein Unternehmen heben, wenn Inventarisierung, Softwareverteilung und Lizenzmanagement in einem wirklich integrierten Produkt nahtlos zusammenarbeiten.
Checkliste Lizenzmanagement:
- Wissen Sie genau, welche Software in Ihrem Unternehmen zum Einsatz kommt?
- Gibt es klar definierte Prozesse für die Beschaffung und Installation von Software?
- Wird vor einer Beschaffung geprüft, ob es eine freie Lizenz im Unternehmen gibt?
- Haben Sie für jede Software das optimale Lizenzmodell?
- Ist sichergestellt, dass ein Anwender nicht eigenmächtig Software bestellt?
- Wird Software ausschließlich in die EDV-Abteilung geliefert?
- Lagern alle Lizenzdokumente an einer Stelle mit Zugangs- beschränkungen?
- Werden alle Server, Arbeitsplatzrechner und Notebooks regelmäßig inventarisiert?
- Können Sie auf Anfrage umgehend eine Lizenzbilanz erstellen?
Wenn Sie alle Fragen mit „Ja“ beantworten können, haben Sie ein funktionierendes Lizenzmanagement.